- Se ganhar $400 de um único empregador como freelancer, é obrigado a incluir este rendimento na sua declaração anual de impostos.
- A contratação de um contabilista fiscal pode ajudar o seu negócio a poupar centenas de dólares.
- Compreender as deduções fiscais a que se qualifica é a chave para poupar dinheiro e evitar auditorias fiscais.
- Este artigo é para freelancers e contratantes independentes que queiram compreender as suas responsabilidades fiscais.
p>Administração do seu próprio negócio freelancer vem com muita liberdade. É estimulante estabelecer as suas próprias horas, ser o seu próprio patrão, seleccionar os seus próprios clientes, e decidir que projectos quer prosseguir ou transmitir. De facto, cerca de 57 milhões de pessoas – ou 35% da força de trabalho dos EUA – realizam trabalho freelance, seja como uma situação temporária, um trabalho paralelo ou uma carreira de longo prazo, de acordo com o inquérito Freelancing in America de 2019.
No entanto, o freelance vem com a sua quota-parte de desafios, desde negociar um preço justo para o seu trabalho até preocupar-se com a origem do seu próximo emprego, e mesmo que venha de todo.
Uma área em que muitos freelancers não pensam muito é no pagamento de impostos. Os novos freelancers, especialmente aqueles que tinham empregos tradicionais numa empresa até há pouco tempo, estão habituados a que o seu empregador faça automaticamente deduções nos seus cheques de pagamento. No entanto, os trabalhadores independentes são responsáveis por se manterem no topo das suas obrigações fiscais e por descobrir o que devem e quando precisam de o pagar por conta própria.
Para os trabalhadores independentes e contratantes independentes, o tempo fiscal não é uma vez por ano – está sempre no horizonte. Estas dicas de peritos fiscais ajudá-lo-ão a preparar-se para a época fiscal e para além desta.
Entenda o básico sobre impostos de freelance.
Como freelancer, pode ter competências excepcionalmente aperfeiçoadas na sua indústria, mas isso não significa que conheça a diferença entre o FICA e o IRA. Portanto, comecemos por rever algumas noções básicas sobre impostos, uma vez que se referem aos freelancers.
“Todos os proprietários de empresas, quer sejam freelancers ou grandes CEOs, precisam de ter um entendimento básico sobre contabilidade e impostos para que possam fazer o seu dinheiro trabalhar para eles,” disse Alexis Krystina, contabilista principal e fundador da Contabilidade Avançada.
O que é o imposto por conta própria?
Se ganhar $400 ou mais num ano como freelancer de qualquer empregador, o Serviço de Impostos Internos considera-o por conta própria e exige-lhe que apresente impostos como proprietário de uma empresa. Para além dos impostos padrão sobre o rendimento baseados no seu escalão de imposto e estatuto de declaração, é responsável pelo pagamento de um imposto de auto-emprego de 15,3%, o que representa os impostos da Segurança Social e Medicare que normalmente pagaria, bem como a metade normalmente coberta por um empregador tradicional.
“Alguns novos empresários e empreendedores individuais ficam chocados quando têm de pagar imposto de auto-emprego”, disse Ellie Thompson, CEO da Money Therapy. “Quando se trabalha para uma empresa, os impostos como o Medicare e o imposto da Segurança Social já são deduzidos do seu salário. Como empresário, tem de prestar contas por conta própria”
Que formulários tem de preencher?
Em vez do formulário W-2 único que receberia anualmente como empregado tradicional, os freelancers recebem um formulário 1099-MISC de cada cliente que lhe paga $600 ou mais. O cliente reporta os seus rendimentos 1099-MISC num anexo Schedule C à sua declaração de impostos.
Quando precisa de pagar impostos freelance?
