8 façons de réduire la taille des fichiers Excel (qui fonctionnent réellement)

Les classeurs Excel sont connus pour devenir douloureusement lents et lourds à mesure que l’on y ajoute des données/formules/images.

Parfois, il est facile de se débarrasser de la graisse supplémentaire et de garder la taille du fichier excel sous contrôle, et parfois, ce n’est pas le cas.

Et comme Excel n’est pas un outil web, la plupart d’entre nous travaillent et collaborent en envoyant des fichiers Excel par e-mail. Et un gros fichier Excel qui pèse 50 Mo peut être difficile à partager avec vos collègues/clients.

Dans mon dernier emploi, nous utilisions le client de messagerie Lotus Notes, qui est lent comme un escargot, et envoyer de lourds fichiers Excel par ce biais était une torture.

Bien qu’il n’y ait pas de moyen magique de réduire la taille d’un classeur Excel, il existe quelques techniques que vous pouvez utiliser pour réduire un peu de lambeau.

Conseils pour réduire la taille du fichier Excel

Vous trouverez ci-dessous les techniques que vous pouvez utiliser pour réduire la taille du fichier de votre classeur Excel.

Pour chaque astuce, j’ai fait des tests et j’ai ajouté les instantanés pour vous montrer l’impact sur la taille du fichier. Les résultats que vous obtiendriez varieraient en fonction de vos données et de vos fichiers.

En fonction de votre classeur, vous pouvez utiliser une ou plusieurs de ces astuces.

Supprimer les feuilles de calcul/données inutiles

Les meilleures solutions sont souvent les plus simples.

Et cette technique relève davantage du bon sens et moins d’une quelconque sorcellerie Excel.

Si vous avez un classeur Excel qui comporte des feuilles de calcul qui ne sont pas nécessaires (et qui ne sont utilisées dans aucune formule), voyez si vous pouvez vous en débarrasser.

Cela a une corrélation directe avec la taille du fichier Excel. Ainsi, dès que vous supprimez certaines des feuilles de calcul et que vous enregistrez le classeur, vous verrez instantanément une réduction de la taille du fichier.

Résultats du test :

J’ai créé un fichier Excel avec 10 feuilles de calcul où chaque feuille de calcul a 2.6 millions de points de données (26 colonnes avec 100 000 points de données dans chaque colonne).

La taille résultante de ce classeur est de 143 Mo (et il prend un certain temps à enregistrer et à ouvrir).

Maintenant, lorsque j’ai supprimé cinq feuilles, la taille a diminué de moitié (duh).

Comme vous pouvez le voir, les données que vous avez votre feuille de calcul ont une corrélation directe avec la taille du fichier.

Convertir au format binaire (XLSB)

Savez-vous que le simple fait d’enregistrer un fichier Excel au format XLSB peut réduire la taille du fichier ?

Oui, c’est vrai.

Tout ce que vous avez à faire est, tout en enregistrant un classeur, d’utiliser le format .xlsb.

Voici les étapes à suivre pour ce faire :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
2. Cliquez sur Enregistrer sous.

Cliquez sur Parcourir.

3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, changez le type de fichier en classeur binaire Excel (.xlsb)

Résultats du test

J’avais un classeur Excel qui prenait 14,6 Mo d’espace.

Après avoir converti le même fichier au format XLSB, j’ai pu en réduire la taille à 10,4 Mo (soit une réduction de taille de ~28 %).

Qu’est-ce que XLSB ?

Lorsque vous enregistrez un fichier Excel (.xlsx ou .xlsm), il est enregistré au format XML.

Par exemple, si je change l’extension du fichier XLSX en ZIP puis que je l’ouvre, voici ce que j’obtiens.

Et si je vais plus loin dans le dossier ‘xl’ puis dans le dossier des feuilles de calcul, cela me montre les feuilles de calcul de ce classeur (et ces feuilles de calcul sont enregistrées sous forme de document XML).

Maintenant, faisons la même chose avec un fichier XLSB.

