Règles relatives aux sites Web des condominiums
Les lois régissant les sites Web des associations de condominiums en Floride ont été modifiées en 2018. Il est important pour les associations de condominiums et les propriétaires d’unités de condominiums de bien comprendre ces modifications et de prendre des mesures pour assurer la conformité avec ces nouvelles règles.
Exigences relatives aux sites Web des condominiums de Floride
Au 1er janvier 2019, une association de condominiums de Floride comptant 150 unités ou plus (sans compter les unités en multipropriété) doit avoir un site Web ou un portail Web indépendant détenu et exploité uniquement par l’association ou exploité par un fournisseur tiers au nom de l’association.
Propriété du site Web des condominiums
Les sites Web des associations peuvent être détenus par l’association ou par la société de gestion de l’association. Les associations dotées de sociétés de gestion doivent examiner leur contrat de gestion pour déterminer si le site Web appartient à l’Association ou à la société de gestion.
Si le site Web d’une association est la propriété de la société de gestion, l’association doit également examiner les dispositions de résiliation du contrat de gestion pour voir comment le site Web sera traité à la fin des services de la société de gestion.
Contenu du site Web de la copropriété – Affichage des informations et des documents
L’article 718.111 de la loi sur les condominiums de Floride réglemente et décrit les documents qui doivent être affichés sur le site Web des associations.
Les associations doivent afficher les documents suivants sur leur site Web :
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- La déclaration enregistrée de chaque condominium exploité par l’association
- Les règlements enregistrés de l’association
- Les articles d’incorporation de l’association, ou autres documents créant l’association et chaque amendement à ceux-ci, le tout sous la forme de copies de documents déposés auprès de la Florida Division of Condominiums, Timeshares and Mobile Homes.
- Les règles de l’Association
- Tout accord de gestion, bail ou autres contrats auxquels l’Association est partie ou les propriétaires d’unités ont une obligation ou une responsabilité
- Les résumés des soumissions pour les matériaux, les équipements ou les services doivent être maintenus sur le site Web pendant un an
- Le budget annuel requis par l’article 718.112(2)(f) et tout budget proposé à examiner lors de la réunion annuelle
- Le rapport financier requis par le paragraphe (13) et tout rapport financier proposé à examiner lors d’une réunion
- L’attestation de chaque administrateur de l’Association
- Tous les contrats ou transactions entre l’Association et tout administrateur, dirigeant, société, entreprise, ou association qui n’est pas une association de copropriétaires affiliée ou toute autre entité dans laquelle un administrateur de l’Association est également administrateur ou dirigeant et financièrement intéressé
- Tout contrat ou document concernant un conflit d’intérêts ou un conflit d’intérêts possible
- L’avis de toute réunion des propriétaires de logements et l’ordre du jour de la réunion
- L’avis de toute réunion du conseil, l’ordre du jour, et tout autre document requis pour la réunion
L’affichage des avis sur le site Web de l’Association n’élimine pas l’obligation de l’Association d’afficher les avis à la propriété condominiale ou de livrer les avis aux membres par la poste ou par courriel, comme l’exige la Loi sur les condominiums.
Accessibilité du site Web de la copropriété
Le site Web de l’Association doit être accessible au grand public via le World Wide Web, mais doit également contenir une section protégée par mot de passe pour les propriétaires d’unités et les employés de l’Association. Le nom d’utilisateur et le mot de passe doivent être fournis à tous les propriétaires de logements en copropriété sur demande. Cette section contient des avis et des documents protégés. Les documents accessibles dans la section publique doivent être expurgés pour protéger les informations sensibles.
Documents accessibles en privé aux propriétaires d’unités :
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- Documents directeurs (déclaration, articles et règlements, CC&R, etc.)
- Une liste des accords et documents exécutoires
- Budgets, actuels et en cours
- Informations sur le conseil d’administration, contrats entre les administrateurs et l’Association
- Avis de réunion du conseil et documents justificatifs
Documents accessibles au public
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- Avis de réunion pour les assemblées annuelles et toute assemblée des propriétaires, affichés au moins 14 jours avant la réunion
- Désigné par l’association pour l’estoppel
Services juridiques pour les associations de copropriétaires
Il est vital pour toutes les associations de copropriétaires et les propriétaires d’unités de copropriété de reconnaître et de comprendre les règles du site Web et les exigences d’affichage.
Ce n’est qu’un bref aperçu des modifications apportées à la loi sur les condominiums de l’État de Floride, et nous recommandons à toutes les associations de condominiums de Floride de consulter un avocat expérimenté et qualifié en matière d’associations de condominiums à Aventura qui assurera la conformité statutaire avec la loi sur les condominiums.
Notre cabinet d’avocats, Rosenthal Rosenthal Rasco LLC, peut fournir aux associations de condominiums de Floride des services juridiques expérimentés. Contactez-nous aujourd’hui et apprenez-en davantage sur la représentation efficace et personnelle que nous fournissons à nos clients.
Auteur : Heather A. Scott