Os freelancers que esperam dever $1,000 ou mais em impostos são obrigados a pagar impostos estimados também trimestralmente porque os rendimentos freelance não são retidos pelos empregadores ao longo do ano. O formulário 1040-ES do IRS pode ajudá-lo a estimar quanto deve em impostos em cada trimestre, e é importante obter estes pagamentos o mais próximo possível do número real. Se não pagar os seus impostos trimestrais, deverá ao IRS o saldo remanescente quando apresentar a sua declaração anual de impostos até 15 de Abril. Se pagar demasiado mal os seus impostos trimestrais, poderá ter de pagar uma multa adicional.
Adicionalmente, os freelancers poderão ter de pagar impostos estatais sobre o rendimento, bem como impostos locais.
Saber a sua estrutura empresarial.
Que tipo de estrutura é o seu negócio? LLC? S-corp? C-corp? Propriedade exclusiva? A estrutura legal do seu negócio não afecta apenas o seu património pessoal, mas determina quanto deve em impostos, disse Thompson.
Freelancers normalmente apresentam impostos como empresários em nome individual, o que significa que apresentam um formulário Schedule C que se integra com a sua declaração de impostos pessoal.
“Uma vez que cheguem a um ponto em que estejam a fazer milhares em lucro líquido, podem querer analisar a apresentação como uma S-corp”, disse Krystina. “O estatuto S-corp é mais complexo mas pode oferecer alguns benefícios fiscais”
“O proprietário único é uma grande opção, mas os seus bens pessoais podem estar em perigo se for processado”, acrescentou Thompson. “Uma empresa é muito mais complexa e requer taxas de instalação adicionais, mas protege os seus bens individuais”
Freelancers who form a corporation or LLC will pay unemployment tax, federal and state taxes, and half of the FICA tax, but they may be able to shield some of their money from the self-employment tax.
“However, the IRS will look at what much”, said Romeo Razi, CPA and owner of Taxed Right. “Isto é algo complicado e complicado. E o conselho sobre quanto se baseia na profissão, se contratam sub-freelancers, os seus rendimentos, etc., e deve ser determinado pessoa a pessoa”
Considerar contratar um profissional de impostos.
Um contabilista ou CPA que esteja familiarizado com os impostos de freelance pode ser o seu melhor amigo no momento de pagar os impostos. Se os seus rendimentos e estatuto de arquivista não mudarem muito de ano para ano, poderá ser capaz de fazer os seus próprios impostos, mas a situação financeira da maioria das pessoas muda frequentemente. À medida que a sua declaração de impostos se torna mais complicada, poderá precisar de ajuda.
“Apresentar os seus próprios impostos significa manter um registo de todos os seus recibos e declarações e compreender o que tudo isto significa”, disse Josh Zimmelman, proprietário do Westwood Tax & Consultoria.
“Todas as transacções são importantes, e se as suas finanças estão um pouco confusas, então é melhor pagar a outra pessoa para resolver o problema por si”
Além disso, o IRS actualiza constantemente as suas leis fiscais. Poderá necessitar de ajuda para compreender como estas alterações o afectam.
Entenda como estimar impostos trimestrais.
Freelancers que esperam dever pelo menos $1,000 em impostos são obrigados a pagar impostos estimados trimestralmente. Consulte a sua declaração de impostos do ano anterior para avaliar quanto deve pagar trimestralmente. Se este é o seu primeiro ano como freelancer, poderá não ser capaz de estimar com precisão os seus pagamentos de impostos. Se fizer um cálculo errado – pagando os seus impostos estimados em excesso ou em falta – o IRS emitirá uma correcção quando apresentar a sua declaração anual de impostos. Ser-lhe-á pedido que pague quaisquer impostos em falta ou que emita uma declaração de impostos para qualquer montante em excesso que tenha pago.
“O IRS quer ver que pagou 90% dos seus impostos ou o equivalente a 100% da factura fiscal do ano passado até Dezembro”, disse Wade Schlosser, CEO e fundador da Solvable. “Caso contrário, terá de pagar uma multa fiscal estimada”
As datas estimadas de pagamento de impostos para 2021 são 15 de Abril, 15 de Junho, 15 de Setembro e 15 de Janeiro de 2022. Segundo Schlosser, se não pagar os seus impostos trimestrais estimados, não receberá uma factura ou notificação do IRS, mas terá de pagar uma multa quando apresentar os seus impostos. O IRS fornece ferramentas como a folha de trabalho 1040-ES para o ajudar a aproximar-se do seu rendimento total do ano e a calcular os seus pagamentos de impostos estimados.
