W pierwszym wierszu widać, że wprowadziłem konto kapitałowe używane do śledzenia, ile osobistych pieniędzy zostało wydanych na wydatki służbowe firmy w danym roku.
W kolumnie Obciążenia wpisz sumę wydaną w ubiegłym roku. W drugim wierszu wpisz „Zyski zatrzymane”, a w kolumnie Uznania skopiuj tę samą liczbę.
W wierszu Opis wpisz staranne uwagi dotyczące celu tego wpisu do dziennika. Teraz może się to wydawać oczywiste, ale za rok może się okazać, że nie. Jeśli wiele osób będzie przeglądać te zapisy, będą potrzebować tych informacji, aby zrozumieć intencje użytkownika.
Jest też pole do wpisania nazwy klienta, jeśli transakcja jest związana z kontem klienta, a użytkownik prowadzi kalkulację kosztów pracy.
Jeśli używasz Klas, wprowadź odpowiednią Klasę dla każdego z wierszy.
Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.
Gdy spojrzysz na Bilans za zeszły rok, nadal będziesz widział sumę wydanych pieniędzy Wkład własny. Kiedy spojrzysz na rok bieżący, suma ta zacznie się od 0$ i będzie rosła przez cały rok.
Postępując w ten sam sposób, wyzerujesz również konto Owner Draw/Shareholder Distribution.
Jak działają kolumny Debits i Credit?
Sztuczka z zapisami w dzienniku polega na tym, że musisz naprawdę wykorzystać swoje umiejętności księgowe i rachunkowe. Fakt, że ten temat jest tak zagmatwany, jest jednym z powodów, dla których zachęcam właścicieli firm do korzystania z rzeczywistych formularzy transakcji QBO zamiast JE.
(Żartuję, że Debety i Kredyty są jak dysk USB. Zawsze potrzeba 3 prób, aby włożyć go do komputera! Próbujesz włożyć go do małego kwadratowego gniazda, ale nie pasuje. Odwracasz go więc, a on nadal nie chce wejść. Potem odwracasz go z powrotem tak, jak go miałeś… i TERAZ działa!)
W każdym JE, kolumny Debetów i Kredytów muszą mieć tę samą sumę.
Kiedy wydajesz, otrzymujesz lub przenosisz pieniądze, muszą one skądś pochodzić i dokądś iść, więc kwota musi być taka sama po obu stronach równania.
Na pozór Debet i Kredyt są przeciwieństwem tego, czego można by się spodziewać, patrząc na wyciąg bankowy. Dla przeciętnego użytkownika języka angielskiego, debet=dół i kredyt=góra. Ale to nie jest prawda w księgowości!
Jeśli transakcja finansowa skutkuje dodatnim przepływem gotówki, wtedy wpis trafia do kolumny Debet. Jeśli skutkuje ona ujemnym przepływem środków pieniężnych, wówczas zapis trafia do kolumny Uznanie.
Debity zwiększają aktywa; Kredyty zmniejszają aktywa. Uznania zwiększają zobowiązania i kapitał własny; Obciążenia zmniejszają zobowiązania i kapitał własny.
Podsumowanie lekcji
Zapisy w dzienniku dają Ci możliwość ustawienia bilansów otwarcia dla Twojego planu kont, oraz elastyczność w ręcznym przenoszeniu wartości w Twoich księgach. Ale ponownie, jeśli istnieje funkcja QBO, która osiąga ten sam cel, proszę ich używać. Narzędzie Reclassify zamienia Cię w bohatera księgowości!
Czy jesteś zainteresowany większą ilością narzędzi takich jak Reclassify? Jeśli jesteś przyzwyczajony do QuickBooks Desktop, QuickBooks Online jest pełen ukrytych klejnotów, które czynią go radosnym w użyciu. Sprawdź mój kurs specjalnie o QBO dla księgowych Tips and Tricks. Użyj kodu kuponu IA10, aby uzyskać 10% zniżki!
W następnym tygodniu omówię kwestię uzgadniania sald bankowych, w tym różnicę między uzgadnianiem a „uzgadnianiem” oraz co zrobić, gdy saldo początkowe jest nieprawidłowe!