Qu’est-ce qui fait qu’une réponse à une demande de proposition (DP) se démarque auprès des planificateurs ? Pour commencer, vous devez montrer que votre lieu offre le meilleur rapport qualité-prix et qu’il se surpasse par rapport à la concurrence. Lisez la suite pour savoir ce qui constitue une réponse de qualité à une demande de proposition – et voir un exemple de réponse à une demande de proposition – afin que vous puissiez séduire les planificateurs et gagner plus d’affaires.
Pour commencer, sachez quand vous devez répondre aux demandes de proposition
Lorsqu’il s’agit de demandes de proposition, la rapidité est impérative. Une étude de Cvent auprès des planificateurs britanniques a révélé qu’ils veulent de la rapidité et de la précision dans les réponses aux DP, près d’un cinquième (19%) soulignant l’importance de respecter les délais de réponse pour gagner plus d’affaires. Pour assurer un suivi rapide de chaque piste, des outils de gestion des appels d’offres de qualité permettent d’organiser et d’accélérer vos réponses. Il est également judicieux de créer une réponse » go-to » pour les DP rapides (lorsque l’événement est à petite échelle et que les planificateurs n’ont besoin que de quelques espaces de lieux).
Par nécessité, les réponses aux DP comporteront quelques rejets dans le mélange. Posez-vous ces questions pour déterminer rapidement quelles demandes de propositions nécessitent un rejet et lesquelles appellent une proposition détaillée :
- La demande de propositions est-elle authentique ? Recherchez le langage des concurrents qui peut signifier que l’émetteur de l’appel d’offres a déjà un lieu avec lequel il veut travailler et qu’il n’envoie un appel d’offres que pour suivre le protocole.
- L’organisateur de l’événement qui émet la demande de propositions répondra-t-il aux questions ? Si non, peut-être que leur choix est déjà prédéterminé. Obtenir des réponses aux questions vous aide à élaborer une réponse personnalisée, et contribue également à établir la relation si importante avec l’émetteur.
- Comment votre logiciel de notation des prospects classe-t-il la DP ? S’il y a peu ou pas de chance de convertir l’opportunité, il serait plus sage de se concentrer sur les prospects pré-qualifiés.
- La date prévue pour l’événement convient-elle à votre lieu et à votre personnel ? Certains appels d’offres sont d’excellents générateurs de revenus pendant les périodes creuses, tandis que d’autres pourraient tester les limites de votre personnel, de vos installations et de vos sous-traitants en période de pointe.
- Avez-vous déjà travaillé avec l’organisateur de l’événement ? Avoir une relation avec l’émetteur vous donne un avantage concurrentiel en termes de compréhension de leurs besoins.
- Votre site a-t-il déjà accueilli avec succès ce type d’événement ? Si oui, cela peut vous donner une longueur d’avance sur la concurrence.
- La demande de propositions vous laisse-t-elle suffisamment de temps pour soumettre une réponse ? Les DP d’événements plus importants avec une fenêtre de 2 à 3 semaines pour les réponses présentent une opportunité précieuse pour mettre en avant vos différenciateurs.
- La réservation de l’événement sera-t-elle judicieuse sur le plan financier ? Pesez les revenus potentiels et poursuivez les opportunités qui offrent de solides retours sur investissement de vos ressources.
Laissez-nous vous aider à maximiser vos réponses aux DP
La communication est un élément clé du marketing relationnel auprès des organisateurs d’événements. Nous plongeons dans les éléments cruciaux des propositions de DP ci-dessous, mais prenez également le temps de rédiger vos réponses de rejet. Cela signifie personnaliser les réponses automatisées et rédiger des réponses individuelles réfléchies aux planificateurs VIP d’événements de grande envergure. Dans tous les cas, les réponses de rejet doivent être amicales et professionnelles, et doivent faire part de votre appréciation du fait que le planificateur vous ait contacté. Pour faire bonne mesure, partagez vos réponses de rejet avec des collègues et des planificateurs avec lesquels vous avez de solides relations pour vous assurer que le ton est juste.
