Em 6 de Agosto de 1991, o mundo mudou para sempre quando a Internet se tornou publicamente disponível. Menos de 30 anos mais tarde, as nossas vidas foram irrevogavelmente transformadas. Podemos agora aprender, explorar, e comunicar 24 horas por dia, 7 dias por semana, o que é surpreendente e, como todos sabemos, perigoso para a nossa produtividade. É por isso que a questão, “O que é a programação de blocos?” se tornou importante.
Para ser claro, a Internet não é a única distracção da vida, e embora a produtividade se tenha tornado uma enorme palavra-chave nos últimos anos, é simplesmente uma medida de progresso: Está a fazer o que mais importa? A avançar activamente para os seus objectivos?
Author Neil Pasricha escreve em Harvard Business Review:
“À medida que o nosso mundo fica mais ocupado e os nossos telefones mais apitos, o recurso mais escasso para todos nós está a tornar-se atenção e produção criativa. E se não se está a demorar a colocar algo novo e belo no mundo, então o seu valor está a diminuir rapidamente”
A maioria dos empresários relaciona-se profundamente com este sentimento. Pasricha resolveu os seus próprios desafios de produtividade instituindo “dias intocáveis” que o protegem de textos, telefonemas, reuniões, alertas, ou compromissos de qualquer tipo. Ele diz que estas sessões focalizadas permitiram-lhe produzir o seu trabalho mais criativo e gratificante.
Eu adoro a abordagem de Pasricha, mas nem sempre é realista para mim. Como fundador e CEO da JotForm, preciso de ponderar sobre uma variedade de decisões diárias, desde a contratação a roteiros de produtos até ao planeamento financeiro. Suspeito que outros fundadores pensam da mesma maneira. No entanto, acredito no poder do trabalho focalizado, razão pela qual também recomendo a programação de blocos.
O que é a programação de blocos?
Os empresários ostentam frequentemente a sua multitarefa como um distintivo de honra. Afinal, iniciar um negócio é um cabo de guerra entre prioridades concorrentes.
No entanto, embora o multitarefa possa parecer eficiente, a investigação mostra que a mudança entre tarefas pode reduzir a produtividade em até 40%. A alternância de tarefas deixa aquilo a que a Dra. Sophie Leroy chama “resíduo de atenção”, o que significa que ainda estamos a pensar numa actividade anterior enquanto iniciamos a seguinte.
Aqui onde a programação de blocos pode brilhar. O que é exactamente a calendarização de blocos?
Aprendemos a familiarizar-nos com o conceito de calendarização de blocos na escola secundária. É provável que tenha recebido um horário com um certo número de aulas por dia, todas bloqueadas de acordo com o horário das aulas, em cada ano lectivo. Isto é a programação básica de blocos.
Também chamado bloqueio de horários, a programação de blocos é a prática de atribuir grandes blocos de horários a tarefas relacionadas. Por exemplo, pode designar segundas-feiras para reuniões e terças-feiras para estratégia. Os professores utilizam frequentemente o bloqueio de agendamento ao criar planos de aula. Há muitas abordagens diferentes, a que chegaremos em breve.
P>Primeiro, eis porque é importante. O negócio é essencialmente a resolução de problemas. Criar estratégias, escrever código, desenvolver produtos, e todas as miríades de actividades que os empresários lidam com o foco da procura e distracções mínimas. São também tarefas inerentemente humanas que não serão facilmente substituídas por IA, o que significa que o seu negócio depende da sua capacidade de ir fundo.
Cal Newport, autor de Deep Work: Regras para o Sucesso num Mundo Distraído, dito numa entrevista de 2017:
“O foco é agora a força vital desta economia.”
Entrepreneurs usam as suas mentes para lançar ideias e criar valor, pelo que a capacidade de concentração é “quase como uma superpotência”.
A programação de bloqueios pode também ajudá-lo a produzir trabalho de maior qualidade em menos tempo. A Lei de Parkinson defende que “o trabalho expande-se de modo a preencher o tempo disponível para a sua conclusão”, razão pela qual estabelecer limites de tempo pode esvaziar uma tarefa de balonamento.
Como usar o bloqueio de tempo para aumentar a produtividade
Todos nós temos ritmos e responsabilidades diferentes. A personalização é a chave para um bloqueio de tempo bem sucedido, e irá requerer alguma tentativa e erro. Eis como começar.
1. Avalie o seu Calendário
Avaliar a sua agenda actual pode ser surpreendentemente difícil porque poucos de nós conseguem estimar com precisão quanto tempo uma tarefa requer. Se se sentir mais fácil, acompanhe como passa realmente o seu tempo durante uma semana completa. Anote cada actividade – mesmo 10 minutos de correio electrónico e 15 minutos de navegação nas redes sociais entre reuniões.
Após saber como tem passado o seu tempo, será mais fácil saber o que manter e o que deitar fora quando começar a fazer o seu novo horário.
2. Procure por Padrões
Após ter documentado uma semana completa, classifique as tarefas em categorias. Por exemplo, pode incluir as seguintes categorias:
- Administrativa
- Reuniões
- Trabalho criativo
- Tempo pessoal.
