J. DeLayne Stroud Freddie Mercury, były członek brytyjskiej grupy rockowej Queen z lat 70-tych, być może nie był najbardziej odpowiedni i politycznie poprawny, kiedy napisał te słowa piosenki: „Nie czas na przegranych, ’cause we are the champions….”. Jednak fani rozumieli znaczenie i emocje, jakie wywołuje bycie mistrzem. To samo powinno odnosić się do Mistrza projektu Six Sigma.
Po pierwsze, ważne jest, aby wyjaśnić, o jakim Mistrzu mowa. W metodologii Six Sigma jest ich zazwyczaj dwóch – Mistrz Wdrażania i Mistrz Projektu. Jednakże, aby różnica była jasna, należy przedstawić szybki przegląd ról Mistrza Wdrożeniowego.
Role Mistrza Wdrożeniowego
Mistrz Wdrożeniowy wspiera strategię wdrożeniową w ramach linii biznesowej, segmentu klienta lub zespołów procesów podstawowych. W zależności od wielkości firmy może być tylko jeden mistrz wdrożeniowy lub starszy mistrz wdrożeniowy z wieloma mistrzami wdrożeniowymi raportującymi do tej starszej osoby.
Rola i obowiązki Mistrza Wdrożeniowego obejmują zazwyczaj:
- Wprowadzenie Six Sigma w ramach organizacji lub działu.
- Współpracę z liderami organizacji lub działu w celu określenia ich celów i zadań oraz dostosowania wdrożenia Six Sigma do tych celów i zadań.
- Ułatwia identyfikację i priorytetyzację projektów.
- Opracowuje i realizuje plany szkoleniowe.
- Opracowuje plan komunikacji dla organizacji lub działu.
- Raportuje status wdrożenia do wyższego kierownictwa.
- Wybiera Mistrzów Projektu.
- Zlikwiduj bariery dla zespołu.
- Pomóż w stosowaniu tollgates DMAIC.
Role Mistrza Projektu
Mistrzowie Projektu wybierani są spośród kierownictwa i zapewniają istnienie systemów organizacyjnych wspierających inicjatywę(y) Six Sigma. Mistrzowie Projektu powinni być zdecydowanymi, głośnymi orędownikami programu Six Sigma. Ze względu na ich kierowniczą rolę w organizacji, zapewniają oni krytyczną ekspozycję programu dla swoich raportów funkcjonalnych i poparcie programu jako inicjatywy kierownictwa.
Czempioni są agentami zmian i przywódcami kierownictwa. Zawsze, gdy podejmowane są działania na rzecz zmiany, pojawia się opór. Opór to energia. Jako liderzy, Mistrzowie Projektu muszą przekształcać negatywną energię w energię pozytywną.
Rola Mistrza Projektu może obejmować:
- Prowadzenie lub pomoc Mistrzowi Wdrożeniowemu w identyfikowaniu i ustalaniu priorytetów projektów, a także określaniu ich zakresu.
- Usuwanie barier dla Green Beltów i Black Beltów oraz wyrównywanie zasobów.
- Współpracę z Mistrzami Wdrożeniowymi w celu wdrożenia infrastruktury Six Sigma.
- Komunikować postępy projektów Six Sigma Mistrzowi Wdrażania i właścicielom procesów.
- Wyartykułować wizję w organizacji.
- Identyfikować, nadawać priorytety i definiować projekty, które są zgodne ze strategiami, celami i zadaniami biznesowymi organizacji.
- Pomoc w identyfikacji kandydatów na Pasy i członków zespołu.
- Współpraca z działem finansowym w celu wyceny projektów Six Sigma.
- Uczestniczenie w przeglądach tollgate w celu oceny postępów.
- Usuwanie przeszkód w celu terminowego ukończenia projektów.
- Prowadzenie i komunikowanie wyników.
- Poszukiwanie, komunikowanie i wykorzystywanie możliwości oraz dzielenie się najlepszymi praktykami.
- Trenowanie Pasów.
- Nagradzanie i wyróżnianie Pasów i zespołów.
- Współpraca z Master Black Belts w celu zapewnienia trwałości osiągniętych korzyści.
Najlepsze cechy/zachowania Mistrza Projektu
Cechy lub zachowania, jakie musi posiadać Mistrz Projektu, można podsumować następująco:
- Powiązuje Six Sigma z wymaganiami/zadowoleniem klienta i linią końcową.