Les 7 sections d’une réponse efficace à un appel d’offres : Un modèle pour réussir
Une rédaction claire fait toute la différence entre les DP qui décrochent la vente et celles que les clients potentiels ignorent. Trouver le bon équilibre entre informations détaillées et concision est essentiel dans votre réponse à un appel d’offres. Voici les pièces incontournables du puzzle :
Table des matières
Cette section donne au planificateur une référence croisée facile à partager avec les principales parties prenantes et les décideurs.
Éléments clés d’une table des matières de réponse à un appel d’offres :
- Marquage. Une table des matières est assez explicite (et nous avons un exemple ci-dessous), mais il est important d’inclure la marque de votre lieu d’accueil en haut.
En fait, votre image de marque, le nom du lieu, l’adresse et les coordonnées doivent figurer sur chaque page de votre réponse à la demande de propositions. Le planificateur a probablement affaire à des dizaines de réponses concurrentes, alors saisissez toutes les occasions de garder votre site en tête.
Lettre de présentation
C’est l’occasion d’entrer en contact avec le planificateur d’événements tout en donnant un contexte à qui vous êtes et ce que vous pouvez faire pour lui.
Éléments clés d’une lettre de motivation exceptionnelle :
- Une voix amicale et professionnelle. Les planificateurs travailleront en étroite collaboration avec vous pendant des mois et plus en amont de leurs événements. Ils veulent avoir la certitude que votre lieu sera facile à travailler et répondra à leurs besoins. Assurez-vous que le ton de votre lettre de motivation est l’équivalent écrit d’un accueil amical en personne.
- Offre un instantané précieux. Vous offrirez des détails dans votre résumé, mais votre lettre de présentation est votre carte de visite. En plus de l’amabilité, votre lettre de motivation doit transmettre votre expérience, votre compréhension de leurs besoins et votre capacité à y répondre.
- La brièveté. Ne divaguez pas dans votre lettre de présentation ; restez aimable, succinct et précis.
Résumé exécutif
Faites savoir au planificateur que vous comprenez ses besoins uniques en montrant que vous avez lu la demande de propositions en profondeur et que vous avez fait votre diligence raisonnable et vos recherches.
Éléments clés d’un résumé exécutif exceptionnel :
- Adresse de front leurs spécifications. Restez concentré sur leurs » demandes » dans votre résumé exécutif. Est-ce qu’ils donnent la priorité à un lieu dans un endroit passionnant ? Précisez qu’un point de repère populaire se trouve à distance de marche ou de covoiturage de votre lieu de réunion, et que vous proposez des navettes vers le site toutes les heures à l’heure.
- S’en tenir à une page. Bien que votre résumé exécutif devienne plus spécifique que la lettre de motivation, il ne devrait pas dépasser une page. En un coup d’œil, le planificateur devrait voir que vous répondez à ses exigences incontournables.
- Les puces. Les phrases longues et ininterrompues sont un moyen rapide de perdre votre lecteur. Maintenez son attention et aidez-le à absorber l’information en fractionnant la copie avec des puces.
- Une image (facultative). Votre établissement dispose-t-il d’écrans ultramodernes dans un grand auditorium, ou de petits espaces de détente conçus pour les voyageurs d’affaires avec des prises de courant et une station de café à proximité ? Si votre propriété répond à l’une de leurs exigences de haut niveau, allez-y et illustrez-la avec une photo haute résolution.
Délivrables et stratégie
Les rouages de votre réponse, cette section décrit les spécifications du lieu, les commodités, les services inclus et les ajouts. Tout est explicité, afin que le planificateur sache si la propriété répond à toutes ses exigences.
Éléments clés d’une section sur les produits à livrer et la stratégie :
- Catégorisation. Couvrez chacune des spécifications de la demande de propositions du planificateur, réparties en catégories logiques, telles que F&B, l’espace du lieu et la technologie événementielle.
- Le « comment ». Dans chaque catégorie, détaillez comment vous allez répondre à leurs besoins. S’ils prévoient un gala de clôture, partagez le fait que vous avez une équipe de restauration primée forte de 20 personnes. S’ils s’attendent à un calendrier d’événements serré, partagez comment vous offrez un concierge d’événements et une assistance technique en renfort de leur équipe.
- Comment vous ne répondez pas à leurs besoins. Très peu de sites remplissent toutes les spécifications de chaque demande de propositions qu’ils reçoivent. Soyez très clair sur les exigences que vous ne pouvez pas remplir. Il est possible qu’elles soient négociables. De plus, les planificateurs apprécient l’honnêteté et sont plus susceptibles de considérer votre lieu pour de futurs événements.
