Come usare un registratore di cassa touch screen (guida di 6 minuti)

Sia che tu sia un nuovo imprenditore che non ha mai usato un registratore di cassa prima, sia che tu sia un esperto che ha usato solo un registratore di cassa elettronico tradizionale, entrare nel mondo dei registratori di cassa touchscreen può creare un po’ di confusione.

Ma credici, ne vale la pena. Se investite un po’ di tempo ora per capire veramente come funziona il vostro nuovo registro, raccoglierete i frutti lungo la linea con una maggiore velocità di transazione, una più accurata tracciabilità dei dipendenti, una gestione semplificata dell’inventario e una profonda conoscenza delle prestazioni finanziarie del vostro business.

Per aiutarti a prendere velocità con il tuo nuovo registro, in modo che la tua piccola impresa possa vedere questi benefici il prima possibile, abbiamo messo insieme questa guida che ti mostrerà esattamente come usare un registratore di cassa touch screen.

Iniziamo.

Imposta il tuo sistema

La prima cosa che vorrai fare è impostare il tuo nuovo registro di cassa touch screen. Questo è anche il punto di questa guida in cui vogliamo chiarire un dettaglio. Le industrie della vendita al dettaglio, della ristorazione e dei pagamenti si riferiscono tipicamente ai registratori di cassa touch screen come sistemi POS (point of sale). Per mantenere la coerenza con questi settori, faremo lo stesso.

Se hai deciso di acquistare un moderno sistema POS che funziona su un iPad o tablet Android, allora il processo di configurazione dovrebbe essere abbastanza semplice. Dovrai collegare il tuo dispositivo alla corrente, accenderlo e scaricare l’applicazione di registro del tuo sistema dall’App Store o dal Google Play Store. È anche possibile che l’applicazione di registro sia stata precaricata sul tuo tablet.

Prima di iniziare a usare il tuo registro, dovrai accedere all’applicazione di back-office del tuo sistema e impostare il resto del tuo sistema di punti vendita. Questo software di back-office è dove aggiungerai l’inventario, configurerai le aliquote fiscali, aggiungerai nuovi dipendenti, rivedrai i rapporti e in generale gestirai il tuo business. Nei sistemi più moderni, questa applicazione è tipicamente accessibile con un browser web su un computer portatile o desktop.

Quando il lato software del tuo sistema è pronto ad andare, e il tuo registro tablet funziona, la prossima cosa da fare è impostare le periferiche hardware. Per la maggior parte delle aziende, questo includerà un cassetto per i contanti, un lettore di carte di credito e una stampante di ricevute come minimo. Se gestisci un’attività di vendita al dettaglio, potresti anche avere uno scanner di codici a barre. Se sei un droghiere o vendi articoli a peso, potresti anche avere una bilancia che si collega al tuo sistema.

In genere questi dispositivi si collegano al tuo dispositivo con un cavo o in modalità wireless tramite Bluetooth. Prima di aprire le porte, ti consigliamo di eseguire alcune transazioni di prova per assicurarti che tutto il tuo hardware e software funzioni correttamente.

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Eseguire le transazioni

Con il sistema impostato e le porte aperte, la prossima cosa da fare è eseguire una transazione dal vivo. Prima di poterlo fare, avrai bisogno di accedere all’app del registro sul tuo tablet. Di solito questo comporta l’inserimento di un codice PIN. Questo ti permette di collegare tutte le transazioni e i dati associati (vendite, resi, sconti) al tuo account. Questo è uno strumento utile per aiutarvi a gestire i vostri dipendenti, specialmente se volete una registrazione dell’attività di registro di ogni dipendente.

Fatto questo, siete pronti per eseguire le transazioni. Per eseguire una transazione, il primo passo è quello di inserire l’articolo che il cliente sta comprando nel registro. Lo si può fare in diversi modi. Il modo più semplice e veloce è la scansione del codice a barre o UPC con uno scanner di codici a barre. Tuttavia, se non ne hai uno, o se gestisci un ristorante (una situazione in cui uno scanner non avrebbe senso), dovrai cercare l’articolo con i pulsanti sullo schermo o cercarlo usando la tastiera sullo schermo.