- Zrozumienie technicznych i finansowych aspektów Six Sigma.
- Dostarcza wyniki, które wpływają na wynik końcowy i strategie firmy.
- Wykazuje energię i pasję do pracy.
- Pobudza i mobilizuje innych.
Dwie ostatnie cechy/zachowania są nieodłącznie związane z osobowością danej osoby. Osoba może posiadać te cechy, ale są one uśpione z powodu braku ich wykorzystania. W takim przypadku, osoba taka może być poddana coachingowi, aby cechy te wypłynęły na powierzchnię. Należy pamiętać, że Six Sigma jest najbardziej efektywna, gdy istnieje silne zaangażowanie i wsparcie kierownictwa wyższego szczebla dla inicjatywy Six Sigma. Jeśli brakuje wsparcia z góry lub maleje, wówczas ekscytacja, jakiej oczekuje się od Mistrzów Projektu, będzie albo krótkotrwała, albo nieakceptowana przez masy.
Jeśli Mistrzowie Projektu wybierani są z puli kadry kierowniczej, są oni upoważnieni do nadawania uprawnień zespołom projektowym Six Sigma. Współpracując z Mistrzem wdrożeniowym i pomagając w wyborze projektu i alokacji zasobów, Mistrzowie projektu zapewniają, że grunt organizacyjny jest żyzny dla rozwoju i sukcesu projektu. Poprzez stałe zaangażowanie w inicjatywę Six Sigma, Mistrzowie Projektu wysyłają jasny sygnał do mas organizacyjnych, że zaangażowanie kierownictwa jest stałe. Obalenie przekonania, że program jest „smaczkiem miesiąca”, jest ciągłym, ale koniecznym wyzwaniem w celu przezwyciężenia bezproduktywnych subkultur, które mogą istnieć. Szkolenie Mistrzów Projektu daje świadomość tych ról, obowiązków i wyzwań.
Co obejmuje szkolenie Mistrzów Projektu
Mistrzowie Projektu Six Sigma uczeni są również podstawowych technik stosowanych przez zespoły Six Sigma. Celem tego szkolenia jest rozwijanie świadomości narzędzi i technik, tak aby Mistrzowie Projektu znali ograniczenia narzędzi, jak również ich mocne strony. To powstrzymuje Mistrzów Projektu przed dążeniem do rzeczy niemożliwych, zachęcając ich jednocześnie do poszukiwania nowych możliwości dla zespołów. Mistrzowie Projektu, którzy znają techniki, mogą zapewnić, że zespoły projektowe utrzymują rygor w swoich analizach. Służy to jako użyteczny punkt kontrolny dla trwałości sukcesów projektu.
Istnieje wiele wersji szkolenia Mistrzów Projektu. Niektóre programy to intensywne dwudniowe sesje, podczas których Mistrzowie Projektu przechodzą przez biznesową symulację cyklu doskonalenia DMAIC. Inne programy mają tygodniowy program, w ramach którego Mistrzowie Projektu uczą się i wykorzystują podstawowe narzędzia Six Sigma, na których szkolą Pasów w trakcie cyklu życia projektu. Niezależnie od długości sesji, szkolenie Mistrzów Projektu przed rozpoczęciem projektów doskonalenia procesów jest czynnikiem krytycznym dla ogólnego sukcesu wysiłków organizacji w zakresie Six Sigma. Prowadzenie zespołu przez etapy doskonalenia lub projektowania procesów nie jest instynktowne. Wymaga przygotowania, szkolenia, komunikacji, a przede wszystkim – wykonania.
Wniosek: A Lot Is Required of a Champion
Mistrzowie projektów muszą zebrać i wyszkolić odpowiednich ludzi, mieć zaangażowane przywództwo z góry na dół, wybrać realne i owocne projekty oraz zintegrować metryki dla informacji zwrotnej z organizacją. Rola Mistrza Projektu wymaga determinacji, cierpliwości i perswazji. Powinien też zadbać o to, aby podczas realizacji projektu mieć trochę zabawy. Dobrzy Mistrzowie Projektów powinni dać swojemu zespołowi kopa, którego szybko nie zapomni, a następnie kontynuować motywację przez fazę Kontroli.