8 Maneiras de Reduzir o Tamanho do Ficheiro Excel (que realmente funcionam)

P>Pastas de trabalho Excel têm-se tornado dolorosamente lentas e pesadas à medida que mais dados/formulas/imagens lhe são adicionados.

Por vezes, é fácil livrar-se do flab extra e manter o tamanho do ficheiro Excel sob controlo, e por vezes, não é.

E uma vez que o Excel não é uma ferramenta baseada na web, a maioria de nós trabalha e colabora enviando ficheiros Excel via e-mail. E um grande ficheiro Excel que pesa 50 MB pode ser difícil de partilhar com os seus colegas/clientes.

No meu último trabalho, utilizámos o cliente de e-mail Lotus Notes, que é baixo em caracóis, e enviar ficheiros Excel pesados por cima disso foi uma tortura.

Embora não exista uma forma mágica de reduzir o tamanho de uma pasta de trabalho Excel, existem algumas técnicas que pode utilizar para reduzir algum flab.

Dicas para reduzir o tamanho do ficheiro Excel

Below são as técnicas que pode utilizar para reduzir o tamanho do ficheiro da sua pasta de trabalho Excel.

Para cada dica, fiz alguns testes e adicionei os instantâneos para lhe mostrar o impacto no tamanho do ficheiro. Os resultados obtidos variam dependendo dos seus dados e ficheiros.

Com base na sua pasta de trabalho, pode usar uma ou mais destas dicas.

Remover Ficha de Trabalho/Dados desnecessários

As melhores soluções são muitas vezes as mais fáceis.

E esta técnica é mais de senso comum e menos de qualquer feitiçaria do Excel.

Se tiver uma pasta de trabalho Excel que tenha algumas folhas de trabalho que não sejam necessárias (e que não estejam a ser usadas em nenhuma fórmula), veja se consegue livrar-se delas.

Esta tem uma correlação directa com o tamanho do ficheiro Excel. Assim, assim que eliminar algumas das folhas de trabalho e guardar a pasta de trabalho, verá instantaneamente um ficheiro de tamanho reduzido.

Resultados do teste:

Criei um ficheiro Excel com 10 folhas de trabalho em que cada folha de trabalho tem 2.6 milhões de pontos de dados (26 colunas com 100.000 pontos de dados em cada coluna).

O tamanho resultante desta pasta de trabalho é de 143 MB (e está a demorar algum tempo a guardar e abrir).

Agora quando apaguei cinco folhas, o tamanho foi reduzido para metade (duh).

Como pode ver, os dados que tem a sua folha de trabalho têm uma correlação directa com o tamanho do ficheiro.

Converter para Formato Binário (XLSB)

Sabe que só guardando um ficheiro Excel no formato XLSB pode reduzir o tamanho do ficheiro?

Sim, é verdade.

Tudo o que tem de fazer é, ao guardar uma pasta de trabalho, utilizar o formato .xlsb.

Aqui estão os passos para o fazer:

1. Clique no separador Ficheiro.
2. Clique em Guardar como.
3. Click on Browse.
4. Na caixa de diálogo Save As, altere o tipo de ficheiro para Excel Binary Workbook (.xlsb)

Resultados do teste

Tive uma pasta de trabalho em Excel que ocupava 14,6 MB de espaço.

Após converter o mesmo ficheiro para o formato XLSB, consegui reduzir o tamanho para 10,4 MB (uma redução de tamanho de ~28%).

O que é XLSB?

Quando se guarda um ficheiro Excel (.xlsx ou .xlsm), ele é guardado no formato XML.

Por exemplo, se eu alterar a extensão do ficheiro XLSX para ZIP e depois o abrir, é isto que eu recebo.

E se continuar na pasta ‘xl’ e depois entrar na pasta da folha de trabalho, ele mostra-me as folhas de trabalho dessa pasta (e estas folhas de trabalho são guardadas como um documento XML).

