Le cartelle di lavoro Excel sono note per diventare dolorosamente lente e pesanti quando vi si aggiungono più dati/formule/immagini.
A volte, è facile sbarazzarsi della ciccia extra e mantenere le dimensioni del file Excel sotto controllo, e a volte, non lo è.
E poiché Excel non è uno strumento basato sul web, la maggior parte di noi lavora e collabora inviando file Excel via e-mail. E un grande file Excel che pesa 50 MB può essere difficile da condividere con i vostri colleghi/clienti.
Nel mio ultimo lavoro, usavamo il client di posta Lotus Notes, che è lento come una lumaca, e l’invio di pesanti file Excel era una tortura.
Anche se non c’è un modo magico per ridurre le dimensioni di una cartella di lavoro Excel, ci sono alcune tecniche che puoi usare per ridurre un po’ di ciccia.
Questo tutorial copre:
Suggerimenti per ridurre le dimensioni dei file Excel
Di seguito sono riportate le tecniche che puoi usare per ridurre le dimensioni dei file della tua cartella di lavoro Excel.
Per ogni consiglio, ho fatto alcuni test e ho aggiunto le istantanee per mostrarvi l’impatto sulla dimensione del file. I risultati che otterrete varieranno a seconda dei vostri dati e file.
In base alla vostra cartella di lavoro, potete usare uno o più di questi suggerimenti.
Rimuovere i fogli di lavoro/dati inutili
Le soluzioni migliori sono spesso quelle più semplici.
E questa tecnica è più di buon senso e meno di qualche mago di Excel.
Se hai una cartella di lavoro Excel che ha alcuni fogli di lavoro che non sono necessari (e non vengono utilizzati in nessuna formula), vedi se puoi liberartene.
Questo ha una correlazione diretta con la dimensione del file Excel. Quindi, non appena elimini alcuni dei fogli di lavoro e salvi la cartella di lavoro, vedrai immediatamente una riduzione delle dimensioni del file.
Risultati del test:
Ho creato un file Excel con 10 fogli di lavoro dove ogni foglio di lavoro ha 2. 6 milioni di punti dati (26 colonne con 2.6 milioni di punti).6 milioni di punti dati (26 colonne con 100.000 punti dati in ogni colonna).
La dimensione risultante di questa cartella di lavoro è di 143 MB (e ci vuole un bel po’ di tempo per salvare e aprire).
Ora quando ho eliminato cinque fogli, la dimensione si è ridotta della metà (duh).
Come puoi vedere, i dati che hai il tuo foglio di lavoro hanno una correlazione diretta con la dimensione del file.
Convertire in formato binario (XLSB)
Sai che semplicemente salvando un file Excel nel formato XLSB puoi ridurre la dimensione del file?
Sì, è vero.
Tutto quello che devi fare è, mentre salvi una cartella di lavoro, usare il formato .xlsb.
Questi sono i passi per farlo:
- Clicca sulla scheda File.
- Clicca su Salva come.
- Clicca su Sfoglia.
- Nella finestra di dialogo Salva con nome, cambia il tipo di file in Cartella di lavoro binaria Excel (.xlsb)
Risultati del test
Ho avuto una cartella di lavoro Excel che occupava 14,6 MB di spazio.
Dopo aver convertito lo stesso file nel formato XLSB, sono stato in grado di ridurre le dimensioni a 10,4 MB (una riduzione delle dimensioni di ~28%).
Cos’è XLSB?
Quando salvi un file Excel (.xlsx o .xlsm), viene salvato nel formato XML.
Per esempio, se cambio l’estensione del file XLSX in ZIP e poi lo apro, ecco cosa ottengo.
E se vado ulteriormente nella cartella ‘xl’ e poi vado nella cartella worksheet, mi mostra i fogli di lavoro in quella cartella (e questi fogli di lavoro sono salvati come documento XML).
Ora facciamo lo stesso con un file XLSB.
Così cambio prima l’estensione del file in ZIP, poi lo apro e individuo il foglio1. Ecco cosa si ottiene:
Si noterà che sia XLSX che XLSB salvano il foglio di lavoro in un formato diverso.
XLSX/XLSM lo salva come file XML e XLSB lo salva come file binario (.bin).
E senza diventare troppo tecnici, i file XML sono di grandi dimensioni rispetto a un file binario.
Quindi quando si salva la cartella di lavoro Excel nel formato XLSB, la dimensione del file viene ridotta. Nel nostro esempio precedente, la riduzione delle dimensioni è stata di ~30%.
XLSB Vs XLSX/XLSM
Quando si tratta di usare il formato XLSB, la riduzione delle dimensioni è un enorme vantaggio. Ma bisogna essere un po’ cauti quando si lavora con il formato XLSB.