Donc je change d’abord l’extension du fichier en ZIP, puis je l’ouvre et localise feuille1. Voici ce que vous obtenez :

Vous remarquerez que XLSX et XLSB enregistrent tous deux la feuille de calcul dans un format différent.

XLSX/XLSM l’enregistre comme un fichier XML et XLSB l’enregistre comme un fichier binaire (.bin).

Et sans entrer dans des considérations trop techniques, les fichiers XML ont une taille importante par rapport à un fichier binaire.

Donc, lorsque vous enregistrez votre classeur Excel au format XLSB, la taille du fichier est réduite. Dans notre exemple ci-dessus, la réduction de taille était de ~30%.

XLSB Vs XLSX/XLSM

Lorsqu’il s’agit d’utiliser le format XLSB, la réduction de taille est un énorme avantage. Mais vous devez être un peu prudent lorsque vous travaillez avec le format XLSB.

Avantages du format XLSB :

1. Il réduit la taille du fichier Excel. Cela peut être utile lorsque vous avez des fichiers volumineux et que vous souhaitez les partager par e-mail. Vous pouvez rapidement réduire la taille en l’enregistrant en XLSB.
2. Les fichiers XLSB ont tendance à s’ouvrir et à s’enregistrer plus rapidement que le fichier XML. D’après les tests limités que j’ai effectués, les fichiers XLSB s’ouvraient et s’enregistraient 25 % à 50 % plus rapidement. Cette différence n’est perceptible que dans les gros fichiers Excel. Avec des fichiers plus petits, les fichiers XLSB et XLSX sont tous deux rapides.

Bien que le format XLSB ait l’air génial, il y a quelques raisons pour lesquelles vous devriez vous en tenir à l’utilisation de fichiers XLSX/XLSM :

1. Avec le format XLSB, vous n’avez aucun moyen de savoir s’il comporte une macro ou non. Cela le rend plus risqué car quelqu’un peut l’utiliser pour exécuter un code malveillant.
2. Les fichiers XLSB sont codés dans un format de fichier bin propriétaire alors que XML est un format de fichier lisible en open-source. Cela signifie que si vous utilisez des outils tiers avec Excel, il est préférable d’utiliser le format XML.
3. Power Query ne peut pas lire les données d’un fichier XLSB. Donc si vous utilisez Power Query, il est préférable d’avoir vos données aux formats XLSX/XLSM.

En règle générale, si la taille de votre fichier est petite (moins de 5 Mo), il est préférable de s’en tenir aux formats XLSX/XLSM.

Sur la base de ce que j’ai entendu de la part des gens et lu sur de nombreux forums, beaucoup de gens préfèrent utiliser XLSB comme format de fichier lorsqu’il s’agit d’utiliser Excel.

Voici un bon article sur la compréhension du format XLSB.

Supprimez les formules inutiles

Trop de formules gonflent la taille du fichier de votre classeur.

Donc, si vous avez un ensemble de données dont vous avez besoin, mais que vous n’avez pas besoin des formules qu’il contient, il est préférable de convertir ces formules en valeurs.

Voici les étapes pour convertir rapidement les formules en valeurs dans Excel :

1. Sélectionner l’ensemble de la feuille de calcul/de l’ensemble de données.
2. Appuyer sur la touche F5.
3. Dans la boîte de dialogue Aller à, cliquez sur ‘Spécial’.
4. Dans la boîte de dialogue Aller à Spécial, sélectionnez Formules.
5. Cliquez sur OK.

Les étapes ci-dessus sélectionneraient toutes les cellules qui contiennent une formule.

Maintenant, utilisez les étapes ci-dessous pour convertir ces formules en valeurs :

1. Copier les cellules sélectionnées (contrôle + C)
2. Cliquez sur l’onglet Accueil.
3. Dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Coller.
4. Cliquez sur l’icône Coller la valeur.

Les étapes ci-dessus convertiraient toutes les cellules avec des formules en valeurs.

Résultats du test

J’ai créé un fichier Excel avec 2,7 millions de points de données (1048576*26) puis j’ai ajouté trois colonnes avec des formules (SUM, COUNT et AVERAGE).