Agora vamos fazer o mesmo com um ficheiro XLSB.

Então primeiro mudo a extensão do ficheiro para ZIP, depois abro-o e localizo a folha1. Aqui está o que obtém:

Vai notar que tanto o XLSX como o XLSB guardam a folha de trabalho num formato diferente.

XLSX/XLSM guarda-o como um ficheiro XML e o XLSB guarda-o como um binário (.bin) ficheiro.

E sem ficar demasiado técnico, os ficheiros XML são grandes em tamanho em comparação com um ficheiro binário.

Assim, quando guarda a sua pasta de trabalho Excel no formato XLSB, o tamanho do ficheiro é reduzido. No nosso exemplo acima, a redução de tamanho foi de ~30%.

XLSB Vs XLSX/XLSM

Quando se trata de utilizar o formato XLSB, a redução de tamanho é um enorme benefício. Mas é preciso ser um pouco cauteloso ao trabalhar com o formato XLSB.

Vantagens do formato XLSB:

1. Reduz o tamanho do ficheiro Excel. Isto pode ser útil quando se tem ficheiros grandes e se pretende partilhá-lo por correio electrónico. Pode reduzir rapidamente o tamanho guardando-o em XLSB.
2. Os ficheiros XLSB tendem a abrir e guardar mais rapidamente do que o ficheiro XML. Com base nos testes limitados que fiz, os ficheiros XLSB abriam e salvavam 25%-50% mais depressa. Esta diferença é perceptível apenas em grandes ficheiros Excel. Com ficheiros mais pequenos, tanto o XLSB como o XLSX são rápidos.

Enquanto o XLSB parece óptimo, há algumas razões pelas quais se deve limitar a usar ficheiros XLSX/XLSM:

1. Com o formato XLSB, não se tem forma de saber se tem uma macro ou não. Isto torna-o mais arriscado, pois alguém pode utilizá-lo para executar código malicioso.
2. os ficheiros XLSB são codificados em formato de ficheiro proprietário de caixa, enquanto que o XML é um formato de ficheiro legível de código aberto. Isto significa que se estiver a usar ferramentas de terceiros com Excel, é melhor usar o formato XML.
3. Power Query não pode ler dados de um ficheiro XLSB. Assim, se usar o Power Query, é melhor ter os seus dados nos formatos XLSX/XLSM.

Como regra geral, se o tamanho do seu ficheiro for pequeno (menos de 5 MB), é melhor aderir aos formatos XLSX/XLSM.

Baseado no que ouvi das pessoas e li em muitos fóruns, muitas pessoas preferem usar XLSB como o formato de ficheiro quando se trata de usar Excel.

Aqui está um bom artigo sobre a compreensão do formato XLSB.

Retirar Fórmulas desnecessárias

Muitas fórmulas irão inchar o tamanho do ficheiro da sua pasta de trabalho.

Então se tiver um conjunto de dados de que necessita, mas não precisa das fórmulas nele contidas, é melhor converter estas fórmulas em valores.

Aqui estão os passos para converter rapidamente as fórmulas em valores no Excel:

1. Selecione toda a folha de trabalho/dados.
2. Pressione a tecla F5.
3. Na caixa de diálogo Ir para especial, clique em ‘Especial’.
4. Na caixa de diálogo Ir para especial, seleccione Formulas.
5. Clique OK.

Os passos acima referidos seleccionariam todas as células que têm uma fórmula nele.

Agora utilize os passos abaixo para converter estas fórmulas em valores:

1. Copiar as células seleccionadas (controlo + C)
2. Clique na tabulação Home.
3. No grupo Clipboard, clique em Colar.
4. Click on Paste Value icon.

Os passos acima converteriam todas as células com fórmulas em valores.

Resultados do teste

Criei um ficheiro Excel com 2,7 milhões de pontos de dados (1048576*26) e depois adicionei três colunas com fórmulas (SUM, COUNT e AVERAGE).

