Microsoft Office 365 è dotato di un sacco di funzioni, ma il tuo account può essere modificato con vari add-on che offrono nuove funzionalità. Queste applicazioni possono aiutarvi a risparmiare tempo, sia rendendo alcuni processi più efficienti, mantenendovi sul compito o aiutandovi a comunicare con i membri del team più velocemente. Ecco i nostri componenti aggiuntivi preferiti di Office 365 (a volte chiamati add-in) che ti faranno fare il tuo lavoro migliore in tempo record.
Translator
Anche se la traduzione non è un compito quotidiano per te, la capacità di evidenziare il testo e tradurlo automaticamente da o verso quasi 50 lingue è semplicemente incredibile – e molto più semplice che tagliare e incollare il testo in un’app separata o un servizio online. L’add-on Translator si basa sul robusto servizio online Translator di Microsoft per le sue traduzioni. Puoi facilmente modificare le traduzioni suggerite prima di inserirle nel documento, e nel caso di più interpretazioni potenziali di un passaggio, tutte le versioni saranno visualizzate.
FindTime
Prevedere riunioni che funzionino per tutti può essere uno dei compiti più frustranti e lunghi in un ufficio. FindTime non può automatizzare completamente il processo, ma sicuramente vi salverà da un infinito avanti e indietro. Per prima cosa individua gli slot aperti nell’agenda di tutti i partecipanti, a quel punto è possibile selezionare diversi orari e metterli ai voti tra i partecipanti. Una volta che sono stati raccolti abbastanza voti per un orario specifico, la riunione è automaticamente programmata.
DocuSign for Outlook
DocuSign è una delle soluzioni di firma elettronica più popolari. Con questo componente aggiuntivo o la sua controparte Word, è possibile firmare in modo sicuro un documento da soli o inviarlo a un’altra persona per la sua firma. Avete anche la possibilità di salvare tutti i documenti firmati automaticamente su Microsoft OneDrive. Una prova gratuita di 10 giorni è disponibile per testare il servizio, e gli abbonamenti mensili partono da $10 al mese.
Pexels
Vuoi vestire quel rapporto o presentazione con belle immagini senza setacciare Google per un’ora? Pexels ti permette di cercare facilmente foto stock professionali e di inserirle immediatamente nel tuo documento. Le immagini sono tutte sotto licenza Creative Commons Zero, il che significa che puoi usarle per qualsiasi scopo legale senza bisogno di attribuzione. Puoi accelerare ulteriormente il processo usando la galleria di immagini popolari o salvare le tue preferite per un uso futuro.
Grammarly
Grammarly è uno strumento di correzione insuperabile che ti aiuterà a migliorare la tua scrittura, sia che si tratti di una semplice e-mail o di un rapporto completo. L’add-on Grammarly opera in Word e Outlook per rendere la tua scrittura più pulita e diretta con più di 250 controlli grammaticali e ortografici, suggerimenti di vocabolario e stile di scrittura, e anche un rilevatore di plagio. Grammarly Premium costa 11,66 dollari al mese se pagato annualmente.
Office Tab
Grazie ad ogni moderno browser web, siamo tutti cresciuti abituati alle interfacce a schede. Office Tab porta quel paradigma familiare a Word, PowerPoint ed Excel. Ad un livello di base, l’add-in permette di aprire più file all’interno della stessa finestra, ma la funzionalità va molto più in profondità. È possibile chiudere o salvare rapidamente tutti i documenti con un solo clic, o tutti tranne il documento attualmente attivo. Puoi fare alcune modifiche veloci, come rinominare un documento o salvarlo in una nuova cartella, cliccando con il tasto destro sulla scheda documenti nella barra delle applicazioni. Se stai andando a testa bassa su un singolo documento, puoi facilmente nascondere la barra delle applicazioni con una scorciatoia da tastiera e poi altrettanto velocemente riportarla indietro.
Teams
Costruito negli abbonamenti di Office 365 è un’applicazione chiamata Teams – un hub per i team per collaborare su varie applicazioni Office 365. Teams funziona come un messaggero istantaneo, una piattaforma di condivisione di file e uno strumento di collaborazione che permette ai membri di unirsi a documenti e fogli di calcolo per lavorare insieme e fare modifiche mentre si chatta e si lasciano note. È anche possibile utilizzare Teams per impostare istantaneamente chiamate e riunioni da più dispositivi. Offre 2GB di storage per utente e 10GB di storage condiviso. Si integra con oltre 140 app e servizi, come Evernote e Trello. C’è ora una versione gratuita di Microsoft Teams per le piccole imprese.
Boomerang
Questo add-on per la produttività e-mail ha diverse caratteristiche che espandono notevolmente le capacità di Outlook. Boomerang consente di pianificare le e-mail da inviare in un secondo momento. Permette anche di impostare promemoria per le e-mail quando non ricevono risposta, in modo da poterle seguire. Boomerang rende la programmazione delle riunioni meno complicata, permettendoti di fare la riunione e invitare gli altri con una sola e-mail.
Dictation
Esclusivo per gli abbonati a Office 365, Dictation è uno strumento speciale che non è esattamente un add-on. Microsoft lo ha attivato per aiutare coloro che non sono in grado di digitare o preferiscono dettare la loro scrittura. È possibile dettare in nove lingue, che vengono rilevate automaticamente per OneNote, Outlook, Word o PowerPoint. Basta colpire l’icona del microfono nell’app, aspettare che l’icona diventi rossa per indicare che sta ascoltando, e iniziare a parlare. Per inserire la punteggiatura, basta dire il nome del segno di punteggiatura.
