Exemplo de resposta do RFP: O seu Guia para Ganhar Mais Negócios

O que faz com que uma resposta de pedido de proposta (RFP) se destaque para os planeadores? Para começar, precisa de mostrar que o seu local de encontro oferece o melhor bang pelo seu dinheiro e vai acima e além quando comparado com o concurso. Continue a ler para saber o que constitui uma resposta RFP de alta qualidade – e veja um exemplo de resposta RFP – para que possa atrair os planeadores e ganhar mais negócios.

Primeiro a desligar, saiba quando deve responder aos RFPs

Quando se trata de RFPs, a velocidade é imperativa. Um estudo de Cvent dos planificadores do Reino Unido revelou que eles querem rapidez e precisão nas respostas às RFPs com quase um quinto (19%) a salientar a importância de cumprir os prazos de resposta para ganhar mais negócios. Para um acompanhamento rápido de cada pista, ferramentas de gestão de RFP de qualidade ajudam a organizar e agilizar as suas respostas. Também é inteligente criar uma resposta rápida para RFPs (quando o evento é de pequena escala e os planeadores só precisam de alguns espaços no local do evento).

Por necessidade, as respostas de RFP terão algumas rejeições na mistura. Faça a si próprio estas perguntas para fazer um trabalho rápido de determinar quais RFP exigem uma rejeição e quais exigem uma proposta detalhada:

• O RFP é genuíno? Procure uma linguagem concorrente que possa significar que o emissor do RFP já tem um local com o qual deseja trabalhar, e está apenas a enviar um RFP para seguir o protocolo.
• O organizador do evento que emite o RFP irá entreter questões? Se não, talvez a sua escolha já esteja pré-determinada. Obter respostas a perguntas ajuda-o a elaborar uma resposta personalizada, e também ajuda a construir a relação de toda a importância com o emissor.
• Como é que o seu software de pontuação de liderança classifica o RFP? Se houver pouca ou nenhuma hipótese de converter a oportunidade, seria mais sensato concentrar-se em resultados pré-qualificados.
• A data programada do evento é um bom ajuste para o seu local e pessoal? Alguns RFPs são grandes geradores de receitas durante períodos lentos, enquanto outros podem testar os limites do seu pessoal, instalações e subempreiteiros em alturas de muito movimento.
• Já trabalhou com o organizador do evento antes? Ter uma relação com o organizador dá-lhe uma vantagem competitiva em termos de compreensão das suas necessidades.
• O seu local já organizou com sucesso este tipo de evento antes? Em caso afirmativo, isto pode dar-lhe uma vantagem sobre o concurso.
• O RFP proporciona-lhe tempo suficiente para apresentar uma resposta? As RFPs de eventos maiores com uma janela de 2 a 3 semanas para respostas apresentam uma oportunidade valiosa para destacar os seus diferenciadores.
• A reserva do evento faz sentido do ponto de vista financeiro? Pese as potenciais receitas e persiga as oportunidades que proporcionam um sólido retorno do investimento dos seus recursos.

Deixe-nos ajudá-lo a maximizar as suas respostas RFP

A comunicação é uma componente chave do marketing de relacionamento para os planeadores de eventos. Mergulhamos nos elementos cruciais das propostas de RFP abaixo, mas demoramos também algum tempo a elaborar as suas respostas de rejeição. Isso significa personalizar respostas automatizadas e escrever respostas individuais ponderadas aos planeadores VIP de eventos de grande escala. Em todos os casos, as respostas de rejeição devem ser amigáveis e profissionais, e devem partilhar o seu apreço pelo facto de o planeador ter chegado até si. Para uma boa medida, partilhe as suas respostas de rejeição com colegas e planeadores com quem tenha relações fortes para garantir que o tom é o correcto.

As 7 secções de uma resposta de RFP eficaz: Um modelo de sucesso

Uma escrita clara faz toda a diferença entre as RFPs que aterram a venda e as RFPs que os potenciais clientes ignoram. Encontrar o equilíbrio certo de informação detalhada e brevidade é essencial na sua resposta a uma RFP. Aqui estão as peças obrigatórias do puzzle:

Tabela de conteúdos

Esta secção dá ao planeador uma referência cruzada fácil de partilhar com as principais partes interessadas e decisores.

