Office 365 de Microsoft est livré empilé avec de nombreuses fonctionnalités, mais votre compte peut être modifié avec divers modules complémentaires qui offrent de nouvelles capacités. Ces apps peuvent vous faire gagner du temps, que ce soit en rendant certains processus plus efficaces, en vous permettant de rester concentré sur votre tâche ou en vous aidant à communiquer plus rapidement avec les membres de votre équipe. Voici nos compléments Office 365 (parfois appelés add-ins) préférés qui vous permettront de donner le meilleur de vous-même en un temps record.
Translator
Même si la traduction n’est pas une tâche quotidienne pour vous, la possibilité de mettre du texte en surbrillance et de le traduire automatiquement de ou vers près de 50 langues est tout simplement incroyable – et beaucoup plus simple que de couper et coller du texte dans une application distincte ou un service en ligne. Le module complémentaire Translator s’appuie sur le robuste service en ligne Translator de Microsoft pour ses traductions. Vous pouvez facilement modifier les traductions suggérées avant de les insérer dans le document, et dans le cas de plusieurs interprétations potentielles d’un passage, toutes les versions seront affichées.
FindTime
Planifier des réunions qui fonctionnent pour tout le monde peut être l’une des tâches les plus frustrantes et les plus longues dans un bureau. FindTime ne peut pas automatiser complètement le processus, mais il vous épargnera certainement d’interminables allers-retours. Il repère d’abord les créneaux libres dans les emplois du temps de tous les participants. Vous pouvez alors sélectionner plusieurs horaires et les soumettre au vote des participants. Une fois que suffisamment de votes ont été comptabilisés pour une heure spécifique, la réunion est automatiquement programmée.
DocuSign pour Outlook
DocuSign est l’une des solutions de signature électronique les plus populaires. Avec ce module complémentaire ou son homologue Word, vous pouvez signer vous-même un document en toute sécurité ou l’envoyer à une autre personne pour qu’elle le signe. Vous avez également la possibilité d’enregistrer automatiquement tous les documents signés sur Microsoft OneDrive. Un essai gratuit de 10 jours est disponible pour vous permettre de tester le service, et les abonnements mensuels commencent à 10 $ par mois.
Pexels
Vous cherchez à habiller ce rapport ou cette présentation avec de belles images sans parcourir Google pendant une heure ? Pexels vous permet de rechercher facilement des photos de stock professionnelles et de les déposer instantanément dans votre document. Les images sont toutes sous licence Creative Commons Zero, ce qui signifie que vous pouvez les utiliser à toutes fins légales sans avoir à les citer. Vous pouvez accélérer encore le processus en utilisant la galerie d’images populaires ou enregistrer vos favoris pour une utilisation ultérieure.
Grammarly
Grammarly est un outil de relecture inégalé qui vous aidera à améliorer vos écrits, qu’il s’agisse d’un simple courriel ou d’un rapport complet. Le module complémentaire Grammarly fonctionne dans Word et Outlook pour rendre vos écrits plus propres et plus directs grâce à plus de 250 contrôles de grammaire et d’orthographe, des suggestions de vocabulaire et de style d’écriture, et même un détecteur de plagiat. Grammarly Premium coûte 11,66 $ par mois lorsqu’il est payé annuellement.
Office Tab
Grâce à chaque navigateur Web moderne, nous nous sommes tous habitués aux interfaces à onglets. Office Tab apporte ce paradigme familier à Word, PowerPoint et Excel. À un niveau de base, l’add-in vous permet d’ouvrir plusieurs fichiers dans la même fenêtre, mais la fonctionnalité va beaucoup plus loin que cela. Vous pouvez rapidement fermer ou enregistrer tous les documents d’un seul clic, ou tous les documents sauf celui qui est actif. Vous pouvez effectuer quelques modifications rapides, comme renommer un document ou l’enregistrer dans un nouveau dossier, en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l’onglet des documents dans la barre des tâches. Si vous foncez tête baissée sur un seul document, vous pouvez facilement masquer la barre des tâches à l’aide d’un raccourci clavier, puis la ramener tout aussi rapidement.
Teams
Intégrée aux abonnements Office 365, une application appelée Teams – un hub permettant aux équipes de collaborer sur diverses applications Office 365. Teams fonctionne comme une messagerie instantanée, une plateforme de partage de fichiers et un outil de collaboration qui permet aux membres de se joindre à des documents et des feuilles de calcul pour travailler ensemble et apporter des modifications tout en discutant et en laissant des notes. Vous pouvez également utiliser Teams pour organiser instantanément des appels et des réunions à partir de plusieurs appareils. Il offre 2 Go de stockage par utilisateur et 10 Go de stockage partagé. Il s’intègre à plus de 140 applications et services, tels qu’Evernote et Trello. Il existe désormais une version gratuite de Microsoft Teams pour les petites entreprises.
Boomerang
Ce module complémentaire de productivité de messagerie possède plusieurs fonctionnalités qui étendent considérablement les capacités d’Outlook. Boomerang vous permet de programmer des courriels à envoyer à un moment ultérieur. Il vous permet également de définir des rappels pour les e-mails lorsqu’ils restent sans réponse afin que vous puissiez y donner suite. Boomerang rend la planification des réunions moins compliquée, en vous permettant de faire la réunion et d’inviter les autres avec un seul courriel.
Dictée
Exclusif aux abonnés d’Office 365, Dictée est un outil spécial qui n’est pas exactement une extension. Microsoft l’a activé pour aider ceux qui sont incapables de taper ou qui préfèrent dicter leurs écrits. Vous pouvez dicter dans neuf langues, qui sont automatiquement détectées pour OneNote, Outlook, Word ou PowerPoint. Il suffit d’appuyer sur l’icône du microphone dans l’application, d’attendre que l’icône devienne rouge pour indiquer qu’il est en train d’écouter, et de commencer à parler. Pour insérer une ponctuation, il suffit de dire le nom du signe de ponctuation.
Do Not Disturb
Outlook pour Android dispose d’une fonctionnalité exclusive (qui n’est pas non plus précisément un module complémentaire) qui pourrait vous aider à stimuler votre concentration et votre productivité. Les abonnés Office 365 sur Android peuvent définir des périodes chronométrées ou planifiées pendant lesquelles les notifications des e-mails et du calendrier seront mises en sourdine grâce à la fonction Ne pas déranger. Pour l’activer, ouvrez Outlook, appuyez sur l’icône hamburger en haut à gauche, cliquez sur l’icône en forme de cloche en haut à droite et sélectionnez les moments où vous souhaitez être laissé seul.
Matrice des priorités
La matrice des priorités utilise quatre quadrants pour vous aider à vous concentrer sur les principales priorités et les projets qui comptent le plus avec Microsoft Outlook. En tant que module complémentaire, il vous permet de transformer vos courriels en éléments d’action. Avec Priority Matrix, fini le temps où vous deviez essayer de vous souvenir des emails que vous n’avez pas lus en les marquant ; il suffit de créer une tâche directement dans Outlook, qui sera convertie en Priority Matrix.
Récupération d’emails
Nous avons tous fait l’erreur de supprimer accidentellement un email dont nous avions besoin. Ce n’est plus un souci avec la fonctionnalité Email Recovery. Vous pouvez utiliser cet add-on pour récupérer tous les emails que vous avez supprimés. Le processus de récupération est simple : Il suffit de sélectionner le dossier dans lequel vous souhaitez récupérer les e-mails, à savoir le dossier Recoverable Items ou Purges. Ce qui est également génial avec cet add-in, c’est qu’il peut être utilisé pour rechercher des emails pour certains mots-clés, vous donnant accès à des informations telles que la ligne d’objet, l’expéditeur, les pièces jointes et les destinataires.
Template Phrases
Vous vous voyez poser plusieurs fois les mêmes questions par des prospects, des clients ou des collègues de travail ? Le complément Template Phrases peut vous faire gagner du temps grâce à la création de modèles personnalisés pour répondre à ces questions. Vous pouvez créer un large éventail de modèles avec des questions simples ou complexes, puis laisser l’add-in générer une variété de mots-clés que vous pouvez insérer directement dans vos e-mails. Si vous ne savez pas par où commencer, utilisez les échantillons de lettres commerciales et les exemples de phrases de tous les jours de l’outil.
Zoom Scheduler
Zoom Scheduler est disponible à la fois sur ordinateur de bureau et sur mobile pour faciliter la planification des réunions. Comme son site web le suggère, vous pouvez programmer et démarrer des réunions Zoom instantanées et synchroniser vos temps libres et occupés avec Zoom Client. Malheureusement, Zoom Scheduler ne peut fonctionner que sur la version 3.5 ou supérieure sur PC et macOS 10.14.1 ou supérieur – vous devrez mettre à jour vos ordinateurs en conséquence.
Pickit
Vous n’avez pas besoin d’être un graphiste pour faire des présentations attrayantes. Pickit vous donne accès à un nombre illimité d’images, telles que des photos sous licence (les images sont 100% légales et conformes) et des clip arts. Vous pouvez ensuite tirer les images dont vous avez besoin vers Microsoft Office à partir de la bibliothèque d’images facilement accessible.
PowerPoint Designer
Disponible uniquement pour les abonnés à Office 365, PowerPoint Designer vous aide à créer des diapositives impressionnantes. Il génère automatiquement un large éventail de conceptions parmi lesquelles vous pouvez choisir dans diverses couleurs, motifs et styles. Pour y accéder, sélectionnez Design > Idées de design. Veillez à sélectionner « expériences connectées » pour obtenir des idées lors de la création de vos diapositives. Design Ideas sélectionnera des mises en page avec des blocs de texte et des images que vous pourrez personnaliser. Mettez en valeur votre présentation avec un diagramme, un graphique ou une frise chronologique qui peut également être généré automatiquement. Finalisez votre présentation avec l’une des nombreuses illustrations facilement disponibles.
Cartes de bureau
Les graphiques de cartes sont utilisés dans Excel pour » comparer des valeurs et montrer des catégories à travers des régions géographiques « . Utilisez-le lorsque vous avez des régions géographiques dans vos données, comme des pays/régions, des États, des comtés ou des codes postaux », selon Microsoft. Si vous ne savez pas par où commencer, comme avec PowerPoint Designer, visitez le lien ci-dessus pour télécharger des exemples de graphiques. Vos graphiques peuvent être créés avec des pays, des États, des comtés, des villes, des codes postaux et bien plus encore. Pour créer les cartes, il suffit de saisir les données de votre choix.
Woodpecker
Le module complémentaire Woodpecker se connecte à votre messagerie Office 365 pour vous aider avec les documents juridiques que vous utilisez souvent en vous donnant la fonctionnalité de les créer et de les réutiliser facilement. En standardisant et en automatisant tous les documents que vous utilisez souvent, vous économisez du temps et des erreurs lors de la préparation des documents juridiques. Vous pouvez facilement partager et collaborer sur ces documents avec votre équipe et personnaliser des champs importants tels que le nom, l’adresse et le numéro de téléphone. Gardez la trace des paramètres de vos documents grâce à un compte Woodpecker sécurisé. Le site Web de Woodpecker offre des instructions étape par étape sur la façon d’ajouter et d’utiliser ce module complémentaire ; la configuration ne devrait prendre que quelques minutes.
Andreas Rivera a contribué au reportage et à la rédaction de cet article.