Como utilizar uma caixa registadora com ecrã táctil (Guia de 6 Minutos)

Se é um novo proprietário de empresa que nunca utilizou uma caixa registadora antes, ou um experiente que apenas utilizou uma caixa registadora electrónica tradicional, avançar para o mundo das caixas registadoras com ecrã táctil pode ser um pouco confuso.

Mas confie em nós, vale a pena. Se investir algum tempo agora para compreender verdadeiramente como funciona a sua nova caixa registadora, irá colher as recompensas com velocidades de transacção mais rápidas, rastreio mais preciso dos funcionários, gestão simplificada do inventário e conhecimentos profundos sobre o desempenho financeiro do seu negócio.

Para o ajudar a adaptar-se ao seu novo registo de modo a que a sua pequena empresa possa ver estes benefícios o mais rapidamente possível, elaboramos este guia que lhe mostrará exactamente como utilizar uma caixa registadora com ecrã táctil.

P>Vamos começar.

Configurar o seu sistema

A primeira coisa que vai querer fazer é configurar a sua nova caixa registadora com ecrã táctil. Este é também o ponto deste guia onde queremos esclarecer um detalhe. As indústrias de retalho, restauração e pagamentos referem-se tipicamente às caixas registadoras com ecrã táctil como sistemas de ponto de venda (POS). Para manter a coerência com estas indústrias, vamos fazer o mesmo.

Se decidir adquirir um sistema moderno de POS que funcione com um iPad ou um tablet Android, então o processo de configuração deverá ser bastante simples. Vai querer ligar o seu dispositivo à corrente, ligá-lo e descarregar a aplicação de registo do seu sistema a partir da App Store ou da Google Play Store. Também é possível que a sua aplicação de registo tenha sido pré-carregada no seu tablet.

Antes de poder começar a utilizar o seu registo, vai querer iniciar sessão na aplicação de back-office do seu sistema e configurar o resto do seu sistema de ponto de venda. Este software de back-office é onde irá adicionar inventário, configurar taxas de impostos, adicionar novos funcionários, rever relatórios e, em geral, gerir o seu negócio. Em sistemas mais modernos, esta aplicação é tipicamente acedida com um web browser num computador portátil ou desktop.

Quando o lado do software do seu sistema estiver pronto a funcionar, e o seu registo tablet estiver a funcionar, a próxima coisa que vai querer fazer é configurar os seus periféricos de hardware. Para a maioria das empresas, isto vai incluir uma gaveta de dinheiro, um leitor de cartões de crédito, e uma impressora de recibos, no mínimo. Se gerir um negócio de retalho, poderá também ter um leitor de códigos de barras. Se for um merceeiro ou vender artigos por peso, poderá também ter uma balança que se liga ao seu sistema.

p>Tipicamente estes dispositivos ligam-se ao seu dispositivo com um cabo ou sem fios através de Bluetooth. Antes de abrir as suas portas, recomendamos que execute algumas transacções de teste para garantir que todo o seu hardware e software está a funcionar correctamente.

VER TAMBÉM: Precisa de uma caixa registadora? Há uma aplicação para isso

Transacções em curso

Com o seu sistema configurado, e as suas portas abertas, a próxima coisa que provavelmente irá fazer é executar uma transacção em directo. Antes de o poder fazer, terá de fazer o login na aplicação de registo no seu tablet. Normalmente, isto envolve a introdução de um código PIN. Ao fazê-lo, poderá ligar todas as transacções e dados associados (vendas, devoluções, descontos) de volta à sua conta. Esta é uma ferramenta útil para o ajudar a gerir os seus empregados, especialmente se quiser um registo da actividade de registo de cada empregado.

Com isso feito, está pronto para executar transacções. Para executar uma transacção, o primeiro passo é introduzir o item que o cliente está a comprar no registo. Pode fazê-lo de algumas formas diferentes. A forma mais fácil e rápida é digitalizar o código de barras ou UPC com um leitor de código de barras. Contudo, se não tiver um, ou se gerir um restaurante (uma situação em que um scanner não faria sentido), terá de procurar o item com os botões no ecrã ou procurá-lo usando o teclado no ecrã.

