A prescindere dal campo o dal tipo di business, la comunicazione gioca un ruolo fondamentale nel funzionamento di successo di ogni organizzazione. Il modo in cui le idee e le informazioni sono diffuse all’interno di un’organizzazione determina il tipo di modelli di comunicazione specifici utilizzati in quell’organizzazione. Anche se le informazioni e i dati possono essere comunicati verbalmente o per iscritto, ma in base al loro tipo, ogni organizzazione ha due canali di comunicazione separati – formale e informale. Questo articolo esamina i significati della comunicazione formale e informale e spiega come i due canali di comunicazione differiscono l’uno dall’altro.
Definizioni e significato
Comunicazione formale:
Il tipo di comunicazione in cui i percorsi di circolazione delle informazioni e dei dati all’interno di un’organizzazione sono predefiniti e seguono una specifica burocrazia è noto come comunicazione formale. Questi sono canali ufficiali di comunicazione stabiliti in un’organizzazione e sono importanti da seguire ad ogni livello di gerarchia.
Le organizzazioni di solito dipendono da questo tipo di comunicazione nello svolgimento delle sue funzioni e attività di base. Alcuni esempi di comunicazione formale includono i verbali delle riunioni, i fogli di presenza programmati, i fogli di presenza, le e-mail del portale aziendale ecc.
Comunicazione informale:
Il tipo di comunicazione che scorre liberamente e senza alcuna regola o regolamento predefinito all’interno di un’organizzazione è conosciuta come comunicazione informale. In uno stabilimento, questo tipo di canali di comunicazione non segue alcuna procedura fissa e può fluire in qualsiasi direzione. E’ anche conosciuta come comunicazione di gruppo.
Comunicazione da pari a pari, comunicazione verbale sui ruoli lavorativi e la cultura dell’azienda tra i dipendenti, messaggi di testo, gerghi culturali ecc. sono alcuni esempi di comunicazione informale.
Differenza tra comunicazione formale e informale
I principali punti di differenza tra comunicazione formale e informale sono elencati di seguito:
Significato:
I canali di comunicazione formali sono quei canali che sono specificamente progettati per aprire le vie del flusso di informazioni in un’organizzazione. Di solito, questi canali di comunicazione sono inclusi nelle descrizioni delle mansioni dei singoli impiegati e nelle procedure standard generali di un’azienda. La direzione è responsabile dell’implementazione tempestiva e accurata dei canali di comunicazione formali per il buon funzionamento della sua organizzazione. Anche se i canali di comunicazione informali esistono in ogni organizzazione, non sono usati ufficialmente. Servono come mezzo per gli impiegati per soddisfare i loro bisogni sociali, emotivi e personali.
Attività operative:
I canali di comunicazione formali sono sviluppati per regolare le attività operative quotidiane di un business. Le aziende più grandi reclutano ufficiali o personale speciale per la dispersione efficiente e tempestiva delle informazioni in tutte le direzioni dell’organizzazione, incluso top-to-bottom e bottom-to-top. D’altra parte, i canali di comunicazione informali non sono ufficiali e non sono direttamente collegati alle attività quotidiane del business, tuttavia gli impiegati di un’organizzazione possono usare questi canali per eseguire i loro compiti quotidiani insieme ai canali di comunicazione formali.
Processo decisionale:
La direzione di un’azienda usa per lo più canali di comunicazione formali nel loro processo decisionale. Questo non solo diminuisce la probabilità di errori, ma fa sì che le decisioni del management siano basate su informazioni accurate interne o esterne. Poiché queste decisioni hanno un impatto diretto sulla performance di un’organizzazione a diversi livelli, non si può fare affidamento sulla comunicazione informale per il processo decisionale. Tuttavia, gli alti dirigenti possono usare la comunicazione informale per rivolgersi agli impiegati di livello operativo per trasmettere un messaggio ad hoc.
Affidabilità:
I canali di comunicazione informali sono usati nelle attività quotidiane di un’organizzazione. Le fonti di estrazione delle informazioni utilizzate per questi canali sono più affidabili e degne di fiducia rispetto ai canali di comunicazione informali. Inoltre, i canali di comunicazione formale sono per lo più presenti in forma scritta e documentata e quindi possono essere utilizzati come prova per rintracciare la persona giusta per la sua responsabilità. D’altra parte, i canali di comunicazione informali sono per lo più verbali ed è spesso difficile risalire alla loro fonte primaria.
Tempo:
Come i canali di comunicazione formale seguono un approccio sistematico, sono per lo più dispendiosi in termini di tempo rispetto ai canali informali. Questo perché i canali di comunicazione formali sono adeguatamente attestati dal personale pertinente e passano attraverso un adeguato controllo e bilanciamento prima di essere rilasciati alla persona desiderata. La comunicazione informale si diffonde più velocemente perché può essere iniziata a qualsiasi livello dell’organizzazione e non passa attraverso nessun sistema di controllo.
Comunicazione formale vs informale – confronto tabellare
Un confronto tabellare della comunicazione formale e informale è presentato qui sotto:
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| Idea di base | ||||
| I canali di comunicazione formale sono ordinati e benstrutturati. | I canali di comunicazione informali sono disordinati e possono fluire in qualsiasi direzione. | |||
| Attività operative | ||||
| Sono direttamente collegate alle attività operative di un business. | Queste non sono direttamente collegate alle attività operative di un’azienda, tuttavia i dipendenti possono utilizzarle per svolgere i loro compiti quotidiani. | |||
| Processo decisionale | ||||
| I canali di comunicazione formali influiscono direttamente sul processo decisionale della direzione di un’azienda. | Il management non fa uso dei canali di comunicazione informali mentre prende decisioni strategiche per il business. | |||
| Affidabilità | ||||
| La comunicazione formale è più affidabile di quella informale. | La comunicazione informale non è affidabile e può consistere in voci e pettegolezzi sul posto di lavoro. | |||
| Richiede tempo | ||||
| Richiede tempo ed è di natura regolare. | Si diffonde velocemente ed è di natura irregolare. | |||
Conclusione – comunicazione formale vs informale
Ogni organizzazione ha i suoi canali di comunicazione formale, tuttavia i canali di comunicazione informale sono sempre presenti e sono per lo più utilizzati dagli impiegati a livello operativo. I canali di comunicazione formali sono inevitabili nelle grandi imprese multinazionali perché tali imprese sono più decentralizzate e quindi è necessario un corretto flusso di informazioni ad ogni livello e/o divisione. Tuttavia, le entità medio-piccole possono usare sia la comunicazione formale che quella informale per trasmettere informazioni e dati ai loro dipendenti. A posteriori, lo sviluppo e l’applicazione di canali di comunicazione appropriati è importante per i manager per eseguire i loro compiti di routine come la pianificazione, la gestione e il controllo della loro organizzazione in modo efficace.