Mentre una firma è tutto ciò che serve per autorizzare un contratto nella maggior parte dei paesi al di fuori dell’Asia orientale, in Giappone – così come in Corea e in misura minore in Cina – un sigillo personale, noto come inkan o hanko in giapponese, è ciò che ti serve.
Cos’è esattamente un hanko?
Un hanko/inkan (usato in modo intercambiabile) è un timbro intagliato che può essere usato in qualsiasi situazione in cui un individuo, o un individuo a nome di una società, potrebbe altrimenti usare una firma o delle iniziali. Firmare contratti, fare le proprie operazioni bancarie (in banca) o ricevere un pacco sono solo tre di questi casi. La necessità di un hanko e anche il tipo di hanko possono variare a seconda della situazione.
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Ci sono tre tipi comuni utilizzati sia da privati che da aziende. Il jitsu-in (実印), il ginko-in (銀行印) e il mitome-in (認印). Se sei un libero professionista e devi firmare un contratto con un’azienda, hai bisogno di un jitsu-in. Lo stesso vale per altre situazioni come la creazione di una società o l’acquisto di una casa. Affinché il jitsu-in abbia valore legale, devi registrarlo all’ufficio della tua città. Dopo averlo registrato, ti rilasceranno anche una “carta inkan” che ti permetterà di stampare i certificati di registrazione del sigillo. Quando firmi un contratto importante, avrai spesso bisogno di imprimere il tuo sigillo e fornire il certificato per dimostrare che è il tuo inkan e che è registrato.
Ginko-in
Un ginko-in è semplicemente un hanko per transazioni finanziarie. Invece di registrarlo presso l’ufficio della tua città, lo registri semplicemente presso la tua banca (o le tue banche). Può essere usato per prelevare denaro dal tuo conto o per sottoscrivere un prestito, quindi dovresti averne cura. Mentre ai clienti giapponesi è tipicamente richiesto di registrare un ginko-in quando aprono un conto bancario, la maggior parte delle banche non lo richiede ai clienti stranieri. Una grande eccezione è quando si apre una società. Dal momento che una società non è una persona reale e non può firmare nulla, è necessario registrare un ginko-in quando si apre un conto.
Mitome-in
Un mitome-in è il tuo normale, quotidiano hanko che usi per le cose di tutti i giorni, come ricevere pacchi o per timbrare una fattura se sei un libero professionista. Il mitome-in non è registrato da nessuna parte e non ha alcun valore legale.
Alcune persone usano lo stesso inkan per tutti e tre gli scopi diversi, ma dato che il jitsu-in è equivalente alla vostra firma, e può essere facilmente copiato, meno lo usate meglio è. Inoltre, per quasi tutte le situazioni in cui è necessario un mitome-in, una semplice firma sarà sufficiente.
Ho davvero bisogno di un hanko?
Se non hai bisogno di firmare contratti, allora probabilmente non ne hai bisogno. Molti residenti stranieri ottengono un hanko solo perché li fa sentire meno estranei e possono evitare la lunga pausa che succhia i denti prima di dire: “Beh, suppongo che tu possa semplicemente firmarlo, perché sei straniero”. Se vi imbattete in una situazione in cui avete bisogno di un hanko, l’intero processo, dall’ordine dell’inkan alla registrazione, può essere fatto in tre giorni o meno, quindi non c’è fretta di farsi l’inkan prima di averne effettivamente bisogno.
Quali sono le regole per un hanko?
L’unica regola per ciò che può essere messo su un hanko è che deve essere almeno parte del tuo nome. Puoi usare il tuo nome intero, solo il tuo cognome, o anche solo il tuo nome. Non puoi registrare un inkan con caratteri che non fanno parte del tuo nome (sia alfabeto latino che katakana), quindi se hai messo gli occhi su quel bel carattere kanji di 20 tratti che suona un po’ come il tuo nome per adornare il tuo hanko, sarà probabilmente respinto. Puoi avere il tuo nome sull’inkan sia in alfabeto latino che in katakana. Se scegli il katakana, assicurati di avere una versione katakana del tuo nome registrata (questo può essere registrato sul retro della tua carta di residenza) presso il tuo ufficio comunale o potrebbero rifiutare l’inkan.
Per ragioni di sicurezza (per ridurre la possibilità di contraffazione), si raccomanda ai giapponesi di usare il proprio nome completo sull’hanko. Tuttavia, i nomi non giapponesi spesso contengono molti più caratteri del tipico moniker giapponese da 4 a 5 caratteri, e lo spazio è limitato, quindi solo il cognome o solo il nome e il cognome potrebbero essere preferibili.
Il diametro dell’inkan deve essere compreso tra 8 mm e 25 mm. Uno da 25 mm è un hanko enorme, e potresti avere problemi a inserirlo in moduli fatti per hanko più piccoli. Come regola, un hanko di 13,5 mm di diametro può contenere due file di tre caratteri, mentre un hanko di 16,5 mm di diametro può contenere due file di cinque caratteri. Se vai in un piccolo negozio di hanko di quartiere, potrebbero essere in grado di fare qualche magia e spremere molto di più sullo stesso spazio.
Quindi qual è il processo e quanto costa?
Il primo passo è ordinare il tuo hanko da un hankoya (negozio di hanko).
