Comment utiliser une caisse enregistreuse à écran tactile (guide de 6 minutes)

Que vous soyez un nouveau propriétaire d’entreprise qui n’a jamais utilisé de caisse enregistreuse ou un propriétaire expérimenté qui n’a utilisé qu’une caisse enregistreuse électronique traditionnelle, passer au monde des caisses enregistreuses à écran tactile peut être un peu déroutant.

Mais croyez-nous, cela en vaut la peine. Si vous investissez un peu de temps maintenant pour vraiment comprendre le fonctionnement de votre nouvelle caisse, vous en récolterez les fruits en aval avec des vitesses de transaction plus rapides, un suivi plus précis des employés, une gestion simplifiée des stocks et des informations approfondies sur les performances financières de votre entreprise.

Pour vous aider à vous mettre à niveau avec votre nouvelle caisse enregistreuse afin que votre petite entreprise puisse bénéficier de ces avantages dès que possible, nous avons élaboré ce guide qui vous montrera exactement comment utiliser une caisse enregistreuse à écran tactile.

Démarrons.

Configurer votre système

La première chose que vous voudrez faire est de configurer votre nouvelle caisse enregistreuse à écran tactile. C’est aussi le point de ce guide où nous voulons clarifier un détail. Les industries du commerce de détail, de la restauration et des paiements font généralement référence aux caisses enregistreuses à écran tactile en tant que systèmes de point de vente (POS). Pour maintenir une cohérence avec ces industries, nous allons faire de même.

Si vous avez décidé d’acheter un système de point de vente moderne qui fonctionne sur un iPad ou une tablette Android, alors le processus de configuration devrait être assez simple. Vous voudrez connecter votre appareil à l’alimentation, l’allumer et télécharger l’application de caisse de votre système depuis l’App Store ou Google Play Store. Il est également possible que votre application de caisse ait été préchargée sur votre tablette.

Avant de pouvoir commencer à utiliser votre caisse, vous voudrez vous connecter à l’application back-office de votre système et configurer le reste de votre système de point de vente. Ce logiciel de back-office est l’endroit où vous ajouterez des stocks, configurerez les taux d’imposition, ajouterez de nouveaux employés, examinerez les rapports et gérerez généralement votre entreprise. Dans les systèmes plus modernes, on accède généralement à cette application à l’aide d’un navigateur Web sur un ordinateur portable ou de bureau.

Quand le côté logiciel de votre système est prêt à fonctionner et que votre caisse enregistreuse sur tablette fonctionne, la prochaine chose à faire est de configurer vos périphériques matériels. Pour la plupart des entreprises, cela va inclure un tiroir-caisse, un lecteur de cartes de crédit et une imprimante de reçus au minimum. Si vous gérez un commerce de détail, vous pouvez également disposer d’un lecteur de codes-barres. Si vous êtes épicier ou que vous vendez des articles au poids, vous pouvez également avoir une balance qui se connecte à votre système.

Typiquement, ces appareils se connectent à votre appareil soit avec un cordon, soit sans fil par Bluetooth. Avant d’ouvrir vos portes, nous vous recommandons d’effectuer quelques transactions de test pour vous assurer que tout votre matériel et vos logiciels fonctionnent correctement.

Voir aussi : Besoin d’une caisse enregistreuse ? Il y a une application pour ça

Exécuter des transactions

Avec votre système configuré, et vos portes ouvertes, la prochaine chose que vous ferez probablement sera d’exécuter une transaction en direct. Avant de pouvoir le faire, vous devrez vous connecter à l’application de caisse sur votre tablette. En général, cela implique de saisir un code PIN. Cette opération vous permet de relier toutes les transactions et les données associées (ventes, retours, remises) à votre compte. C’est un outil utile pour vous aider à gérer vos employés, en particulier si vous voulez un enregistrement de l’activité de caisse de chaque employé.

Après cela, vous êtes prêt à exécuter des transactions. Pour exécuter une transaction, la première étape consiste à entrer l’article que le client achète dans la caisse. Vous pouvez le faire de plusieurs façons différentes. La méthode la plus simple et la plus rapide consiste à scanner le code-barres ou le code UPC à l’aide d’un lecteur de codes-barres. Cependant, si vous n’en avez pas, ou si vous dirigez un restaurant (une situation où un scanner n’aurait pas de sens), vous devrez soit chercher l’article avec les boutons à l’écran, soit le rechercher à l’aide du clavier à l’écran.