Svantaggi del formato XLSB:
- Riduce la dimensione del file Excel. Questo può essere utile quando avete file di grandi dimensioni e volete condividerli via e-mail. Puoi ridurre rapidamente le dimensioni salvando in XLSB.
- I file XLSB tendono ad aprirsi e salvarsi più velocemente del file XML. Sulla base dei limitati test che ho fatto, i file XLSB si aprivano e salvavano il 25%-50% più velocemente. Questa differenza si nota solo nei grandi file Excel. Con i file più piccoli, sia XLSB che XLSX sono veloci.
Mentre XLSB sembra ottimo, ci sono alcune ragioni per cui dovresti usare i file XLSX/XLSM:
- Con il formato XLSB, non hai modo di sapere se ha una macro o no. Questo lo rende più rischioso in quanto qualcuno può usarlo per eseguire codice dannoso.
- I file XLSB sono codificati in formato proprietario bin mentre XML è un formato di file leggibile open-source. Questo significa che se stai usando strumenti di terze parti con Excel, è meglio usare il formato XML.
- Power Query non può leggere i dati da un file XLSB. Quindi se usate Power Query, è meglio avere i vostri dati nei formati XLSX/XLSM.
Come regola generale, se la dimensione del vostro file è piccola (meno di 5 MB), è meglio attenersi ai formati XLSX/XLSM.
In base a quello che ho sentito dalla gente e letto su molti forum, molte persone preferiscono usare XLSB come formato di file quando si tratta di usare Excel.
Qui c’è un buon articolo su come capire il formato XLSB.
Rimuovere le formule non necessarie
Troppe formule gonfieranno la dimensione del file della cartella di lavoro.
Quindi se hai un set di dati che ti serve, ma non hai bisogno delle formule in esso, è meglio convertire queste formule in valori.
Questi sono i passi per convertire velocemente le formule in valori in Excel:
- Seleziona l’intero foglio di lavoro/dataset.
- Premi il tasto F5.
- Nella finestra di dialogo Vai a, fare clic su ‘Speciale’.
- Nella finestra di dialogo Vai a Speciale, selezionare Formule.
- fare clic su OK.
I passaggi precedenti selezionano tutte le celle che contengono una formula.
Ora usate i passaggi seguenti per convertire queste formule in valori:
- Copia le celle selezionate (control + C)
- Clicca sulla scheda Home.
- Nel gruppo Appunti, cliccare su Incolla.
- Clicca sull’icona Incolla valore.
I passi sopra indicati convertiranno tutte le celle con formule in valori.
Risultati del test
Ho creato un file Excel con 2,7 milioni di punti dati (1048576*26) e poi ho aggiunto tre colonne con formule (SUM, COUNT e AVERAGE).
Poi ho convertito queste formule in valori e salvato il file con un nome diverso.
Di seguito il risultato:
Il file senza formule è ~8% meno grande (e si noti che avevo solo 3 colonne di formule).
Nel caso in cui abbiate molte formule, queste possono aumentare le dimensioni.
Comprimi le immagini (prima e dopo il caricamento)
Se lavori con file Excel che contengono immagini, devi ottimizzare queste immagini e assicurarti che le dimensioni siano inferiori.
Il problema con le immagini è che quando le comprimi, c’è anche una riduzione della qualità, che potresti non volere.
Quando lavori con le immagini, il modo migliore per mantenere basse le dimensioni del tuo file Excel è comprimere le immagini prima di inserirle in Excel.
Un buon strumento online per fare questo è TinyPNG (o puoi usare Photoshop o qualsiasi altro strumento simile).
È uno strumento gratuito che può ridurre la dimensione di un’immagine fino al 90% e mantiene ancora una qualità decente dell’immagine.
Di seguito è riportato lo screenshot in cui sono stato in grado di comprimere un’immagine di 3,9 MB a 331 KB con una perdita minima di qualità.
Una volta caricate queste immagini compresse in Excel, è possibile comprimerle ulteriormente utilizzando l’opzione integrata in Excel.
Questi sono i passi per comprimere un’immagine in Excel:
- Selezionate l’immagine che volete comprimere.
- Cliccate sulla scheda Picture Tools Format. Questa è una scheda contestuale che appare solo quando si clicca su un’immagine.
- Nel gruppo Regola, clicca sull’opzione ‘Comprimi immagine’.
- Nella finestra di dialogo Comprimi immagini:
- Deselezionare ‘Applica solo a questa immagine’ se si desidera comprimere tutte le immagini nella cartella di lavoro.
- Selezionare Email (96 ppi) per la massima compressione.
- Clicca OK.
- Salva il file.