J’ai ensuite converti ces formules en valeurs et enregistré le fichier avec un nom différent.

Voici le résultat :

Le fichier sans formules a une taille inférieure de ~8% (et notez que je n’avais que 3 colonnes de formules).

Dans le cas où vous avez beaucoup de formules, cela peut ajouter à la taille.

Compresser les images (avant et après le téléchargement)

Si vous travaillez avec des fichiers Excel qui contiennent des images, vous devez optimiser ces images et vous assurer que leur taille est moindre.

Le problème avec les images est qu’au fur et à mesure que vous les compressez, il y a également une réduction de la qualité, ce que vous ne souhaitez peut-être pas.

Lorsque vous travaillez avec des images, la meilleure façon de maintenir la taille de votre fichier Excel faible est de compresser les images avant de l’insérer dans Excel.

Un bon outil en ligne pour ce faire est TinyPNG (ou vous pouvez utiliser Photoshop ou tout autre outil similaire).

C’est un outil gratuit qui peut réduire la taille d’une image jusqu’à 90 % tout en conservant une qualité d’image décente.

Vous trouverez ci-dessous la capture d’écran où j’ai pu compresser une image d’une taille de 3,9 Mo à 331 Ko avec une perte minimale de qualité.

Une fois que vous avez téléchargé ces images compressées dans Excel, vous pouvez encore les compresser en utilisant l’option intégrée dans Excel.

Voici les étapes pour compresser une image dans Excel:

1. Sélectionnez l’image que vous souhaitez compresser.
2. Cliquez sur l’onglet Format des outils d’image. C’est un onglet contextuel qui n’apparaît que lorsque vous cliquez sur une image.
3. Dans le groupe Ajuster, cliquez sur l’option ‘Compresser l’image’.
4. Dans la boîte de dialogue Compresser les images :
   • Désélectionnez ‘Appliquer uniquement à cette image’ si vous souhaitez compresser toutes les images du classeur.
   • Sélectionnez Email (96 ppi) pour une compression maximale.
5. Cliquez sur OK.
6. Enregistrez le fichier.

Ceci va compresser toutes les images et vous aider à réduire la taille du fichier de votre classeur Excel.

Résultats du test :

J’ai utilisé l’option compresser l’imge dans Excel en utilisant une seule image.

Voici les résultats :

En utilisant l’option compresser l’image, la taille du fichier est passée de 445 Ko à 43 Ko (~90% de réduction de la taille du fichier).

Cela dépendrait également de l’image. Une image qui est déjà compressée peut ne pas conduire à une énorme réduction de taille.

Supprimer le cache Pivot pour gagner de l’espace

Si vous travaillez avec des tableaux Pivot et que vous avez du mal à gérer des fichiers Excel volumineux, connaître le cache Pivot peut être utile.

Lorsque vous créez un tableau croisé dynamique à l’aide d’un ensemble de données, Excel crée automatiquement le cache Pivot.

Le cache Pivot est un objet qui détient une réplique de la source de données.

Bien que vous ne puissiez pas le voir, il fait partie du classeur et est connecté au tableau croisé dynamique. Lorsque vous effectuez des modifications dans le tableau croisé dynamique, il n’utilise pas la source de données, mais plutôt le cache pivot.

Bien que vous pensiez être directement lié aux données sources, en réalité, vous accédez au cache pivot (et non aux données sources) lorsque vous effectuez des modifications dans le tableau croisé dynamique.

Du fait que vous créez une réplique de l’ensemble des données, cela prend de la place.

Dès que vous créez un tableau croisé dynamique, vous remarquerez que la taille du fichier Excel augmente.

Dans l’exemple ci-dessus, dès que j’ajoute le tableau croisé dynamique, la taille du fichier est multipliée par deux.

Maintenant, il existe deux façons de réduire la taille du fichier lorsque vous travaillez avec des tableaux Pivot.

1. Conserver les données sources et supprimer le cache Pivot
2. Conserver le cache Pivot et supprimer les données sources

Examinons ces deux techniques.

