Alors qu’une signature suffit pour autoriser un contrat dans la plupart des pays en dehors de l’Asie de l’Est, au Japon – ainsi qu’en Corée et dans une moindre mesure en Chine – un sceau personnel, connu sous le nom d’inkan ou hanko en japonais, est ce dont vous aurez besoin.
Qu’est-ce qu’un hanko exactement ?
Un hanko/inkan (utilisé de manière interchangeable) est un tampon gravé qui peut être utilisé dans toutes les situations où un individu, ou un individu au nom d’une entreprise, pourrait autrement utiliser une signature ou des initiales. La signature de contrats, les opérations bancaires (dans une banque) ou la réception d’un colis ne sont que trois de ces cas. La nécessité d’un hanko et même le type de hanko peuvent varier selon la situation.
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Il existe trois types courants utilisés par les particuliers et les entreprises. Le jitsu-in (実印), le ginko-in (銀行印) et le mitome-in (認印).
Jitsu-in
Le jitsu-in (qui signifie littéralement » sceau réel/vrai « ) est celui que vous utiliseriez pour signer un contrat. Si vous êtes un freelance et que vous devez signer un contrat avec une entreprise, vous avez besoin d’un jitsu-in. Il en va de même pour d’autres situations comme la création d’une entreprise ou l’achat d’une maison. Pour que le jitsu-in ait une valeur légale, vous devez l’enregistrer auprès du bureau de votre ville. Après l’avoir enregistré, vous recevrez également une « carte inkan » qui vous permettra d’imprimer des certificats d’enregistrement de sceau. Lors de la signature d’un contrat important, vous aurez souvent besoin d’imprimer votre sceau et de fournir le certificat pour prouver qu’il s’agit de votre inkan et qu’il est enregistré.
Ginko-in
Un ginko-in est simplement un hanko pour les transactions financières. Au lieu de l’enregistrer auprès de votre bureau municipal, vous l’enregistrez simplement auprès de votre ou vos banques. Il peut être utilisé pour retirer de l’argent de votre compte ou souscrire à un prêt, vous devez donc en prendre soin. Si les Japonais sont généralement tenus d’enregistrer un ginko-in lorsqu’ils ouvrent un compte bancaire, la plupart des banques ne l’exigent pas des clients étrangers. La création d’une société constitue une exception notable. Puisqu’une société n’est pas une personne réelle et ne peut rien signer, vous devez enregistrer un ginko-in lorsque vous ouvrez un compte.
Mitome-in
Un mitome-in est votre hanko ordinaire et quotidien que vous utilisez pour les choses de tous les jours-comme recevoir des colis ou pour tamponner une facture si vous êtes un indépendant. Le mitome-in n’est enregistré nulle part et n’a aucune valeur juridique.
Certaines personnes utilisent le même inkan pour ces trois usages différents, mais étant donné que le jitsu-in équivaut à votre signature, et qu’il peut être facilement copié, moins vous l’utilisez, mieux c’est. De même, pour presque toutes les situations où un mitome-in est nécessaire, une simple signature suffira.
Ai-je vraiment besoin d’un hanko ?
Si vous n’avez pas besoin de signer des contrats, alors vous n’en avez probablement pas besoin. Beaucoup de résidents étrangers obtiennent un hanko juste parce que cela leur donne l’impression d’être moins un étranger et qu’ils peuvent éviter la longue pause qui fait grincer des dents avant : » Eh bien, je suppose que vous pouvez simplement le signer à la place – parce que vous êtes un étranger. » Si vous vous trouvez dans une situation où vous avez besoin d’un hanko, l’ensemble du processus, de la commande de votre inkan à son enregistrement, peut se faire en trois jours ou moins, donc il n’y a pas d’urgence à vous faire inkaner avant d’en avoir réellement besoin.
Quelles sont les règles pour un hanko ?