Então converti estas fórmulas em valores e guardei o ficheiro com um nome diferente.

Below é o resultado:

O ficheiro sem fórmulas é ~8% menos em tamanho (e note-se que eu só tinha 3 colunas de fórmulas).

Caso tenha muitas fórmulas, pode adicionar ao tamanho.

Comprimir Imagens (Antes e Depois do Carregamento)

Se trabalhar com ficheiros Excel que tenham imagens nele, precisa de optimizar estas imagens e certificar-se de que o tamanho é menor.

O problema com as imagens é que à medida que as comprime, há também uma redução na qualidade, que pode não querer.

Ao trabalhar com imagens, a melhor maneira de manter o tamanho do seu ficheiro Excel baixo é comprimindo as imagens antes de o inserir no Excel.

Uma boa ferramenta online para o fazer é o TinyPNG (ou pode usar o Photoshop ou qualquer outra ferramenta semelhante).

É uma ferramenta gratuita que pode reduzir o tamanho de uma imagem em até 90% e ainda manter uma qualidade de imagem decente.

Below é a captura de ecrã onde fui capaz de comprimir uma imagem com o tamanho de 3,9 MB a 331 KB com uma perda mínima de qualidade.

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Após ter carregado estas imagens comprimidas para o Excel, pode comprimir ainda mais usando a opção inbuilt no Excel.

Aqui estão os passos para comprimir uma imagem no Excel:

1. Seleccione a imagem que pretende comprimir.
2. Clique no separador Formato de Ferramentas de Imagem. Este é um separador contextual que só aparece quando se clica numa imagem.
3. No grupo Ajustar, clique na opção ‘Comprimir Imagem’.
4. Na caixa de diálogo Comprimir Imagens:
   • Desmarcar ‘Aplicar apenas a esta imagem’ se quiser comprimir todas as imagens da pasta de trabalho.
   • Seleccionar Email (96 ppi) para compressão máxima.
5. Click OK.
6. Guardar o ficheiro.

Isto irá comprimir todas as imagens e ajudá-lo a reduzir o tamanho do ficheiro da sua pasta de trabalho Excel.

Resultados do teste:

Utilizei a opção comprimir imge no Excel usando uma imagem.

Below are the results:

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Ao usar a opção de compressão de imagem, o tamanho do ficheiro será reduzido de 445 KB para 43 KB (~90% de redução no tamanho do ficheiro).

Isso dependeria também da imagem. Uma imagem que já está comprimida pode não levar a uma enorme redução de tamanho.

Remove Pivot Cache to Save Space

Se trabalhar com tabelas Pivot e lutar com grandes ficheiros Excel, saber sobre a cache Pivot pode ser útil.

Quando se cria uma tabela pivot usando um conjunto de dados, o Excel cria automaticamente o Cache Pivot.

Cache pivot é um objecto que contém uma réplica da fonte de dados.

Embora não se possa ver, faz parte da pasta de trabalho e está ligado à Tabela Pivot. Quando se faz qualquer alteração na Tabela Pivot, esta não utiliza a fonte de dados, mas sim a Cache Pivot.

Embora pense que está directamente ligado aos dados da fonte, na realidade, acede à cache pivot (e não aos dados da fonte) quando se fazem alterações na tabela pivot.

Agora, uma vez que está a criar uma réplica do conjunto de dados, ocupa algum espaço.

Então, assim que criar uma tabela pivot, irá notar que o tamanho do ficheiro Excel aumenta.

No exemplo acima, assim que eu adicionar a tabela Pivot, o tamanho do ficheiro aumenta para o dobro.

Agora, há duas maneiras de reduzir o tamanho do ficheiro quando se trabalha com tabelas pivotantes.

1. Keep the source data and delete the Pivot Cache
2. Keep the Pivot Cache and delete the source data

Vejamos estas duas técnicas.