Garder les données sources et supprimer le cache du Pivot

Lorsque vous avez terminé le tableau Pivot et que vous l’enregistrez, vous pouvez forcer Excel à n’enregistrer que les données sources et le tableau Pivot résultant, et non le cache du Pivot.

En faisant cela, votre fichier Excel sera plus léger, et vous aurez un moyen de recréer le cache du Pivot lorsque vous en aurez besoin la prochaine fois.

Vous trouverez ci-dessous la différence de taille lorsque vous enregistrez un fichier Excel avec et sans Cache Pivot.

Voici les étapes pour NE PAS enregistrer le Cache Pivot :

1. Sélectionnez n’importe quelle cellule du tableau croisé dynamique.
2. Cliquez sur l’onglet Analyser.
3. Cliquez sur l’icône ‘Options’ du tableau croisé dynamique.
4. Dans la boîte de dialogue Options du tableau croisé dynamique, cliquez sur l’onglet Données.
5. Dans les options Données du tableau croisé dynamique, décochez l’option ‘Enregistrer les données sources avec le fichier’. Cette option permet de s’assurer que le cache du tableau croisé dynamique n’est pas sauvegardé lorsque vous enregistrez le classeur (et contribue à réduire la taille du fichier Excel).
6. Cochez l’option – ‘Rafraîchir les données à l’ouverture du fichier’. Cette option garantit que dès que vous ouvrez le classeur, le tableau croisé dynamique est rafraîchi et le cache du tableau croisé dynamique est automatiquement généré. Si vous ne cochez pas cette option, vous devrez rafraîchir le tableau croisé dynamique manuellement pour générer le cache croisé dynamique.
7. Cliquez sur OK.

Maintenant, lorsque vous enregistrez le fichier avec le tableau croisé dynamique, vous remarquerez une taille de fichier réduite.

Conserver le cache du tableau croisé dynamique et supprimer les données sources

Une autre façon de réduire la taille du fichier Excel est de supprimer les données sources d’un tableau croisé dynamique et de conserver uniquement le cache du tableau croisé dynamique.

Cela fonctionne car un Cache Pivot est une image miroir de vos données et vous n’accédez pas aux données sources lorsque vous apportez des modifications au Tableau Pivot, au lieu de cela, vous utilisez le Cache Pivot.

Ci-après sont les résultats lorsque j’ai enregistré le fichier Excel sans les données sources.

Pour ce faire, il suffit de supprimer les données (soit en supprimant les données, soit la feuille de calcul qui contient les données).

Lorsque vous voulez récupérer les données sources, double-cliquez sur la cellule ‘Grand Total’ du tableau croisé dynamique et cela générera instantanément l’ensemble des données dans une nouvelle feuille de calcul.

Compresser le fichier (ZIP IT)

C’est quelque chose que vous pouvez faire en dehors de l’application Excel.

Lorsque vous zippez un fichier Excel, vous verrez une réduction de taille d’environ 10-15% immédiatement.

Vous pouvez ensuite partager ce fichier zippé à par courriel, et la personne qui le reçoit peut dézipper le fichier et utiliser le classeur Excel.

Voici les étapes pour zipper un fichier Excel (pour Windows):

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier Excel
2. Passez votre curseur sur l’option Envoyer à.
3. Cliquez sur l’option ‘Dossier compressé (zippé)’.

Cela créera un fichier zippé pour le classeur Excel sélectionné.

Vous remarquerez également une réduction de la taille du fichier (comme indiqué ci-dessous).

Résultats du test

Avec cette technique, j’ai pu réduire la taille du fichier du classeur Excel de 8 %.

Cette technique fonctionne mieux pour les fichiers qui se situent dans la fourchette de 20 à 50 Mo. Au fur et à mesure que la taille du fichier augmente, le pourcentage de réduction n’est pas très élevé.

Supprimer le formatage des données

Le formatage des données, comme l’application d’une couleur d’arrière-plan, ou l’ajout de bordures, ou le changement de style de police, peut tous ajouter à la taille du fichier.

Bien que, sur la base de mes tests, j’ai remarqué que cela n’a pas un impact énorme.

