Esempio di risposta RFP: La tua guida per vincere più affari

Lettera di presentazione

Questa è un’opportunità per entrare in contatto con l’organizzatore di eventi e allo stesso tempo dare un contesto a chi sei e cosa puoi fare per loro.

Elementi chiave di una lettera di presentazione eccezionale:

• Una voce amichevole e professionale. Gli organizzatori lavoreranno a stretto contatto con voi per mesi e più nel periodo che precede i loro eventi. Vogliono sentirsi sicuri che la vostra sede sarà facile da lavorare e soddisfare le loro esigenze. Assicurati che il tono della tua lettera di presentazione sia l’equivalente scritto di un saluto amichevole di persona.
• Offre un’istantanea di valore. Offrirai dettagli nel tuo executive summary, ma la tua lettera di presentazione è il tuo biglietto da visita. Oltre all’amabilità, la tua lettera di presentazione dovrebbe trasmettere la tua esperienza, la tua comprensione dei loro bisogni e la tua capacità di soddisfarli.
• Brevità. Non divagare nella tua lettera di presentazione; mantienila amichevole, succinta e mirata.

Sommario esecutivo

Fai sapere al pianificatore che comprendi le loro esigenze uniche, dimostrando che hai letto a fondo la RFP e che hai fatto la tua dovuta diligenza e ricerca.

Elementi chiave di un sommario esecutivo eccezionale:

• Affronta le loro specifiche a testa alta. Concentrati sulle loro “richieste” nel tuo executive summary. Stanno dando la priorità a una sede in un luogo eccitante? Specifica che un punto di riferimento popolare si trova a pochi passi o in rideshare dalla tua sede, e che offri navette per il sito ogni ora.
• Attieniti ad una pagina. Anche se il tuo riassunto esecutivo è più specifico della lettera di presentazione, non dovrebbe superare una pagina. A colpo d’occhio, il pianificatore dovrebbe vedere che soddisfi i loro requisiti indispensabili.
• Punti elenco. Frasi lunghe e ininterrotte sono un modo veloce per perdere il tuo lettore. Mantieni la loro attenzione e aiutali ad assorbire le informazioni spezzando il testo con punti elenco.
• Un’immagine (opzionale). La vostra proprietà ha schermi all’avanguardia in un grande auditorium, o piccole aree di pausa progettate per i viaggiatori d’affari con prese di corrente e una stazione di caffè nelle vicinanze? Se la tua struttura soddisfa uno dei loro requisiti di alto livello, vai avanti e illustralo con una foto ad alta risoluzione.

Deliverables e strategia

Il nocciolo e i bulloni della tua risposta, questa sezione delinea le specifiche della sede, le amenità, i servizi inclusi e gli add-on. Tutto è scritto a chiare lettere, così l’organizzatore sa se la struttura soddisfa tutti i suoi requisiti.

Elementi chiave della sezione “deliverables and strategy”:

• Categorizzazione. Coprite ogni singola specifica nella RFP dell’organizzatore, suddivisa in categorie logiche, come F&B, spazio della location e tecnologia dell’evento.
• Il “come”. All’interno di ogni categoria, specificate in che modo soddisferete le loro esigenze. Se stanno pianificando una serata di gala di chiusura, condividi che hai un premiato staff di catering di 20 persone. Se si aspettano un programma di eventi molto fitto, condividete come offrite un concierge per gli eventi e un supporto tecnico come supporto per il loro team.
• Come non soddisfate le loro esigenze. Pochissime sedi soddisfano tutte le specifiche di ogni RFP che ricevono. Siate chiari sui requisiti che non potete soddisfare. È possibile che siano negoziabili. Inoltre, gli organizzatori apprezzano l’onestà e sono più propensi a considerare la vostra sede per eventi futuri.

Riepilogo del progetto dell’evento

Qui, suddividerai il prezzo in base ai risultati e chiarirai i servizi inclusi e i componenti aggiuntivi.