Une fois que vous avez ajouté l’article, ou les articles, à la transaction, il ne reste plus que quelques étapes. Vous voudrez appliquer toutes les remises qui pourraient être valables à la transaction du client, puis sélectionner le type d’appel d’offres du client et percevoir le paiement. Certains types de soumission courants comprennent l’argent liquide, le débit, le crédit ou les paiements par smartphone comme Apple Pay.

Si votre client a réglé en espèces, vous voudrez lui rendre la monnaie qui lui est due, et pour tous les types de soumission, lui demander si et comment il souhaite recevoir son reçu. Avec la plupart des systèmes de point de vente modernes, vous pourrez imprimer ou envoyer par e-mail au client son reçu.

Si le client sélectionne l’option e-mail, vous voudrez le rechercher dans la base de données clients de votre système. S’il s’agit d’un nouveau client, vous devrez l’ajouter, en recueillant son adresse électronique. Il s’agit d’une étape importante car vous pouvez ensuite ajouter le client à votre liste de marketing par courriel et lui envoyer des promotions et d’autres courriels de marketing conçus pour l’inciter à acheter de nouveau chez vous.

Si le client décide de passer à la caisse avec une carte de crédit ou de débit, vous voudrez soit la glisser, soit l’insérer dans votre lecteur s’il s’agit d’une carte compatible EMV. Le processus est similaire pour les transactions par smartphone. Normalement, le client passe son téléphone au-dessus de votre lecteur et authentifie la transaction à l’aide du lecteur d’empreintes digitales de son téléphone ou d’un code PIN. À partir de là, vous voudrez suivre le même processus de réception que pour une transaction en espèces.

Fermeture de votre quart

Après une journée chargée passée à effectuer des transactions pour les clients, il y a quelques choses que vous voudrez faire avant d’éteindre les lumières et de rentrer chez vous pour la nuit. Tout commence par la fermeture de votre poste. Normalement, c’est un processus rapide. Il suffit de naviguer dans l’interface de votre application de caisse jusqu’à ce que vous trouviez le bon bouton. Touchez-le et vous commencerez le processus de fermeture de votre quart de travail.

Sur la plupart des systèmes de point de vente modernes, la fermeture d’un quart de travail vous demandera d’entrer le montant d’argent restant dans le tiroir-caisse. Cela permet d’assurer une tenue précise des comptes au jour le jour. Une fois que vous avez saisi le montant en espèces dans l’appli de caisse, allez-y et fermez le quart de travail.

De là, vous voudrez imprimer un rapport Z. Ce rapport vous donne un résumé de l’ensemble du quart de travail. Il vous permettra également de savoir si le montant du tiroir que vous venez de saisir est supérieur ou inférieur au montant prévu. Si vous avez moins d’argent liquide que prévu, cela pourrait être le signe que vous avez un problème de vol par les employés, c’est donc définitivement quelque chose que nous vous recommandons d’examiner.

En plus du montant d’ouverture et de fermeture de la caisse, le rapport Z vous montrera d’autres informations de haut niveau qui vous aideront à comprendre l’activité de la journée. Voici quelques exemples :

• Ventes par soumission – le total des ventes de la journée ventilé par types de soumissions comme les espèces et le crédit.
• Retours – le total des retours de la journée ventilé par types de soumissions comme les espèces et le crédit.
• Remises – le total des remises de la journée ventilé par types de soumission comme l’argent liquide et le crédit.
• Gouttes – le montant de l’argent liquide retiré de la caisse pour être déposé dans un coffre-fort ou une banque.
• Paiement – le montant de l’argent liquide que vous avez ajouté au tiroir pendant la journée (par ex, vous avez ajouté un rouleau de pièces de 25 cents pour la monnaie).

Une fois que vous aurez imprimé votre rapport Z, la toute dernière chose que vous voudrez faire sera de pointer hors de l’application de caisse pour terminer votre quart de travail de la journée. Il est temps de rentrer chez vous pour un repos et une relaxation bien mérités.

Voilà, tout ce que vous devez savoir sur l’utilisation d’une caisse enregistreuse à écran tactile, autrement appelée système de point de vente. Si vous êtes sur le marché pour un système de point de vente et que vous cherchez un système qui emballe des fonctionnalités puissantes dans un paquet facile à utiliser et abordable, apprenez-en plus sur ShopKeep, le système de point de vente classé #-1.