Résumé du projet d’événement
Ici, vous décomposerez le prix par livrable et clarifierez les services inclus et les ajouts.
Éléments clés d’un résumé de projet événementiel détaillé exceptionnel :
- Transparence. Dans l’étude des planificateurs britanniques mentionnée ci-dessus, près d’un quart (24 %) ont déclaré que des devis précis amélioreraient les chances de remporter l’appel d’offres. La transparence renforce la confiance pour cet événement et d’éventuels événements futurs.
- Catégories et sous-catégories. Une seule rubrique de nourriture et de boissons n’est pas suffisante. Vous pouvez inclure F&B comme catégorie avec un » coût total » coïncidant, mais vous devrez alors détailler ce qui entre dans ce prix. Par exemple, indiquez le coût de la pause café du matin, des collations à emporter pour les sessions en petits groupes et du dîner de clôture. Cela donne aux planificateurs le sentiment qu’il y a une marge de manœuvre s’ils sont confrontés à des problèmes de budget.
Qualifications
Cette section est votre chance de récapituler ce qui rend votre lieu parfait pour l’événement du planificateur.
Éléments clés d’une section de qualifications détaillée :
- À propos de nous . C’est la copie que vous utilisez pour vous décrire sur votre site web et dans les documents marketing et les communiqués de presse.
- Des événements similaires que vous avez accueillis. Incluez les noms des événements, ainsi que les noms et les coordonnées des planificateurs. Cela démontre une expérience avec des événements de leur taille, de leur portée et de leurs spécifications, ainsi qu’une confiance dans le lieu.
- Récompenses et certifications. Mettez en évidence les prix pertinents que votre lieu a remportés ou les certifications dont vous disposez et qui peuvent vous donner une longueur d’avance sur toute concurrence.
- Noms et titres de votre équipe principale. Cela donne au lecteur la possibilité de rechercher votre équipe principale sur LinkedIn et de parler à des connexions qui ont travaillé avec eux.
Accord
Faites en sorte qu’il soit facile pour le planificateur d’événements de vous choisir en lui donnant de la documentation à signer ; toutes les réponses peuvent ne pas avoir cela, donc cela pourrait être un fort différenciateur de votre concurrence.
Élément clé d’un accord de réponse à un appel d’offres :
- La ligne de signature. Assurez-vous que le planificateur comprend que cette page est un contrat. De nombreux lieux se réservent rapidement – un planificateur impressionné par votre proposition d’appel d’offres peut vouloir l’officialiser immédiatement.
Exemple de réponse à un appel d’offres : Zoom sur les éléments clés
Il y a beaucoup de choses différentes à garder à l’esprit lorsque vous répondez à des RFP, mais à quoi ressemble une réponse réelle ? Ici, nous avons créé un exemple de réponse à un appel d’offres pour une conférence hypothétique destinée aux cadres du secteur de la vente au détail. Les pièces du puzzle qui comptent le plus comprennent une table des matières, une lettre de présentation, un résumé et des qualifications correctement formatés.
Lieu de l’hôtel : Hôtel Hillsdale & Centre de conférence
Client potentiel : Samantha Forest, directrice de la planification, réunion et exposition annuelles de la Southeast Retail Executives Association
Exemple de réponse à un appel d’offres : Table des matières
1. Table des matières
2. Lettre de présentation
3. Résumé
- Exigences générales
4. Plan du projet
- Aménagements
- Salle de bal principale
- Salles de repos
- Alimentation et boissons
- Restaurant
- Audio/visuel
- Wi-.Fi
- Sécurité
- Hébergement
- Transport
- Atraits de la région
Technologie
5. Résumé du projet
6. Qualifications
- A propos de nous
- Expérience pertinente
- Dotation en personnel
- Sous-traitants
7. Convention
Exemple de réponse à un appel d’offres : Lettre de présentation
Chère Madame Forest:
Merci de nous donner l’occasion de répondre à votre demande de proposition (DP) pour la réunion annuelle et l’exposition de la Southeast Retail Executives Association. Nous sommes enthousiastes à l’idée de vous aider à faire de cette réunion une rencontre productive et agréable pour chaque participant.