Se for um freelancer casado, poderá fazer com que o seu cônjuge aumente os seus impostos retidos na fonte para ajudar a pagar a sua factura fiscal, Schlosser salientou.
“O mais importante é falar com um profissional de impostos antes do fim do ano”, disse ele. “Isso é crucial para conseguir que os seus patos fiquem em fila e tomem decisões estratégicas sobre deduções, retenção na fonte, pagamentos trimestrais, e mesmo investimentos que possam ajudar a reduzir a sua dívida fiscal global”
Pense diariamente, não trimestralmente.
Profissionais fiscais aconselham os trabalhadores independentes a passar tempo todos os dias concentrando-se em informação relacionada com impostos, o que inclui a actualização de rendimentos e despesas à medida que entram. Quando se mantém a par das suas finanças, os seus registos são mais precisos, e não se apressa em pânico na semana anterior ao encontro com o seu contabilista.
Freelancers podem usar QuickBooks ou várias aplicações de contabilidade para fazer tudo, desde rastrear despesas a digitalizar recibos.
“Penso que a maior coisa a compreender para os freelancers é que apesar de serem freelancers – que tendem a ter a conotação de que é apenas um trabalho secundário – para o IRS, continua a ser um negócio, por isso manter registos precisos e detalhados é fundamental”, disse Krystina. “Isso não só ajudará os freelancers a compreender o bom desempenho do seu negócio, como também tornará mais fácil a apresentação de impostos”
Declare todos os rendimentos do seu negócio.
Freelancers devem receber um formulário 1099-MISC até 31 de Janeiro de qualquer empresa que lhes tenha pago mais de $600 para o ano fiscal que acabou de terminar. No entanto, quer receba ou não um 1099, é responsável por declarar todos os seus rendimentos, incluindo quaisquer pagamentos em dinheiro.
“Se alguma vez for auditado, terá de prestar contas de rendimentos não declarados ou subdeclarados”, disse Schlosser. “Os freelancers devem também cruzar os seus próprios documentos contabilísticos com os números do formulário 1099. As empresas por vezes cometem erros, e não querem estar no gancho por pagarem impostos sobre os rendimentos que não ganharam ou não receberam”
P>Even se não puderem pagar os seus impostos, é importante arquivar com precisão e a tempo. Se estiver em boa situação, talvez consiga aceder a programas de contribuintes do IRS que lhe possam dar mais tempo para pagar.
“Um especialista em dívidas fiscais poderá ajudá-lo a negociar um plano de pagamento com o IRS, mas apenas se as suas declarações fiscais estiverem actualizadas”, disse Schlosser.
Esteja preparado para o(s) dia(s) fiscal(ais).
Charles Corsello Jr., agente licenciado inscrito e co-fundador da TaxDebtHelp.com, recomenda ter um cartão de crédito apenas para o negócio, e criar uma conta poupança dedicada para pôr de lado uma certa percentagem de cada cheque de pagamento para pagamento de impostos.
“Ao fazer isto, torna muito mais fácil para um freelancer preparar a(s) sua(s) declaração(ões) de impostos, ajudando-os a determinar os lucros ou perdas”, disse ele. “Também torna mais fácil classificar as despesas quando se utiliza software financeiro”
Quanto se deve reservar? Os profissionais financeiros aconselham a reservar cerca de 30% do seu rendimento total para pagar impostos.
“De facto, provavelmente quer reter cerca de 35% se tiver um rendimento elevado e viver num estado com impostos elevados”, acrescentou Corsello.
Entenda as suas deduções antes de arquivar.