Vous trouverez ci-dessous les tailles de deux classeurs Excel, l’un avec 2,6 millions de points de données (dans une seule feuille de calcul), et l’autre avec les mêmes données mais avec un formatage appliqué à celles-ci (couleur de cellule, bordure et italique).

Résultats du test

Vous pouvez voir que la différence entre les deux fichiers n’est pas si énorme (bien que cela ait un impact lorsque vous avez beaucoup de données).

Le fichier avec les données est de 14.6 Mo et le fichier avec les données et le formatage est de 14,9 Mo.

Donc, si vous voulez réduire la taille du fichier de votre classeur Excel, vous pouvez rechercher le formatage dont vous n’avez pas besoin. Le supprimer peut vous faire gagner un peu d’espace disque.

Voici les étapes pour supprimer instantanément tout le formatage, tout en gardant les données intactes:

1. Sélectionnez l’ensemble des données (dont vous voulez supprimer le formatage).
2. Cliquez sur l’onglet Accueil.
3. Dans le groupe Édition, cliquez sur ‘Effacer’.
4. Cliquez sur ‘Effacer les formats’.
5. Enregistrez le classeur.

Supprimer la mise en forme conditionnelle

Tout comme la mise en forme régulière des données, la mise en forme conditionnelle ajoute également à la taille du fichier.

Cependant, sur la base de mes tests, j’ai remarqué que la différence est moindre (sauf si vous avez plusieurs règles appliquées à plusieurs feuilles avec d’énormes ensembles de données).

Néanmoins, c’est une bonne idée de supprimer le formatage conditionnel de tout ensemble de données où vous n’en avez pas besoin.

A part la taille, il y a une autre bonne raison de supprimer le formatage conditionnel – la VITESSE.

Le formatage conditionnel est volatile et chaque fois qu’il y a un changement dans la feuille de calcul, il recalcule. Cela peut conduire à un classeur plus lent.

Résultats du test

J’ai créé un fichier avec 27,2 millions de points de données et je lui ai appliqué 5 règles de formatage conditionnel.

La différence de taille ne semble être que de quelques Ko.

Also Read: Tips to Make Slow Excel Spreadsheets Fast

Conseils pour améliorer les performances d’Excel

Alors que les méthodes ci-dessus vous aideront à réduire la taille des fichiers Excel, voici quelques conseils supplémentaires pour améliorer les performances des classeurs Excel :

1. Évitez d’utiliser des formules volatiles. Outre l’augmentation de la taille du fichier, les formules volatiles rendent également vos classeurs lents. Les exemples de fonctions volatiles comprennent RAND, TODAY, OFFSET, INDIRECT, etc.
2. Si vous avez besoin de créer des résumés d’un grand ensemble de données, au lieu d’utiliser des formules, voyez si vous pouvez utiliser un tableau Pivot à la place. Un tableau croisé dynamique est rapide et très intuitif par rapport aux formules.
3. Si vous extrayez des données de plusieurs sources ou combinez des données de plusieurs fichiers, utilisez Power Query pour obtenir et transformer les données. Vous pouvez enregistrer les données en tant que connexion Power Query au lieu de les conserver dans la feuille de calcul. Vous pouvez facilement créer un tableau croisé dynamique en utilisant les connexions créées à l’aide de Power Query.
4. Convertissez vos données tabulaires en un tableau Excel et utilisez le tableau Excel dans les formules. Cela permet à votre classeur de fonctionner plus rapidement et les formules créées à l’aide de références structurées de tableau Excel sont plus faciles à gérer (car celles-ci sont plus intuitives).
5. Évitez de référencer une ligne ou une colonne entière dans une formule. Cela aidera vos formules à être plus efficaces.
6. Si vous avez beaucoup de formules dans votre classeur, désactivez le calcul automatique et passez au calcul manuel. En faisant cela, chaque fois qu’il y a un changement dans les feuilles de calcul, les formules ne seraient pas recalculées. Vous pouvez effectuer ce changement en allant dans l’onglet Formule et en modifiant les ‘Options de calcul’.

J’espère que vous trouverez la méthode et les conseils de ce tutoriel utiles.