En examinant cette réponse, vous verrez que nos installations et services répondent à toutes les exigences de votre matrice de conformité. Vos participants bénéficieront d’un accès sans entrave aux événements de la conférence et aux expositions, avec de nombreuses options pour des réunions individuelles ou en petits groupes dans nos salles de pause calmes ou au restaurant et au bar relaxants de l’hôtel. Pour ceux qui souhaitent faire du réseautage pendant les temps morts, notre concierge compétent peut aider à organiser des visites hors site des nombreuses attractions culturelles et de divertissement uniques de notre ville.
Avec notre grande expérience de l’accueil d’événements similaires décrite dans la section des qualifications, nous pensons qu’un partenariat avec nous vous aidera à dépasser vos objectifs de conférence. Nous espérons avoir bientôt de vos nouvelles.
Sincèrement,
Michael J. Sutton
Directeur des événements
Hillsdale Hotel & Centre de conférences
Wilmington, NC 28502
(910) 555-4444 (principal)
(910) 555-7777 (cellulaire)
Pourquoi ça marche : Cet exemple fonctionne grâce à l’approche détaillée et sans fioritures pour répondre aux besoins du client. Le fait de souligner la capacité à répondre aux demandes de réseautage des participants – sur place et en ville – dans la table des matières, et de le renforcer dans la lettre d’accompagnement, fournit la bonne quantité de personnalisation sans être trop importante.
Exemple de réponse à un appel d’offres : Résumé
Votre capacité à maintenir la compétitivité de vos entreprises membres dans le secteur de la vente au détail dépend de cadres bien formés et motivés qui travaillent avec leurs équipes de vente au détail pour atteindre les objectifs commerciaux.
Le Hillsdale Hotel & Conference Center est le lieu idéal pour vous aider à atteindre cet objectif essentiel. Nos installations de pointe et notre personnel professionnel fourniront à vos participants les commodités et le service nécessaires pour vivre une expérience utile.
Notre expérience et notre expertise dans l’accueil de réunions similaires nous permettent de vous fournir :
- Les capacités d’accueillir jusqu’à 1 500 participants dans une variété d’espaces de réunion et d’exposition.
- Planification et mise en œuvre de l’événement, de la pré-planification à la clôture de l’événement, y compris les plans d’étage, le rapport de dépenses de l’événement, le calendrier et les fonctions ; et les interactions avec les fournisseurs de services tels que l’audiovisuel, l’informatique et les entrepreneurs de services généraux.
- Services complets de nourriture et de boissons fournis par notre traiteur interne.
- Hébergement sur place dans notre hôtel de 280 chambres avec des tarifs spéciaux pour les réservations de groupe.
Choisir le Hillsdale Hotel & Conference Center pour votre événement vous fournira l’environnement adéquat pour aider vos participants à améliorer leurs compétences, tout en les récompensant avec un hébergement, des espaces de réunion, des aliments et des activités de classe mondiale. Faites en sorte que votre réunion et votre exposition annuelles de la Southeast Retail Executives Association soient inspirantes, productives et mémorables.
Pourquoi cela fonctionne : Les paragraphes d’introduction fournissent un aperçu montrant que vous comprenez les objectifs et les buts de l’événement du client. La transition rapide vers les solutions, qui découlent des besoins du client détaillés dans la DP, montre au client que vous avez la capacité de répondre à ses besoins.
Exemple de réponse à une DP : Section des qualifications
Hillsdale Hotel & Conference Center établit la norme d’excellence en matière d’accueil d’événements sans faille. Nous offrons aux organisations comme la vôtre une combinaison unique d’installations de haute qualité, d’expertise en matière de services d’hospitalité et d’expérience avec votre secteur d’activité. Notre équipe de professionnels hautement qualifiés rendra votre conférence mémorable, significative et productive pour vos invités.
A propos de nous
L’accueil d’événements réussis est au cœur de ce qu’est le Hillsdale Hotel & Conference Center. Notre hôtel de 280 chambres offre des commodités modernes dans des chambres et des suites relaxantes à une ou deux chambres, tandis que nos espaces de réunion et d’exposition dotés du Wi-Fi accueillent de 15 à 1 500 participants lors de plusieurs événements tout au long de l’année. Grâce au restaurant et au bar confortables et spacieux de l’hôtel, aux services de restauration internes et à une équipe de planificateurs de réunions certifiés, nous pouvons répondre à tous les besoins des participants et des exposants tout en dépassant leurs attentes.