Elementos-chave de um índice de resposta do RFP:

• Marca. Um índice é bastante auto-explicativo (e temos um exemplo abaixo), mas é importante incluir a marca do seu local no topo.

De facto, a sua marca, nome do local, endereço, e informações de contacto devem constar de todas as páginas da sua resposta ao RFP. É provável que o planeador esteja a lidar com pontuações de respostas concorrentes, por isso aproveite todas as oportunidades para manter o seu sítio no topo da lista.

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Cobrir carta

Esta é uma oportunidade para se ligar ao planeador do evento ao mesmo tempo que dá contexto a quem você é e o que pode fazer por eles.

elementos-chave de uma carta de apresentação notável:

• Uma voz amigável e profissional. Os planeadores trabalharão em estreita colaboração consigo durante meses e mais no período que antecede os seus eventos. Querem sentir-se confiantes de que o seu local será fácil de trabalhar e de satisfazer as suas necessidades. Certifique-se de que o tom da sua carta de apresentação é o equivalente escrito de uma saudação amigável em pessoa.
• Oferece uma imagem valiosa. Irá oferecer detalhes no seu resumo executivo, mas a sua carta de apresentação é o seu cartão de visita. Além da amabilidade, a sua carta de apresentação deve transmitir a sua experiência, a sua compreensão das suas necessidades, e a sua capacidade de as satisfazer.
• Brevidade. Não divague na sua carta de apresentação; mantenha-a amigável, sucinta, e ao ponto.

Resumo executivo

Deixe o planeador saber que compreende as suas necessidades únicas, mostrando-lhe que leu atentamente o RFP e que fez a sua devida diligência e investigação.

p>elementos-chave de um resumo executivo excepcional:

• Endereçar as suas especificações de frente. Mantenha o seu foco nos seus “pedidos” no seu resumo executivo. Estão a dar prioridade a um local num local excitante? Especifique que um ponto de referência popular está a uma curta distância a pé ou a pé do seu local, e que oferece vaivéns para o local a cada hora na hora.
• cola a uma página. Embora o seu resumo executivo seja mais específico do que a carta de apresentação, não deve ir além de uma página. Num relance, o planeador deve ver que cumpre os seus requisitos obrigatórios.
• Balas. Frases longas e ininterruptas são uma forma rápida de perder o seu leitor. Mantenha a sua atenção e ajude-os a absorver a informação, quebrando a cópia com pontos de bala.
• Uma imagem (opcional). A sua propriedade tem ecrãs de última geração num grande auditório, ou pequenas áreas de breakout concebidas para viajantes de negócios com pontos de venda e uma estação de café próxima? Se a sua propriedade satisfaz um dos seus requisitos de alto nível, vá em frente e ilustre-o com uma fotografia de alta resolução.

Deliverables and strategy

As porcas e parafusos da sua resposta, esta secção delineia as especificações do local, comodidades, serviços incluídos, e complementos. Tudo está escrito, para que o projectista saiba se o imóvel satisfaz todas as suas necessidades.

elementos chave de uma secção de produtos e estratégia:

• Categorização. Cobre todas e cada uma das especificações no RFP do planeador, repartidas em categorias lógicas, tais como F&B, espaço do local, e tecnologia do evento.
• O “como”. Dentro de cada categoria, detalhe como vai satisfazer as suas necessidades. Se estiverem a planear uma gala de encerramento, partilhe que tem um pessoal de restauração galardoado com 20 pessoas fortes. Se eles esperam uma agenda de eventos apertada, partilhe como você oferece um concierge e apoio técnico para a sua equipa.
• Como você não satisfaz as suas necessidades. Muito poucos locais cumprem todas as especificações de cada RFP que recebem. Seja absolutamente claro quanto aos requisitos que não pode cumprir. É possível que eles sejam negociáveis. Além disso, os planeadores apreciam a honestidade e são mais propensos a considerar o seu local para futuros eventos.

