Comment enregistrer le kilométrage pour les impôts en 8 étapes faciles

Si vous devez conduire dans le cadre de votre travail, vous pouvez être qualifié pour déduire les coûts sur votre déclaration de revenus fédérale. Si vous y avez droit, préparez-vous à documenter vos déplacements comme preuve à l’appui en cas de contrôle de vos impôts.

1. Assurez-vous que vous êtes admissible à la déduction des frais kilométriques

Un contribuable peut bénéficier de la déduction des frais kilométriques pour les déplacements entre le bureau et un site de travail, entre le bureau et un deuxième lieu d’affaires, ou pour les déplacements en voiture pour des courses liées à l’entreprise.

2. Déterminez votre méthode de calcul

Un contribuable peut choisir entre deux méthodes de comptabilisation du montant de la déduction kilométrique :

• La déduction kilométrique standard exige seulement que vous teniez un journal du kilométrage admissible parcouru. Pour l’année fiscale 2019, le taux est de 58 cents par kilomètre. Le taux pour l’année fiscale 2021 est de 56 cents (contre 57,5 cents en 2020).
• La déduction pour les frais réels de véhicule exige que vous conserviez tous les reçus et autres documents pertinents relatifs aux coûts de conduite.

3. Enregistrez votre compteur kilométrique au début de l’année fiscale

L’Internal Revenue Service (IRS) exige qu’un contribuable déclare le nombre total de kilomètres parcourus par le véhicule au cours de l’année fiscale. Le chiffre du kilométrage total sera reporté sur le formulaire 2106. Par conséquent, un contribuable doit enregistrer l’odomètre du véhicule au début de l’année fiscale.

Si le véhicule est acheté au cours de l’année et qu’il n’est pas neuf, alors enregistrez le relevé du compteur kilométrique à partir du premier jour où il est déployé.

4. Tenir un journal de conduite (si nécessaire)

Si vous choisissez la déduction standard du kilométrage, vous devez tenir un journal des kilomètres parcourus. L’IRS est assez précis sur ce point :

• Au début de chaque voyage, le contribuable doit enregistrer le relevé de l’odomètre et énumérer le but, le lieu de départ, le lieu d’arrivée et la date du voyage.
• A la fin du voyage, l’odomètre final doit être enregistré, puis soustrait du relevé initial pour trouver le kilométrage total du voyage.

Ce journal doit être tenu régulièrement. L’IRS ne se soucie pas des chiffres approximatifs.

5. Tenir un registre des reçus (si nécessaire)

Si vous optez pour la déduction des frais réels, le journal des kilométrages n’est pas nécessaire. Au lieu de cela, conservez des copies des reçus et des documents pertinents. Chaque document doit inclure la date, le montant en dollars du service ou du service acheté, et la description du produit ou du service nécessaire.

6. Enregistrer l’odomètre à la fin de l’année fiscale

À la fin de l’année fiscale, le contribuable doit enregistrer le relevé final de l’odomètre. Ce chiffre est utilisé conjointement avec le relevé de l’odomètre au début de l’année pour calculer le nombre total de kilomètres parcourus dans la voiture pendant l’année. Ces informations, y compris le pourcentage de kilomètres parcourus à des fins professionnelles, sont requises sur le formulaire 2106.

7. Enregistrer le kilométrage sur la déclaration de revenus

Lorsque vous remplirez vos déclarations de revenus, vous indiquerez le nombre total de kilomètres parcourus sur le formulaire 2106, ligne 12. Ce chiffre est calculé par le taux de kilométrage standard pour l’année afin de déterminer le montant déductible en dollars.

Si vous utilisez la méthode des dépenses réelles, vous devrez organiser les reçus des dépenses en groupes comprenant l’essence, l’huile, les réparations, l’assurance, la location de véhicules et la dépréciation.

8. Conservez la documentation

Vous devez conserver la documentation relative à une déduction kilométrique pendant au moins trois ans.

Si la documentation est demandée à l’IRS pour justifier la déduction kilométrique, le contribuable doit faire une copie des dossiers et classer une copie personnelle.

Pour garder tout cela en ordre, créez un nouveau journal pour chaque année fiscale.

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