J. DeLayne Stroud Freddie Mercury, ex membro del gruppo rock britannico degli anni ’70 Queen, potrebbe non essere stato il più appropriato e politicamente corretto quando ha scritto questo testo di canzone, “No time for losers, ‘cause we are the champions….” Tuttavia, i fan hanno capito il significato e l’eccitazione generata dall’essere un campione. Lo stesso dovrebbe valere per un campione del progetto Six Sigma.
Prima di tutto, è importante chiarire a quale campione ci si riferisce. Nella metodologia Six Sigma ce ne sono tipicamente due – il campione di distribuzione e il campione del progetto. Tuttavia, per rendere chiara la differenza, è necessario fornire una rapida panoramica dei ruoli del Deployment Champion.
Ruoli di un Deployment Champion
Un Deployment Champion supporta la strategia di implementazione all’interno di una linea di business, segmento di clienti o team di processi principali. A seconda delle dimensioni dell’azienda, ci può essere un solo deployment Champion o un senior deployment Champion con più deployment Champion che riportano a quella persona senior.
I ruoli e le responsabilità di un deployment Champion di solito includono:
- Sviluppare Six Sigma all’interno dell’organizzazione o della divisione.
- Lavorare con i leader dell’organizzazione o della divisione per determinare i loro scopi e obiettivi e allineare lo sviluppo di Six Sigma con questi scopi e obiettivi.
- Facilitare l’identificazione e la prioritizzazione dei progetti.
- Stabilire ed eseguire piani di formazione.
- Sviluppare un piano di comunicazione per l’organizzazione o la divisione.
- Rapportare lo stato di implementazione alla gestione superiore.
- Selezionare i campioni del progetto.
- Rimuovere le barriere per la squadra.
- Assistere con i tollgates DMAIC.
Ruolo di un Project Champion
I Project Champion sono scelti dalla leadership manageriale e assicurano che i sistemi organizzativi siano in atto per sostenere l’iniziativa Six Sigma. I campioni di progetto dovrebbero essere sostenitori forti e vocali del programma Six Sigma. A causa del loro ruolo manageriale nell’organizzazione, forniscono un’esposizione critica del programma ai loro rapporti funzionali e l’approvazione del programma come iniziativa di gestione.
I campioni sono agenti di cambiamento e leader manageriali. Ogni volta che c’è uno sforzo di cambiamento, ci sarà resistenza. La resistenza è energia. Come leader, i campioni del progetto devono convertire l’energia negativa in energia positiva.
I ruoli del campione del progetto possono includere:
- Condurre o assistere il campione della distribuzione nell’identificare e dare priorità ai progetti, così come definire la portata del progetto.
- Rimuovere le barriere per le cinture verdi e nere, e allineare le risorse.
- Lavorare con i campioni della distribuzione per implementare l’infrastruttura Six Sigma.
- Comunicare i progressi dei progetti Six Sigma al campione di implementazione e ai proprietari dei processi.
- Articolare la visione attraverso l’organizzazione.
- Identificare, dare priorità e definire i progetti che sono allineati con le strategie dell’organizzazione, gli scopi e gli obiettivi di business.
- Assistere nell’identificazione dei candidati per le cinture e dei membri del team.
- Partecipare con le finanze per valutare i progetti Six Sigma.
- Presenziare alle revisioni del tollgate per valutare i progressi.
- Rimuovere gli ostacoli per guidare il completamento tempestivo dei progetti.
- Cercare e comunicare i risultati.
- Cercare, comunicare e sfruttare le opportunità, e condividere le migliori pratiche.
- Coach Belts.
- Riconoscere e premiare Belts e team.
- Assicurarsi, insieme ai Master Black Belts, che i benefici realizzati siano sostenuti.
Tratti/comportamenti dei migliori Project Champion
I tratti o i comportamenti che un Project Champion deve avere possono essere riassunti come:
- Relaziona Six Sigma ai requisiti/soddisfazione del cliente e alla linea di fondo.
- Comprende gli aspetti tecnici e finanziari di Six Sigma.
- Consegna risultati che influenzano la linea di fondo e le strategie aziendali.
- Mostra energia e passione per il lavoro.
- Eccita e mobilita gli altri.
Gli ultimi due tratti/comportamenti sono inerenti alla personalità di un individuo. Una persona può avere questi attributi ma sono dormienti per mancanza d’uso. In questo caso, l’individuo può essere allenato in modo che queste qualità emergano. Bisogna ricordare che Six Sigma è più efficace quando c’è un forte impegno e supporto da parte della direzione superiore per l’iniziativa Six Sigma. Se il supporto dall’alto è carente o in declino, allora l’entusiasmo che ci si aspetta dai campioni del progetto sarà di breve durata o non accettato dalle masse.
Se i campioni del progetto sono scelti da un pool di dirigenti, essi hanno il potere di conferire autorità ai team del progetto Six Sigma. Lavorando con il campione di distribuzione e assistendo nella selezione del progetto e nell’assegnazione delle risorse, i campioni di progetto assicurano che il terreno organizzativo sia fertile per la crescita e il successo del progetto. Attraverso il coinvolgimento continuo nell’iniziativa Six Sigma, i campioni di progetto inviano un chiaro segnale alle masse organizzative che l’impegno della gestione è continuo. Dissipare l’idea che il programma sia il “gusto del mese” è una sfida continua, ma necessaria, per superare le sottoculture improduttive che possono esistere. La formazione del campione del progetto fornisce una consapevolezza di questi ruoli, responsabilità e sfide.
Cosa comprende la formazione del campione del progetto
Ai campioni del progetto Six Sigma vengono anche insegnate le tecniche di base utilizzate dai team Six Sigma. L’obiettivo di questa formazione è quello di promuovere una consapevolezza degli strumenti e delle tecniche, in modo che i campioni del progetto conoscano i limiti degli strumenti, così come i loro punti di forza. Questo evita che i campioni del progetto spingano verso l’impossibile, incoraggiandoli allo stesso tempo a sforzarsi di ottenere nuove possibilità dai team. I campioni di progetto che hanno familiarità con le tecniche possono assicurare che i team di progetto mantengano il rigore nella loro analisi. Questo serve come un utile punto di controllo per la sostenibilità dei successi del progetto.
Ci sono molte versioni di formazione dei campioni di progetto. Alcuni programmi sono sessioni intense di due giorni in cui i campioni del progetto passano attraverso una simulazione aziendale del ciclo di miglioramento DMAIC. Altri programmi hanno agende di una settimana in cui i campioni del progetto imparano e utilizzano i principali strumenti Six Sigma sui quali istruiscono i Belt durante il ciclo di vita del progetto. Qualunque sia la durata delle sessioni, la formazione dei campioni di progetto prima dei progetti di miglioramento dei processi è un fattore critico per il successo complessivo degli sforzi Six Sigma di un’organizzazione. Guidare un team attraverso i passi del miglioramento del processo o della progettazione del processo non è istintivo. Richiede preparazione, formazione, comunicazione e, soprattutto, esecuzione.
Conclusione: Si richiede molto ad un Campione
I Campioni di progetto hanno bisogno di riunire e formare le persone giuste, di avere una leadership impegnata dall’alto verso il basso, di selezionare progetti fattibili e fruttuosi, e di integrare le metriche di feedback nell’organizzazione. Il ruolo di campione del progetto richiede determinazione, pazienza e persuasività. E dovrebbero assicurarsi di divertirsi un po’ durante l’implementazione di un progetto. Un buon campione di progetto dovrebbe dare alla sua squadra un calcio d’inizio che non dimenticherà presto e poi continuare la motivazione durante la fase di controllo.