Expérience pertinente
1. Conférence annuelle, Association des concessionnaires automobiles de Cape Maywood
Cet événement comprenait des présentations de petit-déjeuner et de déjeuner, des séminaires éducatifs, du réseautage et des réunions de comité pour 552 participants. Les espaces de réunion comprenaient la salle de bal principale, l’auditorium, les salles de conférence et les petites salles de réunion.
Date de l’événement : Du 10 au 12 juillet 2019
Les coordonnées de la référence client : Holly Sabre, responsable des événements de marketing & ; CMCDA ; (910) 555-0111 ;
2. Southern Home Design Show
Salon d’exposition et conférence pour 86 exposants et 1 272 participants de l’industrie de l’amélioration de la maison et du design d’intérieur présentant des ventes et des séminaires éducatifs. Les espaces de réunion comprenaient un hall d’exposition et des salles de conférence.
Date de l’événement : Du 12 au 14 mars 2019
Les coordonnées des références clients : Sonja Wolfe, directrice générale ; Design Shows Unlimited ; (828) 555-0191 ;
3. Assemblée annuelle & Festival de la bière, National Craft Brewing Guild
Festival public et conférence de l’association mettant en vedette 60 brasseurs artisanaux et 1 400 participants. Réunions du comité, dégustation de bières, divertissement et séminaires éducatifs. L’événement principal et les séminaires ont lieu dans le hall d’exposition, les réunions dans les salles de conférence.
Date de l’événement : Les 11 et 12 octobre 2019
Les coordonnées de la référence client : Dave Walden, président ; NCBG ; (910) 555-0177 ;
Staffing
Le Hillsdale Hotel & Conference Center dispose d’une équipe expérimentée de services événementiels qui se consacre à répondre aux besoins des participants et à soutenir vos objectifs. Nous sommes fiers de nos pratiques d’embauche et de formation pour assurer les plus hauts niveaux de professionnalisme et d’hospitalité de qualité. Nous avons le plaisir de vous présenter certaines des personnes qui soutiendront votre prochaine conférence :
ÉQUIPE DE DIRECTION
- Directeur général Ken Bailey,
- Directeur de la restauration & Deborah Madden,
- Directeur des opérations Greg Fairbanks,
ÉQUIPE DE VENTE
- Sales Manager Amber Robertson,
ÉQUIPE DE VENTE DE LA RESTAURATION
- Chef des ventes de la restauration Jody Summers,
- Chef exécutif Caitlynn Gilbert,
- Alimentation & Responsable des boissons Cooper Garritt,
ÉQUIPE DE SERVICES D’ÉVÉNEMENTS
- Directeur des événements Michael J. Sutton,
- Responsable de l’informatique Sarah Grove,
Sous-traitants
Depuis 22 ans, l’hôtel Hillsdale & Conference Center passe des contrats avec des fournisseurs de soutien événementiel responsables. Nous maintenons les normes les plus élevées pour nos partenaires événementiels comme vous et nous soutenons ces entreprises de qualité :
River Frost Flowers – A fourni des services floraux pour plus de 200 événements sociaux et professionnels comptant entre 100 et 1 000 invités. www.riverfrostflowers.com
Quarter Moon DJ & Event Music – A fourni des DJ, de la musique en direct et de la musique d’ambiance pour plus de 250 événements dans l’ensemble des espaces de notre site. www.quartermooneventmusic.com
Pourquoi cela fonctionne : La transparence et la brièveté sont les clés ici. Des détails succincts sur votre expérience à partir de documents publiés précédemment, soutenus par des références pour des événements clients similaires, démontrent que vous avez déjà fait cela auparavant. L’inclusion de membres de haut niveau de l’équipe de l’événement et de vos partenaires fournisseurs inspire confiance et donne aux planificateurs le sentiment que vous êtes prêt pour les événements complexes – et les défis inévitables qu’ils impliquent.
Accélérer le temps de réponse avec un logiciel de gestion des demandes de propositions
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