Prendere appunti è utile per migliorare la tua memoria e aumentare la tua produttività sul lavoro. Scrivendo le note, si ha qualcosa di tangibile a cui fare riferimento, ricordare ciò che deve essere fatto, e riprendere il controllo del proprio lavoro nel corso della giornata.
Ci sono migliaia di diverse applicazioni per prendere appunti che è possibile utilizzare sul proprio desktop o dispositivo mobile. Le due più popolari sono Evernote e Microsoft OneNote perché sono incredibilmente efficienti ed efficaci e ciascuna ha un seguito di utenti estremamente fedeli e sostenitori.
Quindi, se si tratta di Evernote vs OneNote, come migliorano la produttività?
Una panoramica di Evernote e OneNote
Prima, un’introduzione alle due piattaforme. Evernote è un’app che permette di memorizzare contenuti, prendere appunti, scrivere liste e organizzare il tutto. Mentre questi vengono memorizzati in Notebooks, l’intero concetto dietro questa applicazione di produttività è più simile a una casella di posta universale dove è possibile salvare tutto ciò che avete raccolto in modo da poterlo trovare rapidamente quando ne avete bisogno attraverso l’uso di tag.
Microsoft’s OneNote, d’altra parte, funziona molto simile a una versione digitale dei quaderni che si portavano in giro a scuola. Oltre a memorizzare tutti i vostri appunti e i diversi tipi di contenuti che avete raccolto, è anche possibile organizzarli in sezioni, pagine e contenitori.
Ognuna di queste applicazioni offre ai propri utenti una serie di funzioni per aiutarli a migliorare la loro produttività e memoria. Inoltre, poiché nessuna app è perfetta, ognuna ha i suoi punti di forza e le sue limitazioni.
Per avere un’idea migliore di quale app sarà la vostra scelta migliore, confronteremo le due in base a tre caratteristiche chiave più utilizzate dai loro utenti: raccogliere informazioni, prendere appunti e mobilità.
Raccolta di informazioni
Sia OneNote che Evernote hanno la loro estensione web clipper che permette di raccogliere e memorizzare rapidamente informazioni da diversi siti web man mano che le trovate.
Entrambi vi danno la possibilità di scegliere se volete salvare l’intera pagina web così com’è, una versione semplificata senza pubblicità, o solo una sezione della pagina. Puoi anche aggiungere alcune note prima di salvarle per rendere più facile per te ricordare perché hai “ritagliato” quella particolare risorsa.
Siccome OneNote ti dà più struttura per organizzare il tuo contenuto, il suo web clipper ti permette di scegliere non solo quale quaderno per salvare i dettagli, ma anche quale sezione all’interno del quaderno.
Fonte: OneNote.com
Evernote ti dà la possibilità di aggiungere tag ai tuoi ritagli web prima di salvarli, in modo che sia più facile per te cercarli in seguito.
Gli utenti Premium hanno accesso alla funzione Related Results di Evernote situata nella sezione Opzioni. Quando fai una ricerca su Google, Evernote lancerà una ricerca secondaria che mostrerà tutte le note relative alla parola chiave che hai usato nella ricerca di informazioni.
Source: Zapier.com
Questa funzione, secondo Jeremy Skillings, presidente di Youcanbefound.com, è vantaggiosa perché ti permette di sapere quali informazioni hai già memorizzato nelle tue note.
“In alcuni casi, quando faccio le mie ricerche, scopro attraverso questa funzione che ho già l’esatta informazione di cui ho bisogno memorizzata nel mio account Evernote. Questo da solo riduce una quantità significativa del tempo che passo sui progetti.”
Prendere appunti
Entrambe queste app di produttività permettono di creare e formattare le note per creare documenti ricchi. Tra queste caratteristiche ci sono la modifica della dimensione del carattere e del colore, l’aggiunta di tabelle e l’inserimento di file multimediali.
Le caratteristiche di Evernote per prendere appunti sono molto simili a quelle di un documento Word, in quanto è molto strutturato su come si inseriscono le note.
I professionisti che hanno bisogno di essere in grado di costruire e accedere a documenti ben strutturati sul campo costituiscono gran parte dei fedeli fan di Evernote. Uno di questi utenti da 2 anni nel settore immobiliare, Anthony Gilbert di RealFX.com, ha apprezzato le opzioni di formattazione, ma ha ammesso che c’erano ancora alcuni lati negativi nell’approccio rigidamente formattato.
Mentre ha apprezzato le caratteristiche, la sua esperienza personale con l’utilizzo sul campo ha rivelato che le caratteristiche di formattazione, “significa che se hai bisogno di cambiare parti delle tue note, può diventare noioso”. Ha continuato, “le funzioni di formattazione sono piuttosto pignole, quindi potrebbe essere necessaria un po’ di pazienza per ottenere i risultati finali che si stanno cercando.”
I professionisti che hanno bisogno di essere in grado di costruire e accedere a documenti ben strutturati sul campo costituiscono gran parte della fedele fanbase di Evernote. Uno di questi utenti da 2 anni nel campo immobiliare, Anthony Gilbertof RealFX.com, ha apprezzato le opzioni di formattazione, ma ha ammesso che ci sono ancora alcuni lati negativi nell’approccio rigidamente formattato.