Manter os dados da fonte e apagar a Cache Pivot

Quando terminar com a tabela Pivot e a estiver a guardar, pode forçar o Excel a guardar apenas os dados da fonte e a Tabela Pivot resultante, e não a Cache Pivot.

Fazendo isto, o seu ficheiro Excel ficará mais leve, e terá uma forma de recriar a cache Pivot quando precisar dela na próxima vez.

Below é a diferença de tamanho quando se guarda um ficheiro Excel com e sem Cache Pivot.

Aqui estão os passos para NÃO guardar a Cache Pivot:

1. Seleccionar qualquer célula da Tabela Pivot.
2. Click the Analyze tab.
3. Click on Pivot Table ‘Options’ icon.
4. Na caixa de diálogo Opções da Tabela Dinâmica, clique em Data tab.
5. Na caixa de diálogo Opções da Tabela Dinâmica, desmarque ‘Save source data with file’. Esta opção assegura que o Cache Pivot não é guardado quando se guarda a pasta de trabalho (e ajuda a reduzir o tamanho do ficheiro Excel).
6. Seleccionar a opção – ‘Actualizar dados ao abrir o ficheiro’. Esta opção assegura que, assim que se abre a pasta de trabalho, a Tabela Pivot é actualizada e o Cache Pivot é gerado automaticamente. Se não marcar esta opção, terá de actualizar manualmente a Tabela Pivot para gerar a Cache Pivot.
7. Click OK.

Agora quando guardar o ficheiro com a tabela Pivot, notará um tamanho de ficheiro reduzido.

Manter a Cache Pivot e Apagar os Dados Fonte

Outra forma de reduzir o tamanho do ficheiro Excel é apagar os dados fonte de uma Tabela Pivot e manter apenas a Cache Pivot.

Esta funciona como Cache Pivot é uma imagem espelho dos seus dados e não acede aos dados de origem quando faz alterações à Tabela Pivot, em vez disso, utiliza a Cache Pivot.

Below é resultados quando guardo o ficheiro Excel sem os dados de origem.

Para o fazer, basta apagar os dados (ou apagando os dados ou a folha de trabalho que tem os dados).

Quando quiser recuperar os dados da fonte, faça duplo clique na célula ‘Grand Total’ da tabela Pivot e ela gerará instantaneamente todo o conjunto de dados numa nova folha de trabalho.

Comprimir o ficheiro (ZIP IT)

Isto é algo que pode fazer fora da aplicação Excel.

Quando fecha um ficheiro Excel, verá uma redução de tamanho de cerca de 10-15% imediatamente.

Pode então partilhar este ficheiro zipado via e-mail, e a pessoa que o receber pode descomprimir o ficheiro e usar a pasta de trabalho Excel.

Aqui estão os passos para descomprimir um ficheiro Excel (para Windows):

1. Clique com o botão direito do rato no ficheiro Excel
2. Passe o cursor sobre a opção Enviar para.
3. Clique na opção ‘Pasta comprimida (zipada)’.

Isto irá criar um ficheiro zipado para a pasta de trabalho Excel seleccionada.

Vai também notar uma redução no tamanho do ficheiro (como mostrado abaixo).

Resultados do teste

Com esta técnica, consegui reduzir o tamanho do ficheiro da pasta de trabalho do Excel em 8%.

Esta técnica funciona melhor para ficheiros que se encontram na gama de 20-50 MB. medida que o tamanho do ficheiro aumenta, a redução percentual não é muito elevada.

Remover formatação de dados

Formatação de dados, tal como aplicar uma cor de fundo, ou adicionar bordas, ou alterar o estilo da fonte, tudo pode ser adicionado ao tamanho do ficheiro.

Embora, com base nos meus testes, notei que não tem um impacto enorme.

Below são os tamanhos de duas pastas de trabalho Excel, uma com 2,6 milhões de pontos de dados (numa folha de trabalho), e a outra com os mesmos dados mas com a formatação aplicada a ela (cor da célula, borda, e itálico).