Também pode rotular tarefas com base em como se sente ao fazê-las, ou como influenciam os seus níveis de energia numa escala de 1-10. Faça o que fizer sentido para si.
3. Organize os seus blocos de tempo
Experimento com diferentes padrões de programação de blocos. Por exemplo, uma manhã pode parecer assim:
- 8-9am: Responder a e-mails
- 9-10am: Escrever proposta de marketing
- 10-11am: Brainstorm e planear o projecto do Cliente A
- 11am-12pm: Reunir-se com o Cliente A para discutir ideias
No entanto, pode descobrir que é mais criativo imediatamente após acordar. Nesse caso, quereria mover “brainstorming e planeamento” para um horário anterior. Se responder a e-mails for melhor para quando se sentir um pouco letárgico depois do almoço, coloque-o lá.
Leia as suas emoções e capacidades ao longo do dia para aproveitar o que vai funcionar melhor para si.
p>p>Muito bem, o objectivo é evitar mudar de equipamento mental ao longo do dia, da semana, e talvez até do mês. Compreendo que isto não é fácil, especialmente para os empresários, mas pode ser incrivelmente valioso.
P>Passar um dia inteiro em projectos de que não gosta, tais como trabalho administrativo ou reuniões, pode parecer assustador, mas bloqueá-los num único dia pode tornar o resto da sua semana infinitamente mais produtivo e mais agradável. É livre de enfrentar todos os desafios empresariais que fazem o seu sangue fluir.
4. Criar Temas do Dia
Se for alguém que tem de se concentrar em muitas coisas durante um único dia ou semana, pode achar mais benéfico criar temas para cada dia em vez de bloquear o seu dia em tarefas individuais. Por exemplo, pode definir segundas-feiras como dias de Brainstorming/Planning, terças-feiras como dias administrativos, etc.
Se optar por este caminho, sugiro sempre agendar pelo menos um dia em Família. Isto irá assegurar-lhe tempo para as pessoas importantes da sua vida e dar tempo ao seu cérebro para descansar.
Benefícios da Programação de Blocos
Após ter respondido “O que é a programação de blocos?” e saber como utilizá-los correctamente, irá descobrir que recebe muitos benefícios. Aqui estão apenas alguns.
Procrastinação de blocos
Se tiver a sua agenda definida e souber que só tem uma hora para realizar uma determinada tarefa, será significativamente mais fácil evitar a procrastinação.
Para mais informações sobre como parar de procrastinar, consulte este artigo.
Criar Estimativas de Tempo Realistas
Após ter estado a trabalhar com bloqueio de tempo durante algum tempo, aprenderá quais as actividades que demoram mais/pequeno tempo. Poderá ter de ajustar o seu horário durante o primeiro mês, mais ou menos, para o fazer correctamente, mas seja paciente. Continuará a aprender a estimar realisticamente quanto tempo levará uma determinada tarefa.
Develop More Focus and Attention
Quando a sua agenda não deixa muito espaço para percorrer as redes sociais ou conversar com colegas de trabalho, verá que o seu cérebro está mais dedicado a prestar atenção à tarefa em questão. Irá responder aos limites que estabeleceu para si próprio e concentrar-se-á em conseguir fazer as coisas.
Pensamentos Finais
A maioria dos fundadores anseia por liberdade. No entanto, os horários escolares, empregos e normas sociais condicionam-nos a trabalhar com um horário tradicional e uma mentalidade reactiva. Antes de o sabermos, recriámos um horário de trabalho que remonta ao século XIX, mesmo nas nossas próprias empresas. A calendarização em bloco não é apenas uma ferramenta para maximizar a produtividade; é uma forma de recuperar o seu tempo.
Nos meus 14 anos na JotForm, apercebi-me de que o crescimento empresarial significa fazer mais do que tem o maior impacto. Nem sempre tenho sucesso, mas tento concentrar o meu tempo e energia onde é importante, e sei que o negócio não é sinónimo de produtividade.
Se sente o mesmo, dê tempo a bloquear uma tentativa. Partilhe as suas experiências de programação com colegas e familiares para que compreendam as mudanças e possam apoiá-lo.
Finalmente, não se preocupe em fazer as coisas bem imediatamente. Poderá ter de se esconder debaixo do capô do seu calendário e mexer um pouco. Encontre o que funciona para si, depois proteja o seu novo calendário a todo o custo.
Mais Dicas sobre Gestão do Tempo
- What Is Time Management and How To Manage Your Time Wisely
- 7 Effective Time Management Tips To Maximize Your Productivity
- How to Focus and Maximize Your Productivity (the Definitive Guide)
Crédito fotográfico em destaque: William Iven via unsplash.com
Referência
| ^ | TNW: Há 20 anos atrás, a World Wide Web abriu hoje ao público | |
| >/td> | ^ | HBR: Why You Need an Untouchable Day Every Week |
| /td>>>>>/td>>>University of Washington: Palavras da Dra. Leroy sobre a sua Pesquisa sobre Resíduos da Atenção | ||
| >^ | APA: Multitarefa: Custos de mudança | |
| >/td> | ||
| ^ | Quartz at Work: O dia de trabalho de 9 a 5 não é apenas ódio – é obsoleto |