La seule règle pour ce qui peut être mis sur un hanko est qu’il doit s’agir au moins d’une partie de votre nom. Vous pouvez utiliser votre nom entier, votre nom de famille seulement, ou même seulement votre prénom. Vous ne pouvez pas enregistrer un inkan avec des caractères qui ne font pas partie de votre nom (qu’il s’agisse de l’alphabet latin ou des katakana), donc si vous aviez en vue ce caractère kanji de 20 traits qui ressemble un peu à votre nom pour orner votre hanko, il sera probablement rejeté. Vous pouvez inscrire votre nom sur l’inkan en alphabet latin ou en katakana. Si vous choisissez le katakana, assurez-vous d’avoir une version katakana de votre nom enregistrée (cela peut être inscrit au dos de votre carte de résidence) à votre bureau municipal ou ils pourraient rejeter l’inkan.
Pour des raisons de sécurité (pour réduire les possibilités de contrefaçon), il est recommandé aux Japonais d’utiliser leur nom complet sur le hanko. Cependant, les noms non-japonais contiennent souvent beaucoup plus de caractères que votre moniker japonais typique de 4 à 5 caractères, et l’espace est limité, donc juste votre nom de famille ou seulement le prénom et le nom de famille pourrait être préférable.
Le diamètre de l’inkan doit être compris entre 8 mm et 25 mm. Un 25 mm est un hanko énorme, et vous risquez d’avoir du mal à le placer sur des formulaires faits pour des hanko plus petits. En règle générale, un hanko de 13,5 mm de diamètre peut contenir deux rangées de trois caractères, tandis qu’un hanko de 16,5 mm de diamètre peut contenir deux rangées de cinq caractères. Si vous vous rendez dans un petit magasin de hanko de quartier, il pourra peut-être faire de la magie et en faire tenir beaucoup plus sur le même espace.
Donc, quel est le processus et combien ça coûte ?
La première étape consiste à commander votre hanko auprès d’un hankoya (magasin de hanko).
L’hankoya était autrefois un élément incontournable de chaque quartier du Japon, mais avec les chaînes qui prennent le dessus et une grande partie des commandes qui se font maintenant en ligne, les hankoya sont plus difficiles à trouver qu’auparavant.
Les hankoya en ligne comprennent hankoya.com, Hanko-Store.com et le géant des fournitures de bureau Askul. Sans surprise, ils ne sont pas disponibles en anglais, donc si vous avez du mal à lire le japonais, vous aurez besoin de quelqu’un pour vous aider.
Lorsque vous commandez, vous commencez par choisir le matériau. Les prix commencent à 2 047 ¥ pour le hanko en bois le plus petit et le moins cher et montent à des dizaines de milliers de yens si vous voulez bercer un hanko fabriqué à partir de matériaux premium comme l’argent ou le titane.
Hankoya.com indique clairement qu’il n’utilise pas d’ivoire d’éléphant ou de mammouth, un message sur le site informant à regret les acheteurs de hanko que ce matériau n’est plus disponible en raison de cette fichue CITES. Malheureusement, un des sales secrets de l’industrie de l’inkan au Japon est qu’il existe encore des magasins qui font de la publicité et vendent de l’inkan fabriqué à partir d’ivoire d’éléphant. Si vous faites vos achats dans une hankoya qui fabrique des encres à partir d’ivoire, vous faites partie du problème. Un magasin qui continue à utiliser de l’ivoire d’éléphant est « Hankoyasan 21″ – l’une des plus grandes chaînes avec des magasins dans tout le Japon.
Après avoir choisi la matière (non ivoire), on sélectionne la taille puis la police de caractères de l’hanko. Souvent, des caractères traditionnels bouclés, presque illisibles, qui se fondent les uns dans les autres, sont utilisés sur les hanko, mais cela n’a pas l’air aussi cool avec les katakana. Ensuite, vous saisissez les caractères tels que vous voulez qu’ils apparