Um sistema é geralmente definido como um grupo de unidades ou elementos que interagem entre si e que têm um objectivo comum. As unidades ou elementos de um sistema podem ser engrenagens, fios, pessoas, computadores, e assim por diante. Os sistemas são geralmente classificados como sistemas abertos e sistemas fechados e podem tomar a forma de sistemas mecânicos, biológicos ou sociais.
Sistemas abertos referem-se a sistemas que interagem com outros sistemas ou com o ambiente exterior, enquanto que sistemas fechados referem-se a sistemas que têm relativamente pouca interacção com outros sistemas ou com o ambiente exterior. Por exemplo, os organismos vivos são considerados sistemas abertos porque absorvem substâncias do seu ambiente, tais como alimentos e ar e devolvem outras substâncias ao seu ambiente. Os seres humanos, por exemplo, inalam oxigénio para fora do ambiente e
dióxido de carbono exhale para o ambiente. Da mesma forma, algumas organizações consomem matérias-primas na produção de produtos e emitem produtos acabados e poluição como resultado. Em contraste, um relógio é um exemplo de um sistema fechado, na medida em que é uma unidade relativamente autónoma, com pouca interacção ou troca com o seu ambiente.
Todos os sistemas têm fronteiras, um facto que é imediatamente visível em sistemas mecânicos como o relógio, mas muito menos evidente em sistemas sociais como as organizações. Os limites dos sistemas abertos, porque interagem com outros sistemas ou ambientes, são mais flexíveis do que os dos sistemas fechados, que são rígidos, e largamente impenetráveis.
Uma perspectiva de sistema fechado vê as organizações como relativamente independentes das influências ambientais. A abordagem de sistemas fechados concebe a organização como um sistema de gestão, tecnologia, pessoal, equipamento e materiais, mas tende a excluir concorrentes, fornecedores, distribuidores, e reguladores governamentais. Esta abordagem permite aos gestores e teóricos organizacionais analisar problemas examinando a estrutura interna de uma empresa com pouca consideração pelo ambiente externo.
A perspectiva de sistema fechado encara uma organização basicamente como um termóstato; a entrada ambiental limitada fora das mudanças de temperatura é necessária para um funcionamento eficaz. Uma vez definidos, os termóstatos requerem pouca manutenção na sua função contínua e auto-reforçadora. Enquanto a perspectiva de sistema fechado foi dominante durante os anos 60, a bolsa de estudo e investigação da organização enfatizou subsequentemente o papel do ambiente. Até aos anos 60, não foi que os gestores ignorassem o ambiente externo, tais como outras organizações, mercados, regulamentos governamentais, e similares, mas que as suas estratégias e outros processos de tomada de decisão dessem relativamente pouca consideração ao impacto que estas forças externas poderiam ter nas operações internas da organização.
Teoria de sistemas abertos originada nas ciências naturais e subsequentemente espalhada por campos tão diversos como a informática, ecologia, engenharia, gestão, e psicoterapia. Ao contrário dos sistemas fechados, a perspectiva do sistema aberto vê uma organização como uma entidade que retira inputs do ambiente, transforma-os e liberta-os como outputs em conjunto com efeitos recíprocos na própria organização, juntamente com o ambiente em que a organização opera. Ou seja, a organização torna-se parte integrante do ambiente em que está situada e inicia mecanismos de feedback aos resultados alcançados pelos resultados da organização no ambiente.
Como uma abordagem de sistemas abertos se espalhou entre os teóricos da organização, os gestores começaram a incorporar estes pontos de vista na prática. Dois primeiros pioneiros neste esforço, Daniel Katz e Robert Kahn, começaram a ver as organizações como sistemas sociais abertos com subsistemas especializados e interdependentes e processos de comunicação, feedback, e gestão que ligam os subsistemas. Katz e Kahn argumentaram que a abordagem de sistemas fechados não leva em conta a forma como as organizações são reciprocamente dependentes de ambientes externos. Por exemplo, forças ambientais tais como clientes e concorrentes exercem uma influência considerável nas empresas, salientando a relação essencial entre uma organização e o seu ambiente, bem como a importância de manter entradas externas para alcançar uma organização estável.
