Impostare una sala conferenze? Ecco come fare in 6 passi

Non importa la dimensione del tuo business, da una startup con un team di cinque persone a un’azienda di medie dimensioni con centinaia di dipendenti, la sala conferenze è un luogo chiave dove vengono prese le decisioni.

È vero che COVID sta cambiando il modo in cui le persone lavorano – mentre alcune aziende passano al lavoro completamente a distanza, altre si stanno riducendo, pur mantenendo un certo spazio fisico per le persone che si riuniscono e lavorano insieme di persona.

Per le aziende che vedono l’importanza di preservare lo spazio dell’ufficio, la sala conferenze è un luogo che non può essere dimenticato.

Ma solo perché tutti noi abbiamo già visto e messo piede in queste sale, non significa che siano costruite tutte allo stesso modo. Le migliori sale conferenze sono impostate per facilitare le interazioni tra le persone al loro interno. Tutto in una sala conferenze ben progettata dovrebbe essere intuitivo da usare, e sì, stiamo parlando anche della tecnologia e delle attrezzature al suo interno.

Nell’ultimo decennio, c’è stato un cambiamento nell’aspetto di una sala conferenze funzionale. Se avete messo piede in diverse sale nel corso degli anni, è probabile che lo abbiate visto in prima persona. Allontanandosi da stanze scialbe e antiquate con più cavi aggrovigliati che sedie, le aziende sono più consapevoli di creare uno spazio ordinato con una tecnologia che ispira la produttività.

Se è la prima volta che allestite una nuova sala o se state solo cercando di aggiornare uno spazio esistente, questo articolo vi offre tutto quello che dovete sapere su come organizzare il nuovo spazio di incontro preferito del vostro team.

In questo articolo, copriremo:

• 6 cose da considerare quando si allestisce una sala conferenze per la prima volta
• Una lista di controllo dettagliata su come configurare e mantenere una sala conferenze

6 cose da considerare quando si allestisce una sala conferenze

Una sala conferenze facile da usare, funzionale permette alle persone di muoversi liberamente al suo interno e fornisce gli strumenti necessari ai partecipanti per collaborare tra loro. Ecco 6 idee da prendere in considerazione quando si allestisce la prossima sala conferenze.

Layout

Il layout generale di una sala considera cosa faranno le persone all’interno di quello spazio. Per esempio, ospitare una presentazione piuttosto che facilitare un workshop richiederà probabilmente modi diversi in cui dovrete sistemare le sedie e i posti a sedere in quello spazio. Per la maggior parte delle aziende, è bene considerare due stili:

Lo stile sala riunioni: Con posti a sedere intorno a un tavolo centralizzato o una serie di tavoli raggruppati insieme, questa disposizione è la migliore per le riunioni di persona con partecipazione remota opzionale, poiché tutti sono visibili gli uni agli altri e c’è spazio aperto tra tutti per facilitare la conversazione senza interruzioni:

Lo stile U-shape: Con i tavoli disposti uno contro l’altro a forma di “U”, i partecipanti si siedono intorno alla parte esterna del tavolo lasciando uno spazio aperto per uno schermo o una lavagna che sia il fulcro principale. Questo è particolarmente vantaggioso per le riunioni che coinvolgono partecipanti chiave a distanza o sono guidate da presentazioni. Per i workshop, questa disposizione è ideale anche perché permette al facilitatore di interagire direttamente al centro dello spazio:

Se state creando un nuovo layout o aggiornando uno esistente durante un periodo di allontanamento fisico, assicuratevi di distanziare le sedie di conseguenza, e se lo spazio lo permette, portate un tavolo in più per suddividere il numero di posti per gruppo di tavoli.

