Se devi guidare come parte del tuo lavoro, potresti essere qualificato per dedurre i costi sulla tua dichiarazione dei redditi federale. Se hai i requisiti, preparati a documentare i tuoi viaggi come prova di supporto nel caso in cui le tue tasse vengano controllate.
1. Assicurati di avere i requisiti per la deduzione chilometrica
Un contribuente può prendere la deduzione chilometrica per i viaggi dall’ufficio a un luogo di lavoro, dall’ufficio a un secondo luogo di lavoro, o per guidare per commissioni legate al lavoro.
Punti chiave
- Ci sono due metodi per richiedere la deduzione chilometrica.
- Per usare la deduzione standard, devi tenere un registro delle miglia che percorri per lavoro.
- Per usare il metodo delle spese effettive, devi salvare tutte le ricevute delle spese relative alla guida per lavoro.
2. Determinare il tuo metodo di calcolo
Un contribuente può scegliere tra due metodi di contabilizzazione dell’importo della deduzione chilometrica:
- La deduzione chilometrica standard richiede solo che tu mantenga un registro dei chilometri qualificati percorsi. Per l’anno fiscale 2019, il tasso è di 58 centesimi per miglio. Il tasso per l’anno fiscale 2021 è di 56 centesimi (da 57,5 centesimi nel 2020).
- La deduzione per le spese effettive del veicolo richiede che tu conservi tutte le ricevute e altra documentazione relativa ai costi di guida.
3. Registra il tuo contachilometri all’inizio dell’anno fiscale
L’Internal Revenue Service (IRS) richiede al contribuente di riportare il totale delle miglia percorse dal veicolo nell’anno fiscale. La cifra del chilometraggio totale sarà riportata sul modulo 2106. Pertanto, un contribuente dovrebbe registrare il contachilometri del veicolo all’inizio dell’anno fiscale.
56 centesimi per miglio
è la deduzione chilometrica standard per il 2021.
Se il veicolo viene acquistato durante l’anno e non è nuovo, allora registrate la lettura del contachilometri dal primo giorno in cui viene utilizzato.
4. Mantenere il registro di guida (se necessario)
Se scegliete la deduzione chilometrica standard, dovete tenere un registro delle miglia percorse. L’IRS è abbastanza specifico su questo punto:
- All’inizio di ogni viaggio, il contribuente deve registrare la lettura del contachilometri ed elencare lo scopo, il luogo di partenza, il luogo di arrivo e la data del viaggio.
- Alla conclusione del viaggio, il contachilometri finale deve essere registrato e poi sottratto dalla lettura iniziale per trovare il chilometraggio totale del viaggio.
Questo registro deve essere tenuto regolarmente. L’IRS non si cura delle cifre approssimative.
5. Mantenere il registro delle ricevute (se necessario)
Se si sceglie la deduzione delle spese effettive, il registro del chilometraggio non è necessario. Invece, conservate le copie delle ricevute e della documentazione pertinente. Ogni documento deve includere la data, l’importo in dollari del servizio o della prestazione acquistata, e la descrizione del prodotto o servizio necessario.
6. Registrare il contachilometri alla fine dell’anno fiscale
Alla fine dell’anno fiscale, il contribuente dovrebbe registrare la lettura del contachilometri finale. Questa cifra è usata insieme alla lettura del contachilometri all’inizio dell’anno per calcolare il totale delle miglia percorse nell’auto per l’anno. L’informazione, inclusa la percentuale di miglia percorse per motivi di lavoro, è richiesta sul modulo 2106.
7. Registrare il chilometraggio sulla dichiarazione dei redditi
Quando si completano le dichiarazioni dei redditi, si elencherà la quantità totale di miglia percorse sul modulo 2106, linea 12. Questa cifra è calcolata dalla tariffa chilometrica standard per l’anno per determinare l’importo deducibile in dollari.
Se state usando il metodo delle spese effettive, dovrete organizzare le ricevute delle spese in gruppi che includono benzina, olio, riparazioni, assicurazione, noleggio di veicoli e svalutazione.
8. Conservare la documentazione
È necessario conservare la documentazione relativa a una deduzione chilometrica per almeno tre anni.
Se la documentazione viene richiesta dall’IRS per comprovare la deduzione chilometrica, il contribuente dovrebbe fare una copia delle registrazioni e archiviarne una copia personale.
Per mantenere tutto in ordine, creare un nuovo registro per ogni anno fiscale.