Questo comprimerà tutte le immagini e ti aiuterà a ridurre la dimensione del file della tua cartella di lavoro Excel.
Risultati del test:
Ho usato l’opzione compress imge in Excel usando un’immagine.
Di seguito i risultati:
Utilizzando l’opzione comprimi immagine, le dimensioni del file si sono ridotte da 445 KB a 43 KB (~90% riduzione delle dimensioni del file).
Questo dipende anche dall’immagine. Un’immagine già compressa potrebbe non portare ad un’enorme riduzione delle dimensioni.
Rimuovi la cache Pivot per risparmiare spazio
Se lavori con le tabelle Pivot e lotti con grandi file Excel, conoscere la cache Pivot può essere utile.
Quando si crea una tabella pivot usando un set di dati, Excel crea automaticamente la cache Pivot.
La cache Pivot è un oggetto che contiene una replica dell’origine dati.
Anche se non si può vedere, fa parte della cartella di lavoro ed è collegata alla tabella Pivot. Quando fate delle modifiche nella tabella pivot, essa non usa l’origine dati, ma piuttosto la cache pivot.
Mentre voi pensate di essere collegati direttamente ai dati di origine, in realtà, voi accedete alla cache pivot (e non ai dati di origine) quando fate delle modifiche nella tabella pivot.
Ora, dato che state creando una replica del set di dati, ci vuole un po’ di spazio.
Quindi, non appena create una tabella pivot, noterete che le dimensioni del file Excel aumentano.
Nell’esempio precedente, appena aggiungo la tabella Pivot, la dimensione del file aumenta di due volte.
Ora, ci sono due modi per ridurre le dimensioni del file quando si lavora con le tabelle Pivot.
- Mantenere i dati sorgente ed eliminare la Cache Pivot
- Mantenere la Cache Pivot ed eliminare i dati sorgente
Guardiamo entrambe queste tecniche.
Mantenere i dati di origine e cancellare la cache Pivot
Quando avete finito con la tabella Pivot e la state salvando, potete forzare Excel a salvare solo i dati di origine e la risultante tabella Pivot, e non la cache Pivot.
Fare questo renderà il vostro file Excel più leggero, e avrete un modo per ricreare la cache Pivot quando ne avrete bisogno la prossima volta.
Di seguito la differenza di dimensione quando si salva un file Excel con e senza la cache Pivot.
Questi sono i passi per NON salvare la cache Pivot:
- Selezionare una cella qualsiasi nella tabella Pivot.
- Clicca sulla scheda Analizza.
- Clicca sull’icona ‘Opzioni’ della tabella Pivot.
- Nella finestra di dialogo Opzioni tabella pivot, fare clic sulla scheda Dati.
- Nelle opzioni Dati tabella pivot, deselezionare ‘Salva dati sorgente con file’. Questa opzione assicura che la cache della tabella Pivot non venga salvata quando si salva la cartella di lavoro (e aiuta a ridurre le dimensioni del file Excel).
- Selezionare l’opzione – ‘Aggiorna dati all’apertura del file’. Questa opzione assicura che non appena si apre la cartella di lavoro, la tabella pivot viene aggiornata e la cache pivot viene generata automaticamente. Se non spuntate questa opzione, dovrete aggiornare manualmente la tabella Pivot per generare la Cache Pivot.
- Fate clic su OK.
Ora quando salvate il file con la tabella Pivot, noterete una dimensione ridotta del file.
Mantenete la Cache Pivot e cancellate i dati sorgente
Un altro modo per ridurre la dimensione del file Excel è quello di cancellare i dati sorgente di una tabella Pivot e mantenere solo la Cache Pivot.
Questo funziona come una cache Pivot è un’immagine speculare dei vostri dati e non si accede ai dati di origine quando si apportano modifiche alla tabella Pivot, invece, si usa la cache Pivot.
Di seguito ci sono i risultati quando ho salvato il file Excel senza i dati di origine.
Per fare questo, cancella semplicemente i dati (o eliminando i dati o il foglio di lavoro che li contiene).
Quando vuoi recuperare i dati di origine, fai doppio clic sulla cella ‘Grand Total’ della tabella Pivot e genererà istantaneamente l’intera serie di dati in un nuovo foglio di lavoro.
Comprimere il file (ZIP IT)
Questa è una cosa che puoi fare fuori dall’applicazione Excel.
Quando zippi un file Excel, vedrai una riduzione delle dimensioni di circa il 10-15% immediatamente.
Puoi poi condividere questo file zippato via email, e la persona che lo riceve può decomprimere il file e usare la cartella di lavoro Excel.
Questi sono i passi per zippare un file Excel (per Windows):
- Clicca con il tasto destro sul file Excel
- Passa il cursore sull’opzione Invia a.