Muitos freelancers deixam em cima da mesa deduções e benefícios fiscais valiosos a cada mês de Abril porque não têm a certeza do que podem e não podem deduzir. Na verdade, 35% dos freelancers têm dificuldade em compreender e pagar impostos, e 73% não deduzem quaisquer despesas, de acordo com um relatório de Xero. Um profissional de impostos pode ajudá-lo a identificar deduções e créditos fiscais e oferecer conselhos sobre como baixar as suas contas de impostos.
“É melhor falar com um contabilista fiscal especializado em 1099 empreiteiros, porque eles podem ajudá-lo a encontrar deduções que não sabia que tinha, ajudando-o a reduzir a sua conta de impostos e a evitar dívidas fiscais”, disse Schlosser.
As deduções comuns que os freelancers utilizam incluem:
- Espaço de escritório doméstico
- Despesas de veículo
- Despesas de viagem
- Faturas de Internet e telefone
- Seguro de saúde
- Fornecimentos de escritório
- Hardware e software
- Materiais publicitários
- Serviços jurídicos ou profissionais
- Contratação de trabalho
- Licenças e impostos
- Refeições comerciais
Por exemplo, se trabalhar a partir de casa como freelancer, poderá tirar partido da dedução do home-office. Isto permite-lhe amortizar despesas que vão desde os serviços públicos até ao aluguer do espaço da sua casa que serve como escritório principal. No entanto, a área deve ser utilizada estritamente para fins comerciais, portanto, se tiver um quarto familiar que duplica como espaço de trabalho quando as crianças estão na escola, este não satisfaz os critérios para esta dedução. No entanto, se estiver na vedação entre a instalação de um escritório em casa ou o aluguer de um espaço exterior, perceba que existem algumas vantagens fiscais com escritórios em casa.
“As empresas de escritório em casa têm uma vantagem, uma vez que ao minuto que saem de casa, as milhas são milhas comerciais dedutíveis”, disse a CPA Gail Rosen. “Se tiver um escritório, a deslocação para o escritório não é dedutível”
As despesas de auto-estrada são outra dedução fiscal comum para os freelancers. No entanto, Rosen sugere manter registos detalhados das suas despesas reais para que possa comparar a taxa de quilometragem padrão e as despesas reais do veículo para ver qual delas lhe dá a melhor dedução fiscal.
“Uma vez escolhido um destes métodos para deduzir as suas despesas de automóvel, há restrições na mudança para outro método”, disse ela.
Prémios de seguro de saúde são outra área a considerar, de acordo com Paul Jacobs, planeador financeiro certificado, agente inscrito, e director de investimentos da Palisades Hudson Financial Group.
“Embora a maioria dos empregados não possa deduzir despesas médicas, incluindo prémios de seguros, porque o limiar fiscal é tão elevado, os empresários independentes podem tratar os prémios de seguros como uma despesa empresarial e utilizar o custo para compensar os rendimentos”, disse ele.
“Os seguros de saúde e dentários podem ser deduzidos desde que o seu cônjuge não tenha um plano de saúde patrocinado pelo empregador em que seja elegível para participar”, disse Corsello. Ele salientou que se o seu negócio tiver um prejuízo, também não poderá deduzir despesas de seguro de saúde.
Despesas adicionais que poderá deduzir incluem custos de educação e certificações, publicidade e marketing, material de escritório, equipamento informático, software, e taxas de alojamento web.
Reconheça que não pode deduzir tudo.
“Do outro lado desta questão é que alguns contribuintes se põem em risco de uma auditoria ao tentarem anular despesas falsas”, disse Zimmelman. “Para que seja dedutível, tem de ser normal e necessário para gerir o seu negócio”
O que significa isso?
“Pense num cabeleireiro e num agente imobiliário”, disse Krystina. “O cabeleireiro pode ter despesas como champô – totalmente ordinárias e necessárias. Contudo, se um agente imobiliário estivesse a tentar deduzir o champô, isso não seria bom”. Deve ser uma despesa normal na sua indústria para que seja dedutível nos impostos.