Síntese de projecto de evento temático

Aqui, irá decompor o preço por entrega e clarificar os serviços e complementos incluídos.

Elementos chave de um resumo de projecto de um evento de destaque:

• Transparência. No estudo dos planeadores do Reino Unido acima mencionado, quase um quarto (24%) declarou que a precisão das cotações de preços melhoraria as hipóteses de ganhar o RFP. A transparência cria confiança para este evento e possíveis eventos futuros.
• Categorias e subcategorias. Um item da linha de alimentos e bebidas não é adequado. Pode incluir F&B como uma categoria com um “custo total” coincidente, mas depois terá de detalhar o que vai para esse preço. Por exemplo, dê o custo da pausa para o café da manhã, dos aperitivos para as sessões de breakout, e do jantar de encerramento. Isto dá aos planeadores a sensação de que há espaço de manobra caso enfrentem problemas orçamentais.

Qualificações

Esta secção é a sua oportunidade de recapitular o que torna o seu local perfeito para o evento do planeador.

elementos chave de uma secção de qualificações detalhadas:

• Sobre nós. Esta é a cópia que utiliza para se descrever no seu website e em materiais de marketing e comunicados de imprensa.
• Eventos semelhantes que tenha organizado. Inclua os nomes dos eventos, e os nomes e informações de contacto para os planeadores. Isto demonstra experiência com eventos da sua dimensão, âmbito e especificações, bem como confiança no local do evento.
• Prémios e certificações. Realce quaisquer prémios relevantes que o seu local tenha ganho ou certificações que possam colocá-lo à frente de qualquer competição.
• Nomes e títulos da sua equipa principal. Isto dá ao leitor a oportunidade de pesquisar a sua equipa principal no LinkedIn e falar com os contactos que trabalharam com eles.

Acordo

Faça com que seja fácil para o organizador do evento escolhê-lo dando-lhe documentação para assinar; nem todas as respostas podem ter isto, por isso pode ser um forte diferenciador da sua competição.

elemento chave de um acordo de resposta RFP:

• A linha de assinatura. Certifique-se de que o planeador compreende que esta página é um contrato. Muitos locais reservam rapidamente – um planeador impressionado com a sua proposta de RFP pode querer torná-la oficial imediatamente.

Exemplo de resposta do RFP: Ampliação dos elementos-chave

Existem muitas coisas diferentes a ter em mente ao responder às RFPs, mas como é que é uma resposta real? Aqui, criámos um exemplo de resposta de RFP para uma conferência hipotética para executivos da indústria retalhista. As peças do puzzle que mais importam incluem um índice devidamente formatado, carta de apresentação, resumo executivo, e qualificações.

Hotel local: Hillsdale Hotel &Centro de Conferências

cliente prospectivo: Samantha Forest, Directora de Planeamento, Reunião Anual e Exposição da Associação de Executivos de Retalho do Sudeste

Exemplo de resposta do RFP: Índice

1. Índice

2. Carta de apresentação

3. Sumário executivo

Requisitos gerais

4. Plano do projecto

• Facilities
  • Salão de baile principal
  • Salões de quebra
• Alimento e bebida
  • Catering
  • Restaurante

Tecnologia

• Áudio/visual
• Wi-Fi
• Segurança
• Alojamentos
  • Transporte
  • Atracções aéreas

5. Resumo do projecto

6. Qualificações

• li>Quem somos

li>Experiência relevanteli>Pessoal

• Subcontratantes

7. Acordo

Exemplo de resposta ao RFP: Carta de apresentação

Carta Sra. Forest:

P>P>Possui a oportunidade de responder ao seu pedido de proposta (RFP) para a Reunião Anual e Exposição da Associação dos Executivos do Retalho do Sudeste. Estamos entusiasmados com a oportunidade de o ajudar a fazer desta uma reunião produtiva e agradável para cada participante.