- Clicca sull’opzione ‘Cartella compressa (zippata)’.
Questo creerà un file zippato per la cartella di lavoro Excel selezionata.
Si noterà anche una riduzione delle dimensioni del file (come mostrato sotto).
Risultati del test
Con questa tecnica, sono riuscito a ridurre le dimensioni del file della cartella di lavoro Excel dell’8%.
Questa tecnica funziona meglio per i file che sono nell’intervallo 20-50 MB. Man mano che la dimensione del file aumenta, la percentuale di riduzione non è molto alta.
Rimuovere la formattazione dei dati
La formattazione dei dati come l’applicazione di un colore di sfondo, o l’aggiunta di bordi, o il cambiamento dello stile del carattere possono tutti aggiungere alla dimensione del file.
Anche se, in base ai miei test, ho notato che non ha un impatto enorme.
Di seguito sono riportate le dimensioni di due cartelle di lavoro Excel, una con 2,6 milioni di punti dati (in un foglio di lavoro), e l’altra con gli stessi dati ma la formattazione applicata (colore della cella, bordo e corsivo).
Risultati del test
Puoi vedere che la differenza tra i due file non è così grande (anche se ha un impatto quando hai molti dati).
Il file con i dati è di 14.6 MB e il file con i dati e la formattazione è di 14,9 MB.
Quindi, se vuoi ridurre la dimensione del file della tua cartella di lavoro Excel, puoi cercare la formattazione che non ti serve. Rimuovendola si può risparmiare un po’ di spazio su disco.
Questi sono i passi per rimuovere istantaneamente tutta la formattazione, mantenendo i dati intatti:
- Seleziona l’intero set di dati (da cui vuoi rimuovere la formattazione).
- Clicca sulla scheda Home.
- Nel gruppo Modifica, cliccate su ‘Cancella’.
- Clicca su ‘Cancella formati’.
- Salva la cartella di lavoro.
Rimuovere la formattazione condizionale
Proprio come la normale formattazione dei dati, anche la formattazione condizionale si aggiunge alla dimensione del file.
Tuttavia, in base ai miei test, ho notato che la differenza è minore (a meno che non si abbiano più regole applicate a più fogli con enormi set di dati).
Nonostante, è una buona idea rimuovere la formattazione condizionale da qualsiasi set di dati in cui non è necessaria.
A parte la dimensione, c’è un’altra buona ragione per rimuovere la formattazione condizionale – la velocità.
La formattazione condizionale è volatile e ogni volta che c’è un cambiamento nel foglio di lavoro, viene ricalcolata. Questo può portare a una cartella di lavoro più lenta.
Risultati del test
Ho creato un file con 27,2 milioni di punti dati e vi ho applicato 5 regole di formattazione condizionale.
La differenza nella dimensione sembra essere solo pochi KB.
Also Read: Tips to Make Slow Excel Spreadsheets Fast
Consigli per migliorare le prestazioni di Excel
Mentre i metodi di cui sopra vi aiuteranno a ridurre la dimensione del file Excel, ecco alcuni consigli aggiuntivi per migliorare le prestazioni delle cartelle di lavoro Excel:
- Evitate di usare formule volatili. Oltre ad aumentare la dimensione del file, le formule volatili rendono anche le cartelle di lavoro lente. Esempi di funzioni volatili includono RAND, TODAY, OFFSET, INDIRECT, ecc.
- Se hai bisogno di creare riassunti di un grande set di dati, invece di usare formule, vedi se puoi usare una tabella Pivot. Una tabella Pivot è veloce e molto intuitiva rispetto alle formule.
- Se estrai dati da più fonti o combini dati da più file, usa Power Query per ottenere e trasformare i dati. È possibile salvare i dati come una connessione Power Query invece di tenerli nel foglio di lavoro. Puoi facilmente creare Pivot Table usando le connessioni create usando Power Query.
- Converti i tuoi dati tabulari in una tabella Excel e usa la tabella Excel nelle formule. Rende la tua cartella di lavoro più veloce e le formule create utilizzando i riferimenti strutturati della tabella di Excel sono più facili da gestire (poiché questi sono più intuitivi).
- Evitare di fare riferimento all’intera riga o colonna in una formula. Questo aiuterà le tue formule ad essere più efficienti.
- Se hai molte formule nella tua cartella di lavoro, disattiva il calcolo automatico e passa al calcolo manuale. Facendo questo, ogni volta che c’è un cambiamento nei fogli di lavoro, le formule non saranno ricalcolate. Puoi fare questa modifica andando nella scheda Formula e cambiando le ‘Opzioni di calcolo’.
Spero che il metodo e i suggerimenti di questo tutorial ti siano utili.