Hankoya una volta era un punto fisso di ogni quartiere del Giappone, ma con le catene che hanno preso il sopravvento e molte delle ordinazioni ora avvengono online, gli hankoya sono più difficili da trovare di una volta.
Gli hankoya online includono hankoya.com, Hanko-Store.com e il gigante delle forniture per ufficio Askul. Non sorprende che non siano disponibili in inglese, quindi se hai difficoltà a leggere il giapponese, avrai bisogno di qualcuno che ti aiuti.
Quando si ordina, si inizia scegliendo il materiale. I prezzi partono da 2.047 ¥ per il più piccolo ed economico hanko di legno e salgono a decine di migliaia di yen se si vuole un hanko fatto di materiali pregiati come l’argento o il titanio.
Hankoya.com afferma chiaramente che non usa avorio di elefante o mammut, con un messaggio sul sito che informa con rammarico gli acquirenti di hanko che il materiale non è più disponibile a causa della CITES. Purtroppo, uno sporco segreto dell’industria dell’inkan in Giappone è che ci sono ancora negozi che pubblicizzano e vendono inkan fatto con avorio di elefante. Se fai acquisti in un hankoya che fa inkan dall’avorio, sei parte del problema. Un negozio che continua a usare avorio di elefante è “Hankoyasan 21″-una delle più grandi catene con negozi in tutto il Giappone.
Dopo aver scelto il materiale (non avorio), si seleziona la dimensione e poi il carattere per l’hanko. Spesso sull’hanko si usano caratteri tradizionali ricci, quasi illeggibili, che si confondono l’uno con l’altro, ma questo non è altrettanto bello con il katakana. Poi, inserisci i caratteri come vuoi che appaiano sull’inkan. Puoi scegliere se inviarti una bozza di disegno per la revisione prima che l’inkan sia fatto. Infine, scegli il metodo di pagamento. Quelli che non hanno una carta di credito giapponese possono rallegrarsi perché c’è un’opzione di pagamento alla consegna.
Una volta che il tuo hanko è arrivato, portalo insieme alla tua carta di residenza o alla tua carta “My Number” alla sezione di registrazione dell’inkan (sì, c’è una sezione speciale) del tuo ufficio locale. Compila un semplice modulo e paga ¥50 per la tua carta inkan e il gioco è fatto!
Opzioni economiche
Se stai cercando un hanko economico come souvenir personale o come regalo, puoi trovare un enorme assortimento di hanko standardizzati – con nomi giapponesi comuni, o un singolo simbolo hiragana/katakana/kanji – nella maggior parte dei negozi da 100 yen. Tenete presente che questi hanko sono abbastanza piccoli e non unici (alcuni con parole come “pace” o “drago”), quindi non saranno accettati per scopi ufficiali (come il jitsu-in o il ginkou-in), ma solo come sigilli generali (mitome-in).
Allora, cosa succede se avete davvero bisogno di un sigillo ufficiale, ma non siete disposti a sprecare tonnellate di denaro per questo, vi chiederete? Bene, Don Quijote è la risposta con la sua fantasiosa (non proprio) hanko box, una macchina che inciderà il vostro sigillo in pochi minuti. Di solito si trova vicino alla cassa, ma chiedi se non la vedi. Queste macchine hanko si trovano più probabilmente nei “normali” negozi Don Quijote nelle grandi città, piuttosto che nei “Mega Don Quijote” nei sobborghi e nelle campagne (anche se il nome farebbe pensare il contrario). L’interfaccia è in giapponese, ma è relativamente facile e intuitivo da usare (non stressatevi per tutti gli strani kanji: il pulsante verde significa procedere, il rosso significa tornare indietro). Puoi selezionare, spostare, ridimensionare e cambiare il carattere di qualsiasi cosa tu voglia scrivere, mescolando kanji, katakana e l’alfabeto latino come vuoi. Il touchscreen non è perfetto, ma con un po’ di pazienza si possono ottenere ottimi risultati. Il prezzo parte da ¥500, e sale con materiali di migliore qualità e dimensioni maggiori. Ok, è molto di più di quelli da 100 yen, ma la migliore qualità e la personalizzazione rendono questi hanko molto più utili.
Oh merda, ho perso il mio hanko, cosa faccio adesso?
Perché il tuo hanko ha il potere di una firma, se viene rubato, dovresti denunciarlo alla polizia e cancellare l’inkan presso il tuo ufficio comunale. Per cancellare il tuo inkan, avrai bisogno della tua carta di residenza o della tua carta “My Number” e della tua carta inkan. Non c’è nessuna tassa per la cancellazione dell’inkan.
Se hai perso il tuo inkan (una cosa sorprendentemente facile da fare!), allora dovresti ordinarne uno nuovo prima di visitare l’ufficio comunale. All’ufficio della città, ti chiederanno di compilare un modulo per cancellare il tuo vecchio inkan e poi compilare un altro modulo per registrare il tuo nuovo inkan. La carta inkan è collegata al tuo hanko, quindi dovranno riemettere la tua carta inkan per la quale c’è una piccola tassa di ¥50.
Questo evidenzia anche il vantaggio di non usare lo stesso hanko per le tue banche. Se hai registrato il tuo hanko perso in banca, dovrai andare lì e registrare quello nuovo in ogni istituto finanziario. Anche questo è un buon argomento per continuare a usare la tua firma!