Do Not Disturb
Outlook per Android ha una funzione esclusiva (anche questa non proprio un add-on) che potrebbe aiutare ad aumentare la vostra concentrazione e produttività. Gli abbonati a Office 365 su Android possono impostare periodi di tempo a tempo o programmati in cui le notifiche di e-mail e calendario saranno disattivate utilizzando la funzione Do Not Disturb. Per attivarla, apri Outlook, tocca l’icona ad hamburger in alto a sinistra, fai clic sull’icona della campana in alto a destra e seleziona gli orari in cui vuoi essere lasciato solo.
Matrice di priorità
Matrice di priorità utilizza quattro quadranti per aiutarti a concentrarti sulle priorità e sui progetti più importanti con Microsoft Outlook. Come add-in, ti permette di trasformare le tue e-mail in elementi di azione. Con Priority Matrix, sono finiti i giorni in cui si cercava di ricordare quali e-mail non si leggevano segnalandole; basta creare un’attività direttamente in Outlook, che verrà convertita in Priority Matrix.
Recupero e-mail
Abbiamo tutti fatto l’errore di cancellare accidentalmente un’e-mail che ci serviva. Questo non è più un problema con la funzione Email Recovery. È possibile utilizzare questo add-on per recuperare tutte le e-mail che avete cancellato. Il processo di recupero è semplice: Basta selezionare la cartella da cui si desidera recuperare le e-mail, che potrebbe essere la cartella Recoverable Items o Purges. La cosa bella di questo add-in è che può essere usato per cercare le email per certe parole chiave, dandoti accesso a informazioni come l’oggetto, il mittente, gli allegati e i destinatari.
Frasi modello
Trovi che ti vengono fatte molte delle stesse domande più e più volte da prospect, clienti o colleghi? L’add-in Frasi Template può farti risparmiare tempo attraverso la creazione di modelli personalizzati per rispondere a queste domande. È possibile creare un ampio assortimento di modelli con domande semplici o complesse, quindi consentire all’add-in di generare una varietà di parole chiave che è possibile inserire direttamente nelle vostre e-mail. Se non sei sicuro da dove cominciare, usa gli esempi di lettere commerciali dello strumento e gli esempi di frasi quotidiane.
Zoom Scheduler
Zoom Scheduler è disponibile sia su desktop che su mobile per rendere più facile la programmazione delle riunioni. Come suggerisce il suo sito web, è possibile pianificare e avviare riunioni istantanee di Zoom e sincronizzare gli orari liberi e occupati su Zoom Client. Sfortunatamente, Zoom Scheduler può funzionare solo sulla versione 3.5 o superiore su PC e macOS 10.14.1 o superiore – dovrai aggiornare i tuoi computer di conseguenza.
Pickit
Non devi essere un grafico per fare presentazioni attraenti. Pickit ti dà accesso a un numero illimitato di immagini, come foto con licenza (le immagini sono legali e conformi al 100%) e clip art. È quindi possibile estrarre le immagini necessarie a Microsoft Office dalla libreria di immagini facilmente accessibile.
PowerPoint Designer
Disponibile solo per gli abbonati a Office 365, PowerPoint Designer aiuta a creare diapositive impressionanti. Genera automaticamente una vasta gamma di design tra cui scegliere in vari colori, modelli e stili. Per accedervi, seleziona Design > Design Ideas. Assicurati di selezionare “esperienze collegate” per avere idee mentre crei le tue diapositive. Design Ideas selezionerà layout con blocchi di testo e immagini che potrai personalizzare. Rendi la tua presentazione pop con un grafico, un diagramma o una linea temporale che possono anche essere generati automaticamente. Finalizza la tua presentazione con una delle tante illustrazioni facilmente disponibili.
Mappe d’ufficio
Le carte geografiche sono usate in Excel per “confrontare valori e mostrare categorie attraverso regioni geografiche”. Usalo quando hai regioni geografiche nei tuoi dati, come paesi/regioni, stati, contee o codici postali”, secondo Microsoft. Se non sei sicuro da dove iniziare, come con PowerPoint Designer, visita il link qui sopra per scaricare esempi di grafici. I grafici possono essere creati con paesi, stati, contee, città, codici postali e altro. Per creare le mappe, basta inserire i dati di tua scelta.
Woodpecker
L’add-on Woodpecker si collega alla tua email di Office 365 per assisterti con i documenti legali che usi spesso, dandoti la funzionalità per crearli e riutilizzarli facilmente. Standardizzando e automatizzando tutti i documenti che usi spesso, risparmierai tempo ed errori nella preparazione dei documenti legali. Puoi facilmente condividere e collaborare su questi documenti con il tuo team e personalizzare campi importanti come nome, indirizzo e numero di telefono. Tieni traccia delle impostazioni dei tuoi documenti con un account Woodpecker sicuro. Il sito web di Woodpecker offre istruzioni passo dopo passo su come aggiungere e utilizzare questo add-on; la configurazione dovrebbe richiedere solo pochi minuti.
Andreas Rivera ha contribuito al reporting e alla scrittura di questo articolo.