Nella prima riga, vedrai che ho inserito il conto del patrimonio usato per tracciare quanto denaro personale è stato speso per le spese aziendali quell’anno.
Nella colonna dei debiti, inserisci il totale speso l’anno scorso. Nella seconda riga, inserire “Retained Earnings”, e nella colonna dei crediti, copiare lo stesso numero.
Nella riga Descrizione, scrivere note attente sullo scopo di questa Journal Entry. Può sembrarvi ovvio ora, ma tra un anno potrebbe non esserlo. Se più persone guarderanno queste registrazioni, avranno bisogno di queste informazioni per capire le vostre intenzioni.
C’è anche una casella per inserire il Nome del cliente se la transazione è relativa a un conto cliente, e si sta facendo il job costing.
Se state usando delle Classi, inserite la Classe appropriata per ogni riga.
Cliccate sul pulsante Salva e chiudi.
Quando guardate il bilancio dell’anno scorso, vedrete ancora il totale dei soldi spesi per il Contributo del proprietario. Quando guarderai l’anno in corso, inizierà a $0 e aumenterà per tutto l’anno.
Segui questa stessa procedura per azzerare anche il conto Owner Draw/Shareholder Distribution.
Come funzionano le colonne dei debiti e dei crediti?
Il trucco con le Journal Entries è che devi davvero fare appello alle tue abilità contabili e di contabilità. Il fatto che questo argomento sia così confuso è una delle ragioni per cui incoraggio gli imprenditori a usare i moduli delle transazioni QBO invece dei JEs.
(scherzo sul fatto che Debiti e Crediti sono come la tua chiavetta USB. Ci vogliono sempre 3 tentativi per inserirla nel tuo computer! Provi a metterla nella piccola fessura quadrata, ma non ci entra. Allora la giri e ancora non entra. Allora lo giri di nuovo come l’avevi prima… e ORA funziona!)
In ogni JE, le colonne Debiti e Crediti devono avere lo stesso totale.
Quando spendi, ricevi o sposti del denaro, questo deve venire da qualche parte e andare da qualche parte, quindi l’ammontare deve essere lo stesso su entrambi i lati dell’equazione.
In superficie, Debiti e Crediti sono l’opposto di quello che ci si aspetta che siano quando si guarda un estratto conto. Per l’anglofono medio, debito = giù e credito = su. Ma questo non è vero nella contabilità!
Se una transazione finanziaria risulta in un flusso di cassa positivo, allora la voce va nella colonna dei debiti. Se risulta in un flusso di cassa negativo, allora la voce va nella colonna dei crediti.
I debiti aumentano le attività; i crediti diminuiscono le attività. I crediti aumentano le passività e il patrimonio netto; i debiti diminuiscono le passività e il patrimonio netto.
Lesson Wrap-up
Le scritture contabili ti danno la possibilità di impostare i bilanci di apertura per il tuo piano dei conti, e la flessibilità di spostare manualmente i valori nei tuoi libri. Ma ancora una volta, se c’è una funzione di QBO che raggiunge lo stesso obiettivo, per favore usatela. Lo strumento Reclassify ti trasforma in un eroe della contabilità!
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La prossima settimana tratteremo le riconciliazioni bancarie, compresa la differenza tra riconciliazione e “riconciliazione”, e cosa fare quando il saldo iniziale è sbagliato!