Una volta che hai aggiunto l’articolo, o gli articoli, alla transazione, ci sono solo pochi altri passi rimasti. Vorrai applicare qualsiasi sconto che potrebbe essere valido alla transazione del cliente, e poi selezionare il tipo di offerta del cliente e raccogliere il pagamento. Alcuni tipi di offerte comuni includono contanti, debito, credito o pagamenti tramite smartphone come Apple Pay.

Se il cliente ha pagato in contanti, dovrai restituirgli il resto che gli spetta, e per tutti i tipi di offerte, chiedigli se e come vuole ricevere la ricevuta. Con la maggior parte dei sistemi POS moderni, sarete in grado di stampare o inviare al cliente la ricevuta via e-mail.

Se il cliente seleziona l’opzione e-mail, dovrete cercarlo nel database clienti del vostro sistema. Se è un nuovo cliente, dovrai aggiungerlo, raccogliendo il suo indirizzo e-mail. Questo è un passo importante perché puoi aggiungere il cliente alla tua lista di email marketing e inviargli promozioni e altre email di marketing progettate per indurlo a comprare di nuovo da te.

Se il cliente decide di fare il check-out con una carta di credito o di debito, dovrai strisciarla o inserirla nel tuo lettore se è una carta abilitata EMV. Il processo è simile per eseguire transazioni con lo smartphone. Normalmente il cliente terrà il suo telefono sopra il vostro lettore e autenticherà la transazione con il lettore di impronte digitali del suo telefono o con un codice PIN. Da lì, vorrai seguire lo stesso processo di ricezione che faresti con una transazione in contanti.

Chiudere il tuo turno

Dopo una giornata intensa passata a eseguire transazioni per i clienti, ci sono alcune cose che vorrai fare prima di spegnere le luci e andare a casa per la notte. Tutto inizia con la chiusura del tuo turno. Normalmente questo è un processo rapido. Basta navigare attraverso l’interfaccia della tua app del registro finché non trovi il pulsante giusto. Toccalo e inizierai il processo di chiusura del tuo turno.

Sulla maggior parte dei sistemi POS moderni, la chiusura di un turno richiederà di inserire l’importo del contante rimanente nel cassetto della cassa. Questo assicura una registrazione accurata giorno per giorno. Una volta inserito l’importo in contanti nell’app del registro, vai avanti e chiudi il turno.

Da qui vorrai stampare un rapporto Z. Questo rapporto ti dà un riassunto dell’intero turno. Ti farà anche sapere se l’importo del cassetto che hai appena inserito è superiore o inferiore all’importo previsto. Se hai meno contanti del previsto, potrebbe essere un segno che hai un problema di furto da parte dei dipendenti, quindi è sicuramente qualcosa che consigliamo di controllare.

Oltre all’importo di apertura e chiusura del registro, il rapporto Z ti mostrerà altre informazioni di alto livello che ti aiuteranno a capire l’attività del giorno. Ecco alcuni esempi:

• Vendite per Gara – il totale delle vendite del giorno suddiviso per tipi di gara come contanti e credito.
• Resi – il totale dei resi del giorno suddiviso per tipi di gara come contanti e credito.
• Sconti – il totale degli sconti del giorno suddiviso per tipi di offerte come contanti e credito.
• Gocce – la quantità di contanti rimossi dal registro per essere depositati in una cassaforte o in banca.
• Pay Ins – la quantità di contanti che hai aggiunto al cassetto durante il giorno (es, hai aggiunto un rotolo di quarti di dollaro per il resto).

Una volta che hai stampato il tuo Z Report, l’ultima cosa che vorrai fare è timbrare fuori dall’applicazione del registro per finire il tuo turno del giorno. È ora di tornare a casa per un po’ di meritato riposo e relax.

Ecco tutto quello che c’è da sapere su come usare un registro touch screen, altrimenti noto come sistema di punti vendita. Se sei sul mercato per un sistema POS e ne stai cercando uno che racchiuda potenti funzioni in un pacchetto facile da usare e conveniente, scopri di più su ShopKeep, il sistema POS numero 1.