Outras vezes, a abordagem de sistemas abertos serve como um modelo de actividade empresarial; isto é, o negócio como um processo de transformação de entradas em saídas, ao mesmo tempo que se apercebe que as entradas são retiradas do ambiente externo e as saídas são colocadas neste mesmo ambiente. As empresas utilizam inputs tais como mão-de-obra, fundos, equipamento e materiais para produzir bens ou fornecer serviços, e concebem os seus subsistemas para atingir estes objectivos. Estes subsistemas são assim análogos às células do organismo, a própria organização é análoga ao organismo, e o mercado externo e as condições regulamentares são análogos a factores ambientais tais como a qualidade da habitação, água potável, ar, e disponibilidade de alimentos.
O subsistema de produção, por exemplo, concentra-se na conversão de entradas em saídas comercializáveis e constitui frequentemente um objectivo primário de uma empresa. O objectivo do subsistema de fronteira é obter inputs ou recursos, tais como empregados, materiais, equipamento, etc., do ambiente fora da empresa, que são necessários para o subsistema de produção. Este subsistema é também responsável por fornecer a uma organização informações sobre o ambiente. Este subsistema adaptativo recolhe e processa informação sobre as operações de uma empresa com o objectivo de ajudar a adaptação da empresa às condições externas no seu ambiente. Outro subsistema, de gestão, supervisiona e coordena os outros subsistemas para assegurar que cada subsistema funcione eficientemente. O subsistema de gestão deve resolver conflitos, resolver problemas e atribuir recursos, e assim por diante.
Para simplificar o processo de avaliação das influências ambientais, alguns teóricos organizacionais usam o termo “ambiente de tarefas” para se referirem a aspectos do ambiente que são imediatamente relevantes para as decisões de gestão relacionadas com a definição de objectivos e a realização de objectivos. O ambiente de tarefas inclui clientes, fornecedores, concorrentes, empregados e organismos reguladores. Além disso, em contraste com os sistemas fechados, a perspectiva de sistema aberto não assume que o ambiente é estático. Em vez disso, a mudança é a regra e não a excepção. Consequentemente, a investigação da estabilidade ambiental e da propensão para a mudança é uma tarefa chave de uma empresa, fazendo depender as actividades de uma organização de várias forças ambientais.
Como um sistema aberto, uma organização mantém a sua estabilidade através de feedback, que se refere a informação sobre os resultados que um sistema obtém como um input do seu ambiente de tarefas. O feedback pode ser positivo ou negativo e pode levar a mudanças na forma como uma organização transforma as entradas em saídas. Collier e Agyei-Ampomah salientam que os dados de feedback permitem às organizações de sistemas abertos determinar o impacto das suas entradas no ambiente e a acção subsequente quer para manter os impactos positivos quer para corrigir os impactos negativos.
A diferença entre sistemas fechados e sistemas abertos, então, reside na complexidade das interacções ambientais. Os sistemas fechados exibem uma interacção mínima com o ambiente devido às suas fronteiras apertadas e relativamente impenetráveis. Consequentemente, há muito pouca troca de informação entre a organização e o ambiente em sistemas fechados, uma situação que nega à gestão a oportunidade de receber feedback do ambiente. Além disso, os sistemas fechados são geralmente estáticos e não oferecem espaço para múltiplas alternativas para alcançar o mesmo resultado.
Conversamente, os sistemas abertos como o corpo humano e as organizações modernas são mais intrincadamente dependentes dos seus ambientes. As organizações que observam a gestão de sistemas abertos concebem as suas estratégias operacionais segundo os princípios de troca contínua de informação, avaliação contínua do mercado alvo, e multiplicidade de alternativas para alcançar o mesmo objectivo. A questão é que os sistemas fechados e os sistemas abertos representam um continuum ao longo do qual as organizações são mais abertas ou menos abertas aos seus ambientes. A variável-chave que define este grau de abertura é a complexidade do ambiente em que a organização está situada.
p>Os gestores devem ter em consideração a posição da sua organização ao longo do continuum aberto-fechado. O sistema operativo de computadores Linux, por exemplo, é de código aberto, e a Red Hat, Inc., a corporação que vende as revisões agrupadas – as múltiplas entradas de utilizadores geograficamente dispersos – representa uma organização que deixaria de existir se não fosse por uma perspectiva de sistemas abertos. Assim, ambientes estáveis com baixa complexidade são mais consistentes com um sistema relativamente fechado ou estilo de gestão mecanicista, enquanto que ambientes em rápida mudança são mais consistentes com estilos de gestão flexíveis, descentralizados, ou “orgânicos”.p>VER TAMBÉM a Gestão da Mudança
BIBLIOGRAFIA
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