20+ Modèles et échantillons de lettres de rappel de paiement (PDF)

Une lettre de rappel de paiement est un document officiel envoyé par une entreprise ou un particulier pour rappeler au client le paiement de la facture en retard. C’est un processus légal pour obtenir l’argent en envoyant une lettre de rappel de paiement amicale que l’on vous doit. Téléchargez gratuitement une lettre de rappel de paiement en retard aux formats PDF et Word. Vous pouvez consulter des exemples de lettres de rappel afin de les comprendre clairement et efficacement. Ci-dessous, nous partageons un guide complet qui vous aide à être payé rapidement.

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La lettre de rappel de paiement

Une lettre de rappel de paiement est appelée une lettre de rappel qui est utilisée pour obtenir le paiement d’une facture en retard que vous deviez. Lorsqu’un client ne vous paie pas à temps, une lettre est envoyée comme un rappel pour obtenir de l’argent pour votre service ou votre produit. C’est le meilleur moyen, le plus rapide et le plus facile, de demander à quelqu’un de vous payer. Restez calme ; utilisez des mots positifs sur un ton amical et ferme dans votre mise en demeure. L’une des tâches les plus difficiles dans une entreprise est de demander le paiement au client lorsque la date d’échéance est dépassée. Vous pouvez envoyer une copie de la facture avec cette lettre qui indique les détails dus, la méthode de paiement, et le type de service et de marchandises.

Les entreprises ou les particuliers envoient des lettres de demande de paiement avant la date d’échéance pour rappeler le montant. Elles peuvent également les envoyer lorsque la date d’échéance est dépassée. Si vous rédigez une lettre de paiement de manière professionnelle, il est essentiel de rédiger celle-ci en suivant le format standard comme le format MLA. Vous pouvez trouver ici des lettres de rappel de paiement en PDF, Word, et disponibles dans tous les formats que vous préférez. Ces modèles imprimables gratuits vous aident à rédiger une lettre bien formatée. Au lieu d’envoyer une lettre, vous pouvez demander les paiements de votre client en rédigeant un courriel de rappel de paiement. Vous pouvez également trouver ici un échantillon et un exemple d’un email de rappel qui vous aide à le comprendre facilement.

Qu’est-ce qui devrait être inclus dans la lettre de rappel

Les clients sont la partie prenante la plus importante de tout projet. Tout votre travail, vos investissements sont destinés à fournir un meilleur service au client. Une entreprise ou une organisation n’est rien sans ses employés ; il est vital d’apprécier l’employé qui travaille dur avec une lettre de reconnaissance pour augmenter la productivité de votre entreprise. Certaines personnes sont trop sévères lorsqu’elles demandent le paiement d’un arriéré. C’est une tâche cruciale pour conserver les clients existants. Il est donc essentiel d’envoyer une lettre de rappel de paiement polie. Les éléments clés de cette lettre sont les suivants :

1. Nom de l’expéditeur : Le nom de la personne ou de l’entreprise qui souhaite le paiement de son service ou de ses produits.
2. Adresse de l’expéditeur : L’adresse de l’entreprise
3. Les coordonnées : Le numéro de téléphone, l’adresse e-mail, le numéro de fax et l’adresse web si vous en avez une.
4. La date : Quand l’e-mail ou la lettre est rédigée.
5. Nom du destinataire et coordonnées : Après la date, écrivez le nom du destinataire, son adresse, son numéro de téléphone et d’autres coordonnées.
6. Une salutation professionnelle et positive.
7. Énoncez l’objectif de cette lettre dans la section du corps avec des détails de manière polie.
8. Date limite
9. Mots de clôture
10. Signature à la fin de la lettre.

Une lettre avec ces composants vous aide à faire une lettre forte ; vous pouvez télécharger des modèles gratuits pour le paiement impayé.

Quand envoyer une lettre de rappel de paiement

C’est une bonne pratique d’envoyer une lettre avant les 2 ou 3 jours de la dernière date mentionnée sur la facture. Il y a une chance que le client soit en colère en recevant une lettre de rappel avant la date d’échéance. Il serait préférable que vous gardiez votre calme pendant cette procédure légale. Il est nécessaire d’envoyer une lettre de rappel de paiement à une heure précise. La norme est d’envoyer le paiement dans les 30 jours suivant la réception de la facture ou du colis de livraison. Vous pouvez consulter notre article complet sur le bordereau d’expédition avec une vaste collection de ses modèles gratuits.

1. Il doit être envoyé avant les 2-3 avant la date d’échéance mentionnée sur la facture.
2. Si le client n’effectue pas le paiement après la date d’échéance, envoyez une deuxième lettre de rappel après les 2-3 jours du délai prévu.
3. Envoyez la troisième lettre de rappel lorsqu’une semaine s’est écoulée après la date d’échéance.
4. Envoyez une dernière lettre de rappel après les 14 jours de la date d’échéance et indiquez clairement l’action légale que vous entreprendrez si le client n’effectue pas le paiement.
5. Si le paiement n’est pas reçu après la dernière lettre de rappel, vous pouvez engager une procédure judiciaire pour obtenir l’argent qui vous est dû.
6. Il est normal d’envoyer une lettre de remerciement lorsque vous recevez le paiement de la facture.

Vous pouvez trouver ici les échantillons et les modèles de rappel de paiement amicaux pour demander poliment à vos clients de payer.