Mobili

Se state allestendo più sale conferenze, può essere utile differenziarle visivamente in modo che le persone non le confondano (siete mai arrivati tardi a una riunione perché avete avuto problemi a trovare una stanza? Ci siamo passati tutti). Si possono esplorare diverse stanze a tema, ad esempio giocando con i colori (usando pareti di colori diversi) e i materiali (vestendo una stanza con piante o diversi tipi di illuminazione):

Un esempio di stanza a tema

Come per il resto dell’arredamento dell’ufficio, le sedie della sala conferenze devono essere ergonomiche e comode per sedersi per lunghi periodi di tempo (immagina di essere a disagio sulla tua sedia per una sessione di pianificazione di una giornata intera!). Anche se i mobili di fascia alta sono considerati belli da avere piuttosto che necessari da avere, le scelte sottili possono fare una grande differenza nell’umore e nella produttività. Per esempio, le sedie con le ruote possono incoraggiare sottilmente le persone a rimboccarsi i tavoli prima di uscire per “risistemare la stanza” come cortesia verso gli altri che condividono lo spazio.

Attrezzatura

Oltre a sistemare le sedie e i tavoli, una moderna sala conferenze dovrebbe avere la giusta attrezzatura tecnica, che rende facile ospitare conferenze virtuali.

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Oltre allo schermo televisivo standard per proiettare le presentazioni, è importante avere nello spazio anche un robusto sistema video e audio progettato specificamente per video riunioni di tipo aziendale. Per esempio, una videocamera che supporti un’ampia vista a 120 gradi di tutti i presenti nella stanza rende le riunioni virtuali molto più facili da seguire per i partecipanti remoti.

In questi giorni, specialmente quando si lavora in un ambiente Agile, la collaborazione è fondamentale. Le lavagne bianche sono un modo popolare per permettere alle persone di condividere liberamente le idee tra loro, specialmente quando le idee sono visive in qualche modo.

Ci sono anche lavagne bianche “intelligenti” con una tecnologia che permette il disegno touchscreen e il salvataggio automatico su un computer, che può essere reso modificabile successivamente. Nota che queste tecnologie più avanzate potrebbero non essere adatte e fattibili per te come piccola impresa, specialmente se non hai bisogno di alti livelli di collaborazione su base giornaliera. Ecco perché dovreste avere chiari i vostri obiettivi in anticipo quando pianificate quali tipi di attrezzature sono necessarie per il vostro spazio.

Strumenti

Quando si tratta di gestire una riunione senza intoppi, gli strumenti di conferenza possono fare o rompere l’esperienza. Tradizionalmente, i sistemi telefonici fisici erano i modi principali per impostare le chiamate in conferenza, ma la loro configurazione può essere costosa e confusa, soprattutto per i proprietari di piccole imprese che non hanno (ancora) un team IT per metterli in funzione.

RingCentral Rooms™ offre un sistema di conferenza alternativo per il business moderno che è interamente gestito attraverso il cloud e non richiede hardware fisico ingombrante da mantenere. Utilizzando solo un iPad come controller, è possibile avviare una riunione in pochi secondi, così come inviare inviti sul posto a partecipanti dell’ultimo minuto. Ecco come fa il team di CD Baby:

Con la capacità di integrarsi con il tuo calendario, puoi cliccare su un evento per iniziare subito una riunione senza dover inserire una serie di numeri e codici di accesso per partecipare. Eliminando la necessità di noiosi processi di composizione, le sfide tecniche sono ridotte al minimo, permettendo a tutti di concentrarsi sulla discussione piuttosto che sulle difficoltà informatiche che le tradizionali configurazioni di conferenza possono portare.

Un altro strumento produttivo da usare è un software di programmazione delle sale conferenze, come JOAN. Quante volte ti è capitato di entrare in una sala che era già prenotata due o tre volte? E che dire dell’entrare in una sala che è attrezzata solo per ospitare la metà del numero di persone che ci si aspettava di vedere?

Questi problemi sono comuni ma facilmente risolvibili abbinando i servizi della sala alle esigenze della riunione, e avendo un programma di prenotazione in modo che tutti sappiano quando una sala è disponibile per essere utilizzata. Non lasciate tutto al caso, ma investite in un software di programmazione pronto all’uso.

