Il 6 agosto 1991, il mondo è cambiato per sempre quando internet è diventato disponibile al pubblico. Meno di 30 anni dopo, le nostre vite sono state irrevocabilmente trasformate. Ora possiamo imparare, esplorare e comunicare 24 ore su 24, 7 giorni su 7, il che è sia sorprendente che, come tutti sappiamo, pericoloso per la nostra produttività. Ecco perché la domanda “Cos’è la programmazione in blocco?” è diventata importante.
Per essere chiari, internet non è l’unica distrazione della vita, e mentre la produttività è diventata una parola d’ordine enorme negli ultimi anni, è semplicemente una misura del progresso: Stai facendo ciò che conta di più? Ti stai muovendo attivamente verso i tuoi obiettivi?
L’autore Neil Pasricha scrive su Harvard Business Review:
“Mentre il nostro mondo diventa sempre più frenetico e i nostri telefoni sempre più rumorosi, la risorsa più scarsa per tutti noi sta diventando l’attenzione e la creatività. E se non stai prendendo tempo per mettere qualcosa di nuovo e bello nel mondo, allora il tuo valore sta diminuendo velocemente.”
La maggior parte degli imprenditori si relaziona profondamente con questo sentimento. Pasricha ha risolto le sue sfide di produttività istituendo “giorni intoccabili” che lo proteggono da testi, telefonate, riunioni, avvisi o appuntamenti di qualsiasi tipo. Dice che queste sessioni focalizzate gli hanno permesso di produrre il suo lavoro più creativo e gratificante.
Amo l’approccio di Pasricha, ma non è sempre realistico per me. Come fondatore e CEO di JotForm, ho bisogno di pesare su una varietà di decisioni quotidiane, dalle assunzioni alle roadmap dei prodotti alla pianificazione finanziaria. Sospetto che altri fondatori si sentano allo stesso modo. Eppure, credo nel potere del lavoro concentrato, che è anche il motivo per cui raccomando la programmazione a blocchi.
Che cos’è la programmazione a blocchi?
Gli imprenditori spesso ostentano il loro multitasking come un distintivo d’onore. Dopo tutto, l’avvio di un business è un tiro alla fune tra priorità concorrenti.
Tuttavia, mentre il multitasking potrebbe sembrare efficiente, la ricerca mostra che passare da un compito all’altro può ridurre la produttività fino al 40%. Il passaggio da un compito all’altro lascia quello che la dottoressa Sophie Leroy chiama “residuo di attenzione”, il che significa che stiamo ancora pensando a un’attività precedente mentre iniziamo quella successiva.
Ecco dove la programmazione a blocchi può brillare. Cos’è la programmazione a blocchi, esattamente?
Di solito familiarizziamo con il concetto di programmazione a blocchi alle scuole superiori. Probabilmente hai ricevuto un programma con un certo numero di classi al giorno, tutte bloccate secondo l’orario delle lezioni, ogni anno scolastico. Questa è la programmazione a blocchi di base.
Chiamata anche blocco del tempo, la programmazione a blocchi è la pratica di assegnare grandi porzioni di tempo a compiti correlati. Per esempio, si potrebbe designare il lunedì per le riunioni e il martedì per la strategia. Gli insegnanti spesso usano la programmazione a blocchi quando creano piani di lezione. Ci sono molti approcci diversi, ai quali arriveremo tra poco.
Prima di tutto, ecco perché è importante. Il business è essenzialmente problem-solving. Creare strategie, scrivere codice, sviluppare prodotti, e tutte le miriadi di attività che gli imprenditori affrontano richiedono concentrazione e distrazioni minime. Sono anche compiti intrinsecamente umani che non saranno facilmente sostituiti dall’IA, il che significa che il tuo business dipende dalla tua capacità di andare in profondità.
Cal Newport, autore di Deep Work: Rules for Success in a Distracted World, ha detto in un’intervista del 2017:
“La concentrazione è ora la linfa vitale di questa economia.”
Gli imprenditori usano la loro mente per lanciare idee e creare valore, quindi la capacità di concentrazione è “quasi come un superpotere”.
La programmazione a blocchi può anche aiutare a produrre un lavoro di qualità superiore in meno tempo. La legge di Parkinson sostiene che “il lavoro si espande in modo da riempire il tempo disponibile per il suo completamento”, ed è per questo che fissare dei limiti di tempo può sgonfiare un compito che si gonfia.
Come usare il blocco del tempo per aumentare la produttività
Tutti noi abbiamo ritmi e responsabilità diverse. La personalizzazione è la chiave per un blocco del tempo di successo, e richiederà qualche prova ed errore. Ecco come iniziare.
1. Valuta il tuo calendario
Valutare il tuo programma attuale può essere sorprendentemente difficile perché pochi di noi possono stimare con precisione quanto tempo richiede un compito. Se ti sembra più facile, tieni traccia di come spendi effettivamente il tuo tempo per un’intera settimana. Annotate ogni attività, anche 10 minuti di email e 15 minuti di scrolling dei social media tra una riunione e l’altra.
Una volta che sapete come avete speso il vostro tempo, sarà più facile sapere cosa tenere e cosa buttare via quando iniziate a fare il vostro nuovo programma.
2. Cercate degli schemi
Dopo aver documentato un’intera settimana, raggruppate i compiti in categorie. Per esempio, puoi includere le seguenti categorie:
- Amministrativo
- Riunioni
- Lavoro creativo
- Tempo personale.