Resultados do teste

Vemos que a diferença entre os dois ficheiros não é assim tão grande (embora tenha um impacto quando se tem muitos dados).

Reduzir o tamanho do ficheiro Excel – Formatação do teste 2

O ficheiro com dados é 14.6 MB e o ficheiro com os dados e formatação é 14,9 MB.

Então se quiser reduzir o tamanho do ficheiro da sua pasta de trabalho Excel, pode procurar a formatação de que não precisa. Removê-lo pode poupar-lhe algum espaço em disco.

Aqui estão os passos para remover instantaneamente toda a formatação, mantendo os dados intactos:

1. Seleccionar todo o conjunto de dados (do qual deseja remover a formatação).
2. Clique na tabulação Home.
3. No grupo Edição, clique em ‘Limpar’.
4. Click on ‘Clear Formats’.
5. Guardar a pasta de trabalho.

Remove Conditional formatting

Apenas como a formatação regular de dados, a formatação condicional também adiciona ao tamanho do ficheiro.

No entanto, com base nos meus testes, reparei que a diferença é menor (a menos que tenham sido aplicadas múltiplas regras a múltiplas folhas com conjuntos de dados enormes).

P>No entanto, é uma boa ideia remover a formatação condicional de qualquer conjunto de dados em que não seja necessária.

Parte do tamanho, há outra boa razão para remover a formatação condicional – SPEED.

A formatação condicional é volátil e sempre que há alguma alteração na folha de trabalho, esta recalcula. Isto pode levar a uma pasta de trabalho mais lenta.

Resultados do teste

Criei um ficheiro com 27,2 milhões de pontos de dados e apliquei-lhe 5 regras de formatação condicional.

A diferença no tamanho parece ser apenas alguns KBs.

Also Read: Tips to Make Slow Excel Spreadsheets Fast

Dicas de Reforço de Desempenho do Excel

Embora os métodos acima descritos o ajudem a reduzir o tamanho do ficheiro Excel, aqui estão algumas dicas adicionais para melhorar o desempenho das pastas de trabalho do Excel:

1. Evitar o uso de fórmulas voláteis. Para além de aumentar o tamanho do ficheiro, as fórmulas voláteis também tornam as suas pastas de trabalho lentas. Exemplos de funções voláteis incluem RAND, TODAY, OFFSET, INDIRECT, etc.
2. Se tiver necessidade de criar resumos de um grande conjunto de dados, em vez de usar fórmulas, veja se pode usar uma Tabela Pivot em vez disso. Uma Tabela Pivot é rápida e muito intuitiva em comparação com fórmulas.
3. Se extrair dados de múltiplas fontes ou combinar dados de múltiplos ficheiros, use o Power Query para obter e transformar os dados. Pode guardar os dados como uma ligação Power Query em vez de os guardar na folha de trabalho. Pode facilmente criar Tabela Pivot usando as ligações criadas usando Power Query.

li>Converta os seus dados tabulares numa tabela Excel e usa a tabela Excel em fórmulas. Faz com que a sua pasta de trabalho tenha um desempenho mais rápido e as fórmulas criadas usando as referências estruturadas da Tabela Excel são mais fáceis de gerir (pois estas são mais intuitivas).

4. Evite a referência a toda a linha ou coluna numa fórmula. Isto ajudará as suas fórmulas a serem mais eficientes.
5. Se tiver muitas fórmulas na sua pasta de trabalho, desligue o cálculo automático e mude para o cálculo manual. Ao fazer isto, sempre que houver uma mudança nas folhas de trabalho, as fórmulas não voltariam a ser calculadas. Pode fazer esta alteração indo ao separador Fórmula e alterando as ‘Opções de Cálculo’.

Espera que o método e as dicas deste tutorial lhe sejam úteis.