14 Meilleures pratiques pour garder votre personnel conforme à la loi HIPAA

La conformité à la loi HIPAA peut être un concept effrayant, surtout parce que les sanctions pour non-conformité peuvent entraîner des amendes allant jusqu’à 250 000 $ selon la gravité de l’infraction.

Dans la plupart des cas, il est intelligent pour les fournisseurs d’embaucher ou de former un champion HIPAA qui se concentre sur les normes de sécurité et supervise la manipulation par le personnel des informations de santé protégées (PHI) des patients.

Cependant, il est toujours important pour les professionnels de la santé de connaître les principes fondamentaux des normes de conformité du personnel par rapport à la règle de sécurité HIPAA.

Historique de l’HIPAA
En 2002, les normes de confidentialité des informations de santé individuellement identifiables ( » Privacy Rule « ) ont établi, pour la première fois, un ensemble de normes nationales pour la protection de certaines informations de santé. La règle de confidentialité portait sur l’utilisation et la divulgation des informations de santé des individus par les fournisseurs ou les organisations de soins de santé.

« Le plus grand défi présenté par l’HIPAA est de protéger de manière précise et cohérente la vie privée des individus sans paralyser votre entreprise », a déclaré Christopher Fuller de TechRepublic.com.  » Cela étant, les meilleures technologies disponibles seraient celles qui vous permettent de partager exactement les bonnes informations. « 

Bien qu’il s’agisse d’un défi, la conformité est à la portée de n’importe quel cabinet, tant que vous vous assurez que les procédures suivantes sont en place pour votre personnel.

Pratiques conformes à l’HIPAA

• Les cabinets doivent fournir un programme de formation à jour sur le traitement des PHI pour les employés exerçant des fonctions administratives du plan de santé.

• Veillez à ne pas partager les RPS sensibles avec d’autres personnes qui ne devraient pas y avoir accès, y compris des collègues de travail ou des connaissances personnelles.

• Évitez d’accéder au dossier d’un patient, sauf si cela est nécessaire pour le travail ou avec la permission écrite du patient.

• Minimisez les occurrences où d’autres personnes entendent des informations sur le patient. N’utilisez pas le nom entier d’un patient à portée de voix d’autres personnes.

• Sécurisez tous les papiers contenant des PHI en les plaçant dans un tiroir ou un dossier lorsqu’ils ne sont pas utilisés. Couvrez les dossiers de manière à ce que les noms des patients ne soient pas visibles. Ne laissez jamais les dossiers et autres PHI sans surveillance.

• Fermettez les programmes informatiques contenant des informations sur les patients lorsqu’ils ne sont pas utilisés. Les systèmes de gestion de cabinet dotés de paramètres de temporisation automatique peuvent être précieux à cet égard.

• Limitez les transmissions de RPS par courrier électronique aux seules circonstances où l’information ne peut pas être envoyée d’une autre manière.

• Utilisez toujours une page de garde lorsque vous télécopiez des RPS.

• Sauvegardez tous les disques qui contiennent des RPS. Le stockage des informations de vos patients dans un serveur cloud conforme à la loi HIPAA est plus sûr que l’utilisation d’un serveur localisé ou de documents papier, selon des conclusions récentes du ministère américain de la Santé et des Services sociaux.

• Assigner différents niveaux d’autorisation de sécurité à des personnes spécifiques. La sécurité basée sur les rôles empêche les employés de modifier ou de voir accidentellement des informations qui ne se rapportent pas à leurs fonctions spécifiques.

• Ne jamais partager les mots de passe entre les membres du personnel. Le champion HIPAA doit attribuer des mots de passe à tous les employés qui sont autorisés à accéder aux PHI. Les systèmes de PM à signature unique utilisent la reconnaissance vocale ou la détection des empreintes digitales ainsi que des mots de passe spécifiques à l’utilisateur pour sécuriser les connexions.

• Détruisez correctement les informations contenant des PHI en déchiquetant les fichiers papier.

• Veillez à ce que les ordinateurs soient équipés de logiciels d’analyse antivirus mis à jour. Cela garantit que votre cabinet est raisonnablement protégé contre les logiciels malveillants.

• Il est également important de s’assurer que tous les fournisseurs ou autres entreprises associés à votre cabinet suivent correctement les normes HIPAA également.

C’est assez simple ? Pas exactement. Les normes HIPAA évoluent constamment pour suivre les nouvelles technologies et les tendances du secteur. Pour avoir l’esprit tranquille, il peut être judicieux d’envisager un service de gestion de cabinet et de DSE conforme aux normes HIPAA et basé sur le cloud pour héberger et protéger toutes vos informations médicales.

Quel type de formation HIPAA avez-vous trouvé utile lors de l’embauche de nouveaux employés ?

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