Ao analisar esta resposta, verá que as nossas instalações e serviços cumprem todos os requisitos da sua matriz de conformidade. Os seus participantes desfrutarão de acesso sem restrições a eventos e exposições de conferências, com inúmeras opções para reuniões individuais ou em pequenos grupos nas nossas salas de descanso tranquilas ou no nosso restaurante e bar de hotel relaxante. Para aqueles que desejam trabalhar em rede durante o período de inactividade, o nosso conhecedor concierge pode ajudar a organizar visitas fora do local às muitas atracções culturais e de entretenimento únicas da nossa cidade.

Com a nossa profunda experiência em acolher eventos semelhantes delineados na secção de qualificações, acreditamos que uma parceria connosco o ajudará a exceder os seus objectivos de conferência. Aguardamos com expectativa notícias suas em breve.

Sinceramente,

Michael J. Sutton

Director de Eventos

Hillsdale Hotel & Centro de Conferências

Wilmington, NC 28502

(910) 555-4444 (main)

(910) 555-777777 (cell)

Porquê funciona: Este exemplo funciona por causa da abordagem detalhada e sem absurdos para satisfazer as necessidades do cliente. Realçando a capacidade de satisfazer as exigências de rede dos participantes – tanto no local como fora da cidade – no índice, e reforçando-o na carta de apresentação, fornece a quantidade certa de personalização sem ser excessivamente portador.

Exemplo de resposta ao RFP: Resumo executivo

A sua capacidade de manter as suas empresas membros competitivas na indústria retalhista depende de executivos bem treinados e motivados a trabalhar com as suas equipas retalhistas para atingir os objectivos empresariais.

O Hotel Hillsdale &O Centro de Conferências é o local perfeito para o ajudar a atingir este objectivo crítico. As nossas instalações de última geração e pessoal profissional irão proporcionar aos seus participantes as comodidades e o serviço necessário para desfrutar de uma experiência intencional.

A nossa experiência e perícia em acolher reuniões semelhantes permite-nos fornecer:

• Capacidades para acolher até 1.500 participantes numa variedade de espaços para reuniões e exposições.
• Planeamento e implementação desde o pré-planeamento até ao encerramento do evento, incluindo plantas baixas, relatório de despesas do evento, cronograma e funções; e interacções com fornecedores de serviços tais como audiovisuais, TI, e empreiteiros de serviços gerais.

Serviços completos de alimentação e bebidas fornecidos pelo nosso fornecedor interno.

• Alojamentos no local no nosso hotel de 280 quartos com tarifas especiais para reservas de grupo.

Escolha do Hotel Hillsdale & O Centro de Conferências para o seu evento proporcionar-lhe-á o ambiente adequado para ajudar os seus participantes a melhorar as suas competências, ao mesmo tempo que os recompensará com acomodações de classe mundial, espaços para reuniões, comida e actividades. Torne a sua Reunião Anual e Exposição Anual da Associação de Executivos de Retalho do Sudeste inspiradora, produtiva, e memorável.

Porquê funciona: Os parágrafos introdutórios fornecem uma visão geral mostrando-lhe que compreende os objectivos e metas do evento do cliente. A transição rápida para as soluções, que derivam das necessidades do cliente detalhadas no RFP, mostra ao cliente que tem a capacidade de satisfazer as suas necessidades.

Exemplo de resposta ao RFP: Secção de qualificações

Hillsdale Hotel & Centro de Conferências estabelece o padrão de excelência quando se trata de acolher eventos sem descontinuidades. Oferecemos a organizações como a sua uma combinação única de instalações de alta qualidade, perícia em serviços de hospitalidade, e experiência com o seu sector industrial. A nossa equipa de profissionais altamente qualificados tornará a sua conferência memorável, significativa e produtiva para os seus convidados.

Quem somos

Anfitrionar eventos de sucesso é o núcleo do que o Hotel Hillsdale & Centro de Conferências é tudo. O nosso hotel de 280 quartos oferece comodidades modernas em quartos e suites relaxantes de um e dois quartos, enquanto que os nossos espaços de reunião e exposição com Wi-Fi acolhem 15 a 1.500 participantes em múltiplos eventos ao longo do ano. Com o nosso confortável e espaçoso restaurante e bar do hotel, serviços de catering internos, e uma equipa de planeadores de reuniões certificados, podemos satisfazer todas as necessidades dos participantes e expositores enquanto excedemos as expectativas.