Elementi chiave di un eccellente riassunto del progetto dell’evento:

• Trasparenza. Nello studio dei pianificatori britannici di cui sopra, quasi un quarto (24%) ha dichiarato che un preventivo accurato migliorerebbe le possibilità di vincere la RFP. La trasparenza crea fiducia per questo evento e per possibili eventi futuri.
• Categorie e sottocategorie. Una sola voce di cibo e bevande non è adeguata. Puoi includere F&B come categoria con un coincidente “costo totale”, ma poi dovrai dettagliare cosa va in quel prezzo. Per esempio, date il costo della pausa caffè del mattino, gli spuntini da asporto per le sessioni di breakout, e la cena di chiusura. Questo dà ai pianificatori la sensazione che ci sia un margine di manovra nel caso in cui debbano affrontare problemi di budget.

Qualifiche

Questa sezione è la tua occasione per ricapitolare ciò che rende la tua sede perfetta per l’evento del pianificatore.

Elementi chiave di una sezione qualifiche dettagliata:

• Chi siamo. Questa è la copia che usi per descriverti sul tuo sito web e nei materiali di marketing e nei comunicati stampa.
• Eventi simili che avete ospitato. Includi i nomi degli eventi e i nomi e le informazioni di contatto per gli organizzatori. Questo dimostra l’esperienza con eventi della loro dimensione, portata e specifiche, così come la fiducia nella sede.
• Premi e certificazioni. Evidenziate qualsiasi premio rilevante che la vostra sede ha vinto o certificazioni che avete che possono mettervi davanti a qualsiasi concorrenza.
• Nomi e titoli del vostro team principale. Questo dà al lettore l’opportunità di ricercare il tuo team principale su LinkedIn e di parlare con le connessioni che hanno lavorato con loro.

Accordo

Fai in modo che l’organizzatore dell’evento ti scelga facilmente fornendo una documentazione da firmare; non tutte le risposte possono averla, quindi potrebbe essere un forte elemento di differenziazione dalla concorrenza.

Elemento chiave di un accordo di risposta alla RFP:

• La linea della firma. Assicurati che l’organizzatore capisca che questa pagina è un contratto. Molte sedi si prenotano velocemente – un organizzatore impressionato dalla tua proposta RFP potrebbe voler rendere la cosa ufficiale immediatamente.

Esempio di risposta alla RFP: Zoom sugli elementi chiave

Ci sono molte cose da tenere a mente quando si risponde a un RFP, ma come si presenta una risposta vera e propria? Qui abbiamo creato un esempio di risposta a una RFP per un’ipotetica conferenza per dirigenti nel settore della vendita al dettaglio. I pezzi del puzzle che contano di più includono un indice correttamente formattato, una lettera di presentazione, un riassunto esecutivo e le qualifiche.

Sede dell’hotel: Hillsdale Hotel & Centro conferenze

Cliente potenziale: Samantha Forest, direttore della pianificazione, Southeast Retail Executives Association Annual Meeting and Exhibition

Esempio di risposta RFP: Tabella dei contenuti

1. Indice dei contenuti

2. Lettera di presentazione

3. Riassunto esecutivo

• Requisiti generali

4. Piano del progetto

• Servizi
  • Sala da ballo principale
  • Sale relax
• Cibo e bevande
  • Catering
  • Ristorante
• Tecnologia
  • Audio/visual
  • Wi-Fi
• Sicurezza
• Alloggi
  • Trasporto
  • Attività della zona

5. Riassunto del progetto

6. Qualifiche

• Chi siamo
• Esperienza rilevante
• Personale
• Subappaltatori

7. Contratto

Esempio di risposta al bando di gara: Lettera di accompagnamento

Cari signora Forest:

Grazie per l’opportunità di rispondere alla vostra richiesta di proposta (RFP) per il Southeast Retail Executives Association Annual Meeting and Exhibition. Siamo entusiasti dell’opportunità di aiutarvi a rendere questo incontro produttivo e piacevole per ogni partecipante.