Les choses à garder à l’esprit pendant la rédaction d’une lettre de rappel de paiement

Les choses essentielles à garder à l’esprit pendant la rédaction d’une lettre de demande de paiement au client. Ces choses sont les suivantes :

1. Pour le succès de toute entreprise, il est essentiel de construire une excellente relation avec votre client, mais certaines personnes étant impolies et dures tout en demandant le paiement du service et des biens. Utilisez des mots positifs et suivez la règle de politesse tout en écrivant une lettre de demande.
2. Utiliser des mots positifs comme « merci » ou « nous demandons. »
3. Énoncez clairement l’objectif de cette lettre.
4. Joindre une copie de la facture pour un paiement rapide.
5. Confirmer que le client reçoit la facture à temps.
6. Dans le corps de la lettre indique clairement le montant que le client paiera.
7. Aussi, incluez le mode de paiement avec les coordonnées bancaires du vôtre.
8. Ecrivez de manière douce mais professionnelle le délai dans lequel le client doit effectuer le paiement.
9. Demandez à donner une réponse à cette lettre.
10. Faites l’en-tête de votre écrit qui montre un objectif clair de cette lettre. Il devrait être écrit d’une manière qui montre combien de fois vous envoyez la lettre comme « deuxième lettre pour le paiement » ou « lettre de rappel de paiement final. »

Pour faciliter et simplifier votre travail, nous partageons une collection de lettres de rappel de paiement persuasives avant la date d’échéance, après la date d’échéance et avant certaines actions légales. Vous pouvez télécharger ces modèles de lettres modifiables en fonction de vos besoins.

Comment rédiger la lettre de rappel de paiement

C’est l’une des tâches cruciales de faire de nouveaux clients pour votre entreprise mais la plus difficile de maintenir cette relation avec le client existant. Il est courant de recevoir des paiements tardifs de la part des clients. Pour cela, l’entreprise ou le particulier écrit une lettre de rappel lorsque la date d’échéance du paiement de la facture est proche ou dépassée. Pour certaines personnes, il n’est pas très facile d’écrire une lettre de rappel de paiement à un client. Nous partageons ci-dessous quelques étapes faciles qui permettent de rédiger rapidement une lettre efficace pour les paiements en souffrance. Suivez ces étapes pour obtenir des paiements en retard de la part du client. Ce sont:

En-tête de la lettre de rappel

L’en-tête d’une lettre est la section la plus importante et être rédigée avec soin car elle indique qui est l’expéditeur de cette lettre. Une lettre de rappel de paiement peut être envoyée par un particulier ou une entreprise. Indiquez le nom de l’expéditeur, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse électronique dans l’en-tête de la lettre en suivant le format MLA. Après les coordonnées de l’expéditeur, écrivez la date d’envoi de cette lettre.

Salutation

Trouvez le nom de la personne à qui vous demandez de l’argent ou écrivez le nom de sa fonction avec le titre de M., Mme et Mlle comme « M. le manager », « Mme john ».

Énoncez l’objectif de cette lettre dans le premier paragraphe

En général, dans le premier paragraphe de toute lettre, on trouve l’objectif principal de la lettre. Il est normal d’énoncer l’objectif de la lettre dans le premier paragraphe de la lettre.

Mentionner les frais supplémentaires en cas de retard de paiement dans le 2e paragraphe

Il existe une règle sur le marché selon laquelle le client paie des frais supplémentaires en cas de retard de paiement. Écrivez le montant en chiffres que vous deviez et indiquez séparément le montant avec les frais supplémentaires. Par exemple, le montant du service ou du bien que le client paiera est de 2000$, plus les frais de retard de paiement sont de 100$. Indiquez que le client paiera 2100$ lorsque la date d’échéance est dépassée.

Incluez les détails du paiement et le délai dans le troisième paragraphe

Écrivez vos coordonnées bancaires avec une méthode que le client utilisera pour le paiement. Incluez également le délai dans lequel le client a effectué le paiement.

Fermeture de la lettre

Il est de bon ton d’utiliser des mots positifs en guise de fermeture de la lettre.

Nom de l’expéditeur avec signature

Écrivez le nom de l’expéditeur à la fin de la lettre avec la signature pour en faire une lettre officielle.

Conseils pour obtenir un paiement en retard

Établir une excellente communication avec votre client est la clé de toute entreprise prospère. Suivez ces étapes pour chasser votre facture en étant impoli avec les clients.

Envoyez une lettre de rappel.

Tout d’abord, envoyez une lettre de rappel à votre client. C’est un moyen plus facile, simple et rapide d’obtenir un paiement en retard. Assurez-vous de la poster à un moment précis comme 1 ou 2 jours avant ou après les 3 ou 4 jours de la date d’échéance.

Soyez poli

Votre comportement poli permet de construire une excellente relation avec vos clients. Soyez respectueux dans vos paroles. Utilisez quelques mots positifs dans votre lettre et transmettez votre message d’une manière douce et polie.

Parlez directement avec le client

Pour chasser votre facture rapidement, prenez un téléphone, et passez un appel à vos clients. Parlez directement avec votre client au lieu d’écrire une lettre ou d’envoyer un courriel de demande. Informez votre client des conditions en cas de retard de paiement.

Avertissez le client de l’action légale

Si la date d’échéance est dépassée et que le client n’effectue pas le paiement, il est redevable. Informez-les de l’action légale dans la dernière lettre de rappel.

Avertissez-les de vos frais supplémentaires

Avant 2-3 jours de la date d’échéance, écrivez une lettre de rappel à vos clients dans laquelle il est clairement indiqué les frais supplémentaires en cas de retard de paiement.

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