Experiência relevante

1. Conferência Anual, Associação de Concessionários de Automóveis de Cape Maywood

Este evento incluiu apresentações de pequeno-almoço e almoço, seminários educativos, networking, e reuniões de comités para 552 participantes. Os espaços de reunião incluíram o salão principal, o auditório, salas de conferência, e pequenas salas de breakout.

Data do evento: 10-12 de Julho de 2019

Informações de contacto de referência do cliente: Holly Sabre, Marketing &Gerente de Eventos; CMCDA; (910) 555-0111;

2. Southern Home Design Show

Exposição e conferência para 86 expositores e 1.272 participantes na indústria de decoração e decoração de interiores com seminários de vendas e educativos. Os espaços para reuniões incluíam salão de exposições e salas de conferência.

Data do evento: 12-14 de Março, 2019

Informações de contacto de referência do cliente: Sonja Wolfe, Directora Geral; Shows de Design Unlimited; (828) 555-0191;

p>3. Reunião Anual &Festival da Cerveja, National Craft Brewing Guild

Festival público e conferência de associação com 60 cervejeiros artesanais e 1.400 participantes. Reuniões de comissões, amostragem de cerveja, entretenimento, e seminários educativos. Evento principal e seminários realizados no salão de exposições, reuniões em salas de conferência.

Data do evento: 11-12 de Outubro de 2019

Informações de contacto de referência do cliente: Dave Walden, Presidente; NCBG; (910) 555-0177;

Pessoal

p>Hillsdale Hotel &O Centro de Conferências tem uma equipa experiente de serviços de eventos dedicada a satisfazer as necessidades dos participantes e a apoiar os seus objectivos. Orgulhamo-nos das nossas práticas de contratação e formação para assegurar os mais altos níveis de profissionalismo e hospitalidade de qualidade. Temos o prazer de lhe apresentar algumas das pessoas que irão apoiar a sua próxima conferência:

EQUIPAEXECUTIVA

• Gerente Geral Ken Bailey,
• Director de Alimentos & Bebidas Deborah Madden,
• Director de Operações Greg Fairbanks,

EQUIPA DE SALES

li>Gerente de Vendas Amber Robertson, /ul>

EQUIPA DE VENDAS DE GASTO

• Gerente de Vendas de Restauração Jody Summers,
• Chefe Executivo Caitlynn Gilbert,
• Alimento & Gestor de Bebidas Cooper Garritt,

EQUIPA DE SERVIÇOS DE EVENTOS

• Director de Eventos Michael J. Sutton,
• Gestor de TI Sarah Grove,

Subcontratantes

Durante 22 anos, o Hotel Hillsdale & Centro de Conferências tem vindo a contratar com fornecedores responsáveis de apoio a eventos. Mantemos os mais altos padrões para os nossos parceiros de eventos como você e apoiamos estes negócios de qualidade:

River Frost Flowers – Fornecemos serviços florais para mais de 200 eventos sociais e empresariais com entre 100 e 1.000 convidados. www.riverfrostflowers.com

Quarter Moon DJ & Event Music – Fornecemos DJ, música ao vivo, e música de fundo para mais de 250 eventos nos nossos espaços de eventos. www.quartermooneventmusic.com

Porquê funciona: Transparência e brevidade são aqui fundamentais. Detalhes sucintos sobre a sua experiência a partir de material previamente publicado apoiado por referências para eventos semelhantes de clientes demonstram que já o fez antes. A inclusão de membros de alto nível da equipa de eventos e dos seus parceiros fornecedores inspira confiança e dá aos planeadores a sensação de que está pronto para eventos complexos – e os inevitáveis desafios que eles envolvem.

Velocidade do tempo de resposta com software de gestão de RFP