Nel rivedere questa risposta vedrete che le nostre strutture e i nostri servizi soddisfano tutti i requisiti della vostra matrice di conformità. I vostri partecipanti godranno di un accesso illimitato agli eventi della conferenza e alle mostre, con numerose opzioni per riunioni individuali o di piccoli gruppi nelle nostre tranquille sale di pausa o nel rilassante ristorante e bar dell’hotel. Per coloro che desiderano fare networking durante il tempo libero, il nostro concierge esperto può aiutare a organizzare visite fuori sede alle molte attrazioni culturali e di intrattenimento uniche della nostra città.

Con la nostra profonda esperienza nell’ospitare eventi simili delineati nella sezione delle qualifiche, crediamo che una partnership con noi vi aiuterà a superare i vostri obiettivi di conferenza. Non vediamo l’ora di sentirvi presto.

Sinceramente,

Michael J. Sutton

Direttore degli eventi

Hillsdale Hotel & Centro conferenze

Wilmington, NC 28502

(910) 555-4444 (principale)

(910) 555-7777 (cell)

Perché funziona: Questo esempio funziona grazie all’approccio dettagliato e senza fronzoli per soddisfare le esigenze del cliente. Evidenziando la capacità di soddisfare le richieste di networking dei partecipanti – sia in loco che in città – nell’indice, e rafforzandola nella lettera di accompagnamento, fornisce la giusta quantità di personalizzazione senza essere prepotente.

Esempio di risposta al bando: Riassunto esecutivo

La vostra capacità di mantenere le aziende associate competitive nel settore della vendita al dettaglio dipende da dirigenti ben addestrati e motivati che lavorano con i loro team di vendita al dettaglio per raggiungere gli obiettivi aziendali.

L’Hillsdale Hotel & Conference Center è il luogo perfetto per aiutarvi a raggiungere questo obiettivo critico. Le nostre strutture all’avanguardia e il nostro personale professionale forniranno ai vostri partecipanti le comodità e i servizi necessari per godere di un’esperienza mirata.

Il nostro background e la nostra esperienza nell’ospitare riunioni simili ci permette di fornirvi:

• Capacità di ospitare fino a 1.500 partecipanti in una varietà di spazi per riunioni ed esposizioni.
• Pianificazione e implementazione dell’evento, dalla pre-pianificazione alla chiusura dell’evento, comprese le planimetrie, il resoconto delle spese dell’evento, la timeline e le funzioni; e le interazioni con i fornitori di servizi come gli appaltatori di servizi audiovisivi, IT e generali.
• Servizi completi di cibo e bevande forniti dal nostro catering interno.
• Sistemazioni in loco nel nostro hotel di 280 camere con tariffe speciali per prenotazioni di gruppo.

Scegliere l’Hillsdale Hotel & Conference Center per il tuo evento ti fornirà l’ambiente giusto per aiutare i tuoi partecipanti a migliorare le loro capacità, premiandoli con sistemazioni, spazi per riunioni, cibo e attività di livello mondiale. Rendete il vostro Southeast Retail Executives Association Annual Meeting and Exhibition stimolante, produttivo e memorabile.

Perché funziona: I paragrafi introduttivi forniscono una panoramica che mostra di aver compreso gli obiettivi e le finalità dell’evento del cliente. Passando rapidamente alle soluzioni, che derivano dalle esigenze del cliente dettagliate nella RFP, mostri al cliente che hai la capacità di soddisfare le sue esigenze.

Esempio di risposta alla RFP: Sezione qualifiche

Hillsdale Hotel & Conference Center definisce lo standard di eccellenza quando si tratta di ospitare eventi senza soluzione di continuità. Offriamo a organizzazioni come la tua una combinazione unica di strutture di alta qualità, competenza nei servizi di ospitalità ed esperienza nel tuo settore industriale. Il nostro team di professionisti altamente qualificati renderà la tua conferenza memorabile, significativa e produttiva per i tuoi ospiti.