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Accessibilità

Come arrivare: Quando le persone cercano una sala conferenze, dovrebbero essere in grado di trovare rapidamente il suo nome in una posizione facile da individuare con una chiara segnaletica o scritta di fronte alla sala. Oltre alle indicazioni visive, anche le indicazioni fisiche (come il Braille) potrebbero essere utili.

Posizione delle attrezzature: Siate attenti al posizionamento di lavagne, schermi e display digitali. Anche se si potrebbe essere tentati di scegliere a occhio dove e quanto in alto installarli, ricordate che non tutti possono raggiungere questi strumenti allo stesso modo. Assicuratevi che l’attrezzatura che avete nella stanza possa essere raggiunta da tutti, compresi i partecipanti seduti, con facilità.

Accessi e passaggi: Le porte dovrebbero essere abbastanza larghe da permettere il passaggio a chiunque, compresi quelli su sedia a rotelle, e avere un peso ragionevole da aprire e chiudere. Soprattutto per le stanze più piccole, si deve tenere conto dello spazio tra i mobili che le persone (in particolare gli utenti seduti) devono attraversare. Anche se più tavoli e sedie ci possono stare, questo non significa che debbano necessariamente entrarci!

Regole

Per assicurarsi che ogni riunione nella sala conferenze si svolga senza problemi, si può fornire un insieme di regole di base o linee guida per far conoscere a tutti le basi di come usare lo spazio condiviso. Queste includono cose come le informazioni sulla rete Wi-Fi, i modi per prenotare la sala e una risorsa (un numero di contatto o un’e-mail o anche solo un link di lettura) per il supporto generale. Durante il COVID, considera anche di includere una serie di linee guida per la salute e la sicurezza su come mantenere un adeguato distacco fisico e una regolare igiene.

Lista di controllo per l’allestimento della sala conferenze

Pronti ad iniziare ad allestire la vostra sala conferenze? Ecco una lista di controllo dettagliata che puoi consultare e che copre tutti i passi fondamentali da compiere nell’ambito delle 6 idee appena condivise:

Layout

• Valutate le esigenze dello spazio – che tipo di riunioni, workshop o tipi di eventi si terranno e quanti posti a sedere sono necessari?
• Prendi le misure complete della stanza con cui devi lavorare.
• Crea uno schema di come pensi di allestire il tavolo, i posti a sedere e le attrezzature.

Mobili

• Trova i tavoli e le sedie giusti e considera come la loro dimensione e qualità funzioneranno nello spazio: I tavoli sono abbastanza grandi per il numero necessario di sedie che li circondano? Sono troppo grandi e lasciano troppo spazio tra i partecipanti? Le altezze dei tavoli e delle sedie corrispondono? Le sedie sono comode ma abbastanza stabili per una seduta prolungata?
• Avere gli interruttori della luce facili da trovare: la possibilità di controllare o attenuare l’illuminazione è importante per chi ospita le presentazioni. Per le finestre che lasciano entrare la luce naturale, considerate il montaggio di tende per dare ai partecipanti la possibilità di controllare l’abbagliamento.
• Considera i pannelli fonoassorbenti: il suono viaggia in modo diverso nei diversi spazi dell’ufficio. Gli uffici open space che favoriscono la collaborazione tendono anche a produrre livelli di rumore complessivi più elevati, quindi se si scopre che parte di questo rumore potrebbe trapelare nelle sale huddle, è possibile esplorare le opzioni di pannelli per l’assorbimento del suono.