Strutturare correttamente le note fin dall’inizio può avere un effetto sulla produttività. Una lavagna bianca a volte può essere sconcertante. Evernote permette di utilizzare modelli e flussi di lavoro collaudati che permettono di risparmiare tempo. Possono fornire ispirazione e struttura su ciò che è possibile.
D’altra parte, OneNote dà ai suoi utenti più versatilità e flessibilità nel modo in cui le note vengono create. Si può cliccare in qualsiasi area della pagina e iniziare a scrivere. Se hai bisogno di spostare le cose, puoi trascinare le sezioni delle tue note al posto giusto.
D’altra parte, OneNote dà ai suoi utenti più versatilità e flessibilità nel modo di creare le note. Si può cliccare in qualsiasi area della pagina e iniziare a scrivere. Se hai bisogno di spostare le cose, puoi trascinare le sezioni delle tue note al posto giusto.
Fonte: Lifehacker
Inoltre, ti dà la possibilità di creare modelli che puoi usare per impaginare correttamente la tua pagina, quindi tutto quello che dovrai fare è riempire le informazioni.
Source: MakeUseOf
Questa è una caratteristica particolarmente utile che ha colpito molte delle persone che hanno condiviso con me il loro amore per OneNote. Steve Lionais, utente di lunga data e co-fondatore & CEO di Dr-Bill.ca, sostiene che questa caratteristica lo ha aiutato a costruire il suo business influenzando la sua memoria in modo potente e utile.
“Questo è ciò che rende OneNote grande app di conservazione della memoria”, ha detto dei modelli. “Ho scoperto che ricordo di più le cose quando sono organizzate in un certo modo. OneNote mi ha permesso di fare questo per le mie note di riunioni e presentazioni, così non devo passare un sacco di tempo cercando di trovare il punto successivo!”
Tuttavia, ciò che rende OneNote il vincitore di questo round è la sua capacità di consentire di incorporare file multimediali da altre fonti come Youtube. Oltre ad includere il link, OneNote lancia un lettore multimediale, permettendo di guardare il video o ascoltare il file audio direttamente dalla pagina in cui è stato salvato.
Fonte: Windows Central
Mobilità
Evernote e OneNote possono essere utilizzati sia su desktop che su dispositivi mobili. Allo stesso tempo, forniscono ai loro utenti la possibilità di sincronizzare il contenuto da un dispositivo all’altro.
Giudicare quale delle due app di produttività sia la migliore qui è abbastanza difficile perché dipende molto da diversi fattori. Uno di questi è il software operativo che si usa.
Molti dei power user a cui abbiamo chiesto stavano usando iOS, e questo ha messo alcuni punti a favore di Evernote. Greg Reese di AmeriEstate.com si è trovato ad usare spesso l’opzione della fotocamera integrata (e altre integrazioni di iOS) per gestire i suoi doveri quotidiani come presidente.
La fotocamera di Evernote si integra anche con Post-It, pagine di taccuino Moleskin, e biglietti da visita. Quando si scatta una foto di uno di questi, la fotocamera cattura le informazioni e le formatta per Evernote in modo che sia veloce da trovare quando si cerca.
OneNote, d’altra parte, domina l’ambiente Android. Oltre all’app, gli utenti Android troveranno anche un badge galleggiante di OneNote sul lato della schermata iniziale. Così si possono prendere appunti in movimento molto rapidamente.
Fonte: MS Power User
Un altro fattore da considerare è il cloud storage che usate. Per sincronizzare OneNote su diversi dispositivi, è necessario prima impostare un account con OneDrive, che è il servizio di cloud storage di Microsoft.
“Questo è qualcosa di cui gli utenti di Evernote come me non devono preoccuparsi”, secondo Matt Willens, capo avvocato per Willens Law Offices. “Sia che si utilizzi un account gratuito o uno dei loro piani a pagamento, è possibile sincronizzare immediatamente i dispositivi senza dover ottenere un account di cloud storage separato.”
Lo svantaggio qui è la quantità di storage e il numero di dispositivi che è possibile sincronizzare. Gli utenti gratuiti hanno solo 60 MB di spazio di archiviazione e possono sincronizzare fino a due dispositivi. Se hai bisogno di più spazio di archiviazione, dovrai ottenere i piani a pagamento.
Quale app è migliore per migliorare la memoria e la produttività?
La risposta onesta e più diretta è:
Dipende da te.
Mentre Evernote e OneNote hanno i loro punti di forza e le loro debolezze, quanto bene vi aiuteranno a migliorare la produttività e la memoria dipende molto da ciò che funziona meglio per voi.
Se trovate che siete in grado di lavorare meglio e ricordare le cose più utilizzando spunti visivi, OneNote sarà la migliore app di produttività da utilizzare. Tuttavia, se consideri la velocità e la facilità di trovare le informazioni di cui hai bisogno come la tua priorità assoluta, Evernote sarà la tua migliore opzione.
Siccome entrambe le app di produttività hanno versioni gratuite, puoi provarle entrambe e vedere dove ti trovi più a tuo agio. Alla fine, l’app di produttività giusta da usare è quella che integra il tuo modo di lavorare e di fare le cose, piuttosto che dettarti come dovresti farle.
Featured photo credit: Yura Fresh via unsplash.com