Outras despesas que muitas vezes entram em questão são despesas de entretenimento, refeições de negócios (embora 50% do custo destes sejam normalmente cobertos) e telemóveis pessoais.
“Despesas pessoais nunca são dedutíveis nos impostos, e os telemóveis pessoais criam uma área muito cinzenta”, disse Krystina. “Se quiser deduzir o seu telemóvel, obtenha um segundo telemóvel especificamente para negócios”
Rosen salientou que muitos freelancers assumem que podem deduzir todos os seus custos ao iniciar um novo negócio, mas isto não pode ser feito até que tenham a sua primeira venda. Mesmo assim, os custos são deduzidos ao longo de 15 anos, mas pode optar por deduzir os primeiros $5.000 em despesas no primeiro ano.
“Deve avaliar cuidadosamente se quer manter os seus custos de arranque ou optar por amortizar os primeiros $5.000 no primeiro ano de actividade”, disse Rosen. “Depende do ano em que espera estar num escalão fiscal mais elevado”
Não espere uma restituição de impostos como freelancer.
Não há uma pessoa que não goste de obter uma restituição de impostos. No entanto, como freelancer, é preciso habituar-se à ideia de que não é provável que se veja uma. Quando tem um empregador, os seus impostos são automaticamente retidos do seu cheque de pagamento, e poderá obter um reembolso se tiver pago em excesso ao governo durante todo o ano. Isto é menos provável de acontecer se for trabalhador por conta própria, uma vez que é você quem envia o dinheiro que deve.
De acordo com Razi, os trabalhadores por conta própria recebem reembolsos em apenas duas circunstâncias: Pagaram em excesso os seus pagamentos de impostos trimestrais estimados, ou fizeram tão pouco dinheiro para o ano que têm direito a um crédito de rendimento ganho (EIC), que é reembolsável.
“Em geral, a maioria dos freelancers que fazem um montante decente num ano não têm direito ao crédito de imposto EIC”, disse Razi.
Prioritizar o planeamento da reforma.
Para muitos freelancers, o planeamento da reforma não é uma prioridade máxima, uma vez que estão focados no dia-a-dia das responsabilidades de crescer o seu negócio e atingir novos clientes. Podem também sentir que têm poucas opções, uma vez que, como empresários em nome individual, não podem aceder às contas de reforma patrocinadas pelo empregador.
“Uma das maiores ideias erradas que os freelancers têm sobre planos de reforma é que são demasiado dispendiosos”, disse Kurt Rossi, presidente e consultor de riqueza da Independent Wealth Management. “Um plano de reforma proporciona muitas vezes benefícios líquidos após impostos significativos”
Para um trabalhador independente ou um empresário sem outros empregados para além do seu cônjuge, um plano solo 401(k) pode ser uma boa opção, sugere Rossi. O plano permite as mesmas contribuições que um plano tradicional 401(k) de participação nos lucros, até $56.000 ($62.000 para os maiores de 50 anos) ou 100% do rendimento ganho, o que for menor. O dinheiro é diferido nos impostos até ao levantamento.
Planos de pensão simplificados do IRA para empregados são outra forma de poupar para a reforma. Um IRA SEP permite-lhe contribuir até 25% dos seus rendimentos líquidos ou $56.000, o que for menor.
P>Pensão Tradicional e Roth IRAs estão entre as formas mais simples de começar a poupar para a reforma como freelancer. Estas são ideais para quem está apenas a começar, poupando menos de $6.000 por ano ou procurando rolar sobre um 401(k) de um emprego anterior. Os levantamentos na reforma são isentos de impostos.
Independentemente da opção de investimento escolhida, o mais importante é escolher um plano e começar, de acordo com Rossi.
“Com os benefícios da Segurança Social a ficarem aquém das necessidades de rendimento dos reformados, os freelancers devem tomar medidas para garantir a sua própria reforma”, disse ele. “A boa notícia é que existem muitas opções de planeamento da reforma que podem alavancar para ajudar a esconder fundos para o futuro, reduzindo ao mesmo tempo a obrigação fiscal significativa”