Após ter adicionado o item, ou itens, à transacção, restam apenas mais alguns passos. Pretende aplicar quaisquer descontos que possam ser válidos à transacção do cliente, e depois seleccionar o tipo de proposta do cliente e cobrar o pagamento. Alguns tipos de propostas comuns incluem pagamentos em dinheiro, débito, crédito, ou smartphone como Apple Pay.

Se o seu cliente tiver feito o check-out com dinheiro, quererá devolvê-lo qualquer troco que lhe seja devido, e para todos os tipos de propostas, pergunte-lhes se e como gostariam de receber o seu recibo. Com a maioria dos sistemas POS modernos, poderá imprimir ou enviar por correio electrónico ao cliente o seu recibo.

Se o cliente seleccionar a opção de correio electrónico, desejará procurá-los na base de dados de clientes do seu sistema. Se for um novo cliente, terá de os adicionar, recolhendo o seu endereço de correio electrónico. Este é um passo importante porque pode então adicionar o cliente à sua lista de e-mail marketing e enviar-lhes promoções e outros e-mails de marketing concebidos para os fazer comprar novamente.

Se o cliente decidir verificar com um cartão de crédito ou de débito, quererá passá-lo ou inseri-lo no seu leitor, se for um cartão EMV activado. O processo é semelhante para executar transacções de smartphones. Normalmente, o cliente irá apenas segurar o seu telefone sobre o seu leitor e autenticar a transacção com o leitor de impressões digitais do seu telefone ou com um código PIN. A partir daí, vai querer seguir o mesmo processo de recibo que faria com uma transacção a dinheiro.

Fechando o seu turno

Após um dia ocupado a executar transacções para clientes, há algumas coisas que vai querer fazer antes de apagar as luzes e ir para casa durante a noite. Tudo começa com o encerramento do seu turno. Normalmente, este é um processo rápido. Basta navegar pela interface da sua aplicação de registo até encontrar o botão certo. Toque nele e começará o processo de fechar o seu turno.

Na maioria dos sistemas POS modernos, fechar um turno exigirá que introduza a quantidade de dinheiro restante na gaveta do dinheiro. Isto assegura a manutenção de registos precisos no dia a dia. Assim que introduzir o montante em dinheiro na aplicação de registo, vá em frente e feche o turno.

Daqui, vai querer imprimir um Relatório Z. Este relatório dá-lhe um resumo de todo o turno. Também lhe indicará se o montante da gaveta que acabou de introduzir é superior ou inferior ao montante esperado. Se tiver menos dinheiro do que esperava, pode ser um sinal de que tem um problema de roubo de empregados, por isso é definitivamente algo que recomendamos que examine.

Além do montante de abertura e fecho do registo, o Relatório Z irá mostrar-lhe outras informações de alto nível que o ajudarão a compreender a actividade do dia. Aqui estão alguns exemplos:

• Vendas por Concurso – o total de vendas do dia dividido por tipos de concurso como dinheiro e crédito.
• Devoluções – o total de devoluções do dia dividido por tipos de concurso como dinheiro e crédito.
• Descontos – o total de descontos do dia repartido por tipos de leilão como dinheiro e crédito.
• Gotas – o montante de dinheiro retirado do registo para ser depositado num cofre ou banco.
• Pay Ins – o montante de dinheiro adicionado à gaveta durante o dia (por exemplo adicionou um rolo de moedas para troco).

Após ter imprimido o seu Relatório Z, a última coisa que vai querer fazer é recuar o relógio para fora da aplicação da caixa registadora para terminar o seu turno do dia. Hora de ir para casa para algum descanso e relaxamento muito necessários.

Aí tem, tudo o que precisa de saber sobre como utilizar um registo de ecrã táctil, também conhecido como sistema de ponto de venda. Se estiver no mercado para um sistema POS e estiver à procura de um que embala características poderosas num pacote fácil de usar e acessível, saiba mais sobre ShopKeep, o sistema POS com a classificação #-1.