Puoi anche etichettare i compiti in base a come ti senti mentre li fai, o come influenzano i tuoi livelli di energia su una scala da 1-10. Fai quello che ha senso per te.
3. Organizza i tuoi blocchi di tempo
Sperimenta con diversi modelli di programmazione a blocchi. Per esempio, una mattina potrebbe essere così:
- 8-9am: Rispondere alle email
- 9-10am: Scrivere la proposta di marketing
- 10-11am: Brainstorming e piano per il progetto del cliente A
- 11am-12pm: Incontro con il cliente A per discutere le idee
Tuttavia, potresti scoprire di essere più creativo subito dopo il risveglio. In questo caso, vorrai spostare il “brainstorming e la pianificazione” a uno slot precedente. Se rispondere alle email è meglio per quando ti senti un po’ letargico dopo pranzo, mettilo lì.
Leggi le tue emozioni e capacità durante il giorno per attingere a ciò che funziona meglio per te.
In definitiva, l’obiettivo è evitare di cambiare marcia mentale durante il giorno, la settimana e forse anche il mese. Mi rendo conto che questo non è facile, soprattutto per gli imprenditori, ma può essere incredibilmente prezioso.
Spendere un giorno intero su progetti che non ti piacciono, come il lavoro amministrativo o le riunioni, potrebbe sembrare scoraggiante, ma bloccarli in un solo giorno può rendere il resto della tua settimana infinitamente più produttivo e più piacevole. Sei libero di affrontare tutte le sfide imprenditoriali che ti fanno scorrere il sangue.
4. Crea temi giornalieri
Se sei qualcuno che deve concentrarsi su molte cose durante un singolo giorno o settimana, potresti trovare più vantaggioso creare temi per ogni giorno invece di bloccare la giornata in compiti individuali. Per esempio, puoi impostare il lunedì come giorni di brainstorming/pianificazione, il martedì come giorni di amministrazione, ecc.
Se prendi questa strada, suggerisco di programmare sempre almeno un giorno di famiglia. Ti assicurerà di trovare tempo per le persone importanti della tua vita e darà al tuo cervello il tempo di riposare.
Benefici della programmazione a blocchi
Una volta che hai risposto a “Cos’è la programmazione a blocchi?” e sai come usarla correttamente, scoprirai che riceverai molti benefici. Eccone solo alcuni.
Battete la procrastinazione
Se avete il vostro programma impostato e sapete di avere solo un’ora per svolgere un determinato compito, sarà molto più facile evitare di procrastinare.
Per saperne di più su come smettere di procrastinare, guarda questo articolo.
Crea stime realistiche del tempo
Una volta che hai lavorato con il blocco del tempo per un po’, imparerai quali attività richiedono più o meno tempo. Potresti dover aggiustare il tuo programma durante il primo mese o giù di lì per farlo bene, ma sii paziente. Continuerai a imparare a stimare realisticamente quanto tempo un particolare compito richiederà.
Sviluppa più concentrazione e attenzione
Quando il tuo programma non lascia molto spazio per scorrere i social media o chattare con i colleghi, scoprirai che il tuo cervello è più dedicato a prestare attenzione al compito in questione. Risponderai ai limiti che ti sei posto e ti concentrerai per portare a termine le cose.
Pensieri finali
La maggior parte dei fondatori desidera la libertà. Eppure, gli orari scolastici, i lavori e le norme sociali ci condizionano a lavorare con un programma tradizionale e una mentalità reattiva. Prima che ce ne accorgiamo, abbiamo ricreato un orario di lavoro che risale al 19° secolo, anche nelle nostre stesse aziende. La programmazione a blocchi non è solo uno strumento per massimizzare la produttività; è un modo per reclamare il tuo tempo.
Nei miei 14 anni alla JotForm, ho capito che la crescita del business significa fare di più di ciò che ha il maggiore impatto. Non sempre ci riesco, ma cerco di concentrare il mio tempo e la mia energia dove conta, e so che l’impegno non è sinonimo di produttività.
Se ti senti come me, prova a bloccare il tempo. Condividete i vostri esperimenti di programmazione con i colleghi e i membri della famiglia, in modo che capiscano i cambiamenti e possano sostenervi.
Infine, non preoccupatevi di fare subito le cose per bene. Potresti aver bisogno di andare sotto il cofano del tuo calendario e armeggiare un po’. Trova ciò che funziona per te, poi proteggi il tuo nuovo programma a tutti i costi.
Altri consigli sulla gestione del tempo
- Cos’è la gestione del tempo e come gestirlo saggiamente
- 7 consigli efficaci sulla gestione del tempo per massimizzare la tua produttività
- Come concentrarsi e massimizzare la produttività (la guida definitiva)
Foto di copertina: William Iven via unsplash.com
Riferimento
| ^ | TNW: 20 anni fa oggi, il World Wide Web ha aperto al pubblico | |
| ^ | HBR: Perché avete bisogno di un giorno intoccabile ogni settimana | |
| ^ | Università di Washington: Le parole della dottoressa Leroy sulla sua ricerca sui residui di attenzione | |
| ^ | APA: Multitasking: Commutazione dei costi | |
| ^ | Michale Hyatt: Come il lavoro profondo può cambiare la tua vita per sempre | |
| ^ | BBC: La ‘legge’ che spiega perché non si riesce a fare nulla | |
| ^ | Quartz at Work: La giornata lavorativa dalle 9 alle 5 non è solo odiata: è obsoleta |