Apparecchiature

• Assicurati che la connessione Wi-Fi dell’ufficio sia forte all’interno della tua sala conferenze.
• Trova il giusto schermo TV: a seconda delle dimensioni della stanza, dovrai avere uno schermo abbastanza grande in modo che la persona seduta più lontana possa comunque vedere i dettagli. Ecco una comoda calcolatrice che ti dice quanto grande è lo schermo di cui hai bisogno in base alle dimensioni della stanza.
• Apparecchiature audio e video funzionanti: assicurati che i telefoni e gli altoparlanti della conferenza funzionino correttamente con le giuste connessioni attivate. Le squadre che vogliono creare un’esperienza di conferenza unificata potrebbero scegliere di installare una telecamera grandangolare per la stanza da utilizzare durante le videoconferenze. In situazioni in cui più presentatori hanno bisogno di condividere il loro schermo, si potrebbe optare per soluzioni di presentazione wireless che utilizzano il Wi-Fi per condividere gli schermi piuttosto che far passare più cavi.
• Valutate la necessità di tecnologia intelligente: in base alla vostra valutazione iniziale sulle esigenze primarie della sala, considerate il ruolo delle smartboard, degli assistenti vocali (come Amazon Echo o Google Nest), o delle luci smart.
• Raccogliete materiale di cancelleria generale come pennarelli e gomme per lavagne, note adesive, penne e blocchi per appunti, nonché accessori tecnologici generali come caricabatterie e batterie.

Strumenti

• Valutate quali tipi di esigenze di videoconferenza avete – per esempio, avete bisogno di uno strumento mobile-friendly (per permettere ai partecipanti di partecipare tramite cellulare o tablet)? Che ne dici della possibilità di registrare lo schermo?
• Scegli il software di videoconferenza giusto in base alle tue esigenze: uno strumento facile da usare, che sia facile da utilizzare e che si integri con il tuo calendario esistente e con il tuo client di posta elettronica lo rende molto più facile da adottare per il tuo team!
• Se sei una piccola impresa con un supporto IT limitato, cerca uno strumento supportato da un forte servizio clienti o che offra risorse self-service.
• Scegliete il giusto software di programmazione delle sale conferenze: gli strumenti di programmazione avanzati possono fornirvi analisi sulla frequenza di utilizzo delle sale, sul numero di no-show in un determinato lasso di tempo e sulle attrezzature presenti nelle vostre sale più popolari. Se avete solo una o due sale conferenze principali, optate per uno strumento più basilare che soddisfi le vostre esigenze principali e che si sviluppi a seconda delle necessità.

Accessibilità

• Crea una segnaletica chiara all’esterno della sala: rendi ben visibili i nomi delle sale e considera l’aggiunta del braille come opzione.
• Fissa le attrezzature ad altezze che siano facilmente accessibili a tutti, compresi eventuali utenti seduti.
• Pulite i percorsi nello spazio in modo che i partecipanti possano navigare e muoversi senza sentirsi intrappolati dai mobili o dalle attrezzature.

Regole

• Visualizza le informazioni sulla rete Wi-Fi – questo rende più facile per gli utenti meno abituali e i visitatori collegare i loro dispositivi personali alla connessione internet del tuo ufficio.
• Condividi le regole generali di gestione dello spazio. Queste includono cose come la prenotazione delle sale riunioni, l’uso degli strumenti per le conferenze virtuali e l’organizzazione degli spazi (per esempio, “si prega di riporre le sedie prima di uscire”).
• Condividete le linee guida per la salute e la sicurezza (per esempio, come prevenire la diffusione della COVID sul posto di lavoro).

Consiglio finale su come allestire la vostra prossima sala conferenze…

Al centro di ogni sala conferenze c’è la collaborazione che avviene al suo interno. Trovando il giusto mix di mobili, attrezzature e strumenti per la tua azienda, puoi creare un ambiente che faciliti naturalmente la discussione con facilità e comodità.

Inoltre, non dimenticate che le preferenze personali esistono in qualsiasi spazio per riunioni! Raccogliete idee e suggerimenti dal vostro team in modo che tutte le voci siano ascoltate e rappresentate durante il processo di allestimento della vostra sala conferenze. Le sale migliori non devono necessariamente essere le più belle o avere l’ultima tecnologia, ma in fondo dovrebbero essere uno spazio inclusivo per tutti da condividere.