Os ficheiros Excel são geralmente preenchidos com muitas fórmulas, dados, e objectos que continuam a expandir-se em tamanho. Os ficheiros maiores demoram muito tempo a abrir, a ser guardados e a ocupar um espaço enorme nos discos, ou quando anexados aos e-mails. Através do nosso blogue, aprenderá agora como reduzir o tamanho dos seus ficheiros Excel para que a sua pasta de trabalho carregue mais rapidamente.
No Microsoft Excel 2007, os ficheiros podem ser guardados escolhendo a opção Save As com vários outros formatos e para além do formato xlsx. Os formatos de ficheiro que estão disponíveis quando escolhe a opção Guardar Como dependerá novamente do tipo de folha de trabalho que estiver activa. Uma folha excel que é geralmente guardada como uma pasta de trabalho binária usando a extensão xlsb, é significativamente menor do que as que são guardadas como uma pasta de trabalho excel.
Vantagens de usar o formato .xlsb
Muitos utilizadores desconhecem as vantagens e os benefícios que se poderiam obter através do formato de pasta de trabalho binária excel. Os ficheiros da pasta de trabalho binária Excel ajudam a armazenar a informação no formato Binário em vez do formato XML. Uma vez que os ficheiros xlsb da pasta de trabalho Excel são Binários, podem ser lidos e escritos um pouco mais rapidamente, tornando-os úteis para as folhas de cálculo maiores. Isto também implica que os ficheiros guardados no formato xlsb terão os cálculos feitos mais rapidamente, seguidos das suas pastas de trabalho serem realmente mais pequenos.
Acredita-se que no Excel, o xlsx carrega geralmente 4 vezes mais tempo quando comparado com o xlsb, e guarda 2 vezes mais lentamente seguido de 1,5 vezes um ficheiro maior. Alegadamente um utilizador de um fórum bem conhecido Stack Overflow testado na pasta de trabalho gerada com 10.000 linhas seguidas de 1000 colunas e que é igual a 10.000.000 (10*7) células sendo simples encadeadas é =+1 fórmula.
Em suma: .xlsx v/s .xlsb
- O tempo de carregamento é 165s v/s 43s
- O tempo de carregamento é 115s v/s 61s
- O tamanho do ficheiro é 91MB v/s 65 MB
Além do ponto de vista da segurança, uma vez que os dados foram formatados no sistema Binário e não são guardados no formato XML, os ficheiros xlsb serão então exibidos como conteúdo ilegível quando o utilizador tentar alterar a extensão do ficheiro para o formato zip.
As outras vantagens do formato xlsb:
- Os ficheiros binários mais pequenos abrem muito mais rapidamente quando comparados com as pastas de trabalho do Excel.
- Oferece uma potencial economia de custos, uma vez que reduz o espaço de disco necessário para armazenar um ficheiro específico, diminuindo a largura de banda necessária para transportar os ficheiros através de correio electrónico ou das outras redes seguintes.
- As pastas de trabalho do Excel que são inferiores a 5MB são armazenadas numa pasta de unidade e abrirão apenas na aplicação web do Excel. Os ficheiros binários são mais pequenos.
- Os ficheiros binários do excel foram codificados nos formatos de ficheiros comprimidos proprietários e não nos formatos abertos, em suma, o formato do site XML.
As desvantagens dos ficheiros binários
Os ficheiros binários no Excel não podem ser acedidos por vários programas que ajudam a compreender os formatos xlsx, xlsm. Os utilizadores terão de se deparar com vários programas de pré-visualização de ficheiros a fim de visualizar os ficheiros que um utilizador não consegue abrir. Terá de guardar a pasta de trabalho primária no formato de ficheiro xlsx ou xlsm e utilizar as macros no caso de estarem presentes dentro do ficheiro.
Este post no blog ajudou-o a aprender mais sobre as vantagens e desvantagens das pastas de trabalho binárias do Excel. Fique atento aos blogs Magoosh excel para mais informações sobre o Excel!