Chi siamo

Ospitare eventi di successo è il fulcro di ciò che l’Hillsdale Hotel & Conference Center fa. Il nostro hotel di 280 camere offre comodità moderne in rilassanti camere e suite con una o due camere da letto, mentre i nostri spazi per riunioni ed esposizioni, dotati di Wi-Fi, accolgono da 15 a 1.500 partecipanti a diversi eventi durante l’anno. Con il nostro confortevole e spazioso ristorante e bar dell’hotel, i servizi di catering interni e un team di pianificatori di riunioni certificati, possiamo soddisfare ogni esigenza dei partecipanti e degli espositori superando le aspettative.

Esperienza rilevante

1. Conferenza annuale, Cape Maywood Car Dealers Association

Questo evento includeva presentazioni di colazione e pranzo, seminari educativi, networking e riunioni di comitato per 552 partecipanti. Gli spazi di incontro comprendevano la sala da ballo principale, l’auditorium, le sale conferenze e le piccole sale di pausa.

Data dell’evento: 10-12 luglio 2019

Informazioni di contatto di riferimento del cliente: Holly Sabre, Marketing & Events Manager; CMCDA; (910) 555-0111;

2. Southern Home Design Show

Tradeshow e conferenza per 86 espositori e 1.272 partecipanti nel settore del miglioramento della casa e dell’interior design con seminari di vendita ed educativi. Gli spazi di incontro includevano la sala espositiva e le sale conferenze.

Data dell’evento: 12-14 marzo 2019

Informazioni di contatto di riferimento per i clienti: Sonja Wolfe, General Manager; Design Shows Unlimited; (828) 555-0191;

3. Annual Meeting & Beer Festival, National Craft Brewing Guild

Festival pubblico e conferenza dell’associazione con 60 produttori di birra artigianale e 1.400 partecipanti. Riunioni di comitato, degustazione di birra, intrattenimento e seminari educativi. Evento principale e seminari tenuti nella sala espositiva, incontri nelle sale conferenze.

Data dell’evento: 11-12 ottobre 2019

Informazioni di contatto per i clienti di riferimento: Dave Walden, Presidente; NCBG; (910) 555-0177;

Staffing

L’Hillsdale Hotel & Conference Center ha un team esperto di servizi per eventi dedicato a soddisfare le esigenze dei partecipanti e a sostenere i vostri obiettivi. Siamo orgogliosi delle nostre pratiche di assunzione e formazione per garantire i più alti livelli di professionalità e qualità dell’ospitalità. È nostro piacere presentarvi alcuni degli individui che sosterranno la vostra prossima conferenza:

SQUADRA ESECUTIVA

• Direttore generale Ken Bailey,
• Direttore del cibo & Beverage Deborah Madden,
• Direttore delle operazioni Greg Fairbanks,

SQUADRA VENDITE

• Sales Manager Amber Robertson,

SQUADRA VENDITE Ristorazione

• Responsabile vendite ristorazione Jody Summers,
• Executive Chef Caitlynn Gilbert,
• Food & Beverage Manager Cooper Garritt,

EVENT SERVICES TEAM

• Direttore degli eventi Michael J. Sutton,
• IT Manager Sarah Grove,

Subappaltatori

Per 22 anni, l’Hillsdale Hotel & Conference Center ha stipulato contratti con fornitori di supporto per eventi responsabili. Manteniamo i più alti standard per i nostri partner di eventi come te e ci appoggiamo a queste aziende di qualità:

River Frost Flowers – Ha fornito servizi floreali per più di 200 eventi sociali e aziendali con un numero di ospiti compreso tra 100 e 1.000. www.riverfrostflowers.com

Quarter Moon DJ & Event Music – Ha fornito DJ, musica live e musica di sottofondo per più di 250 eventi nei nostri spazi. www.quartermooneventmusic.com

Perché funziona: Trasparenza e brevità sono la chiave qui. Dettagli succinti sulla tua esperienza, tratti da materiale pubblicato in precedenza e supportati da referenze per eventi simili, dimostrano che l’hai già fatto prima. Includere i membri di alto livello del team dell’evento e i vostri partner fornitori ispira fiducia e dà ai pianificatori la sensazione che siete pronti per eventi complessi – e le inevitabili sfide che comportano.

Accelerate i tempi di risposta con il software di gestione delle RFP