Quel que soit le domaine ou le type d’activité, la communication joue un rôle central dans le bon fonctionnement de toute organisation. La façon dont les idées et les informations sont diffusées au sein d’une organisation détermine le type de modèles de communication spécifiques utilisés dans cette organisation. Bien que les informations et les données puissent être communiquées verbalement ou par écrit, chaque organisation dispose de deux canaux de communication distincts, formels et informels, en fonction de leur nature. Cet article se penche sur les significations de la communication formelle et informelle et explique comment ces deux canaux de communication diffèrent l’un de l’autre.
Définitions et signification
Communication formelle:
Le type de communication dans lequel les voies de circulation des informations et des données au sein d’une organisation sont prédéfinies et suivent une bande rouge spécifique est connu sous le nom de communication formelle. Il s’agit de voies de communication officielles établies dans une organisation et qu’il est important de suivre à tous les niveaux de la hiérarchie.
Les organisations dépendent généralement de ce type de communication pour réaliser ses fonctions et activités de base. Quelques exemples de communication formelle incluent les procès-verbaux de réunions, les feuilles de temps prévues, les feuilles de présence, les courriels du portail de l’entreprise, etc.
Communication informelle:
Le type de communication qui circule librement et sans règles ou règlements préétablis au sein d’une organisation est connu sous le nom de communication informelle. Dans un établissement, ce type de canaux de communication ne suit aucune procédure fixe et peut circuler dans n’importe quelle direction. Elle est également connue sous le nom de communication par le raisin.
La communication entre pairs, la communication verbale sur les rôles professionnels et la culture de l’entreprise entre les employés, les messages texte, les argot culturels, etc. sont quelques exemples de communication informelle.
Différence entre la communication formelle et la communication informelle
Les principaux points de différence entre la communication formelle et la communication informelle sont énumérés ci-dessous :
Mensonges:
Les canaux de communication formelle sont les canaux qui sont spécifiquement conçus afin d’ouvrir des voies de circulation de l’information dans une organisation. Habituellement, ces canaux de communication sont inclus dans les descriptions de poste des employés individuels et les procédures standard générales d’une entreprise. La direction est responsable de la mise en œuvre précise et en temps voulu des canaux de communication formels pour le bon fonctionnement de son organisation. Bien que des canaux de communication informels existent dans chaque organisation, ils ne sont pas utilisés officiellement. Ils servent de support aux employés pour répondre à leurs besoins sociaux, émotionnels et personnels.
Activités opérationnelles:
Les canaux de communication formels sont développés afin de réguler les activités opérationnelles quotidiennes d’une entreprise. Les grandes entreprises recrutent des agents ou du personnel spécial pour une dispersion efficace et opportune de l’information dans toutes les directions de l’organisation, y compris de haut en bas et de bas en haut. D’autre part, les canaux de communication informels ne sont pas officiels et ne sont pas directement liés aux activités quotidiennes de l’entreprise, cependant les employés d’une organisation peuvent utiliser ces canaux pour effectuer leurs tâches quotidiennes en même temps que les canaux de communication formels.
Prise de décision:
La direction d’une entreprise utilise principalement les canaux de communication formels dans leur processus de prise de décision. Cela permet non seulement de diminuer la probabilité d’erreurs, mais aussi de s’assurer que les décisions de la direction sont basées sur des informations précises, internes ou externalisées. Comme ces décisions ont un impact direct sur les performances d’une organisation à différents niveaux, on ne peut pas se fier à la communication informelle pour prendre des décisions. Cependant, le personnel de direction peut utiliser la communication informelle pour s’adresser aux employés de niveau opérationnel afin de transmettre un message ad hoc.
Fiabilité:
Les canaux de communication informelle sont utilisés dans les activités quotidiennes d’une organisation. Les sources d’extraction d’informations utilisées pour ces canaux sont plus fiables et dignes de confiance que les canaux de communication informels. En outre, les canaux de communication formels sont le plus souvent présents sous forme écrite et documentée et peuvent donc être utilisés comme preuve pour retrouver la bonne personne pour sa responsabilité. D’autre part, les canaux de communication informels sont surtout verbaux et il est souvent difficile de retrouver leur source primaire.
Temps:
Comme les canaux de communication formels suivent une approche systématique, ils prennent surtout du temps par rapport aux canaux informels. Cela s’explique par le fait que les canaux de communication formels sont dûment attestés par le personnel concerné et passent par un contrôle et un équilibre appropriés avant d’être délivrés à la personne visée. La communication informelle se propage plus rapidement car elle peut être lancée à n’importe quel niveau de l’organisation et ne passe par aucun système de contrôle.
Communication formelle vs informelle – comparaison tabulaire
Une comparaison tabulaire de la communication formelle et informelle est présentée ci-dessous :
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| Idée de base | ||||
| Les canaux de communication formels sont ordonnés et bienstructurés. | Les canaux de communication informels sont désordonnés et peuvent circuler dans n’importe quelle direction. | |||
| Activités opérationnelles | ||||
| Ils sont directement liés aux activités opérationnelles d’une entreprise. | Ceux-ci ne sont pas directement liés aux activités opérationnelles d’une entreprise cependant les employés peuvent les utiliser pour accomplir leurs tâches quotidiennes. | |||
| Prise de décision | ||||
| Les canaux de communication formels ont un impact direct sur le processus de prise de décision de la direction d’une entreprise. | La direction n’utilise pas les canaux de communication informels lorsqu’elle prend des décisions commerciales stratégiques. | |||
| Fiabilité | ||||
| La communication formelle est plus fiable que la communication informelle. | La communication informelle n’est pas fiable et peut consister en des rumeurs et des ragots sur le lieu de travail. | |||
| Consommation de temps | ||||
| Elle est chronophage et régulière par nature. | Il se propage rapidement et est de nature irrégulière. | |||
Conclusion – communication formelle vs informelle
Chaque organisation a ses propres canaux de communication formelle cependant les canaux de communication informelle sont toujours présents et sont surtout utilisés par les employés au niveau opérationnel. Les canaux de communication formels sont inévitables dans les grandes entreprises multinationales, car ces entreprises sont plus décentralisées et un flux correct d’informations est donc nécessaire à chaque niveau et/ou division. Cependant, les entités de taille moyenne à petite peuvent utiliser la communication formelle et informelle pour transmettre des informations et des données à leurs employés. Rétrospectivement, le développement et l’application de canaux de communication appropriés sont importants pour que les managers puissent accomplir leurs tâches de routine comme la planification, la gestion et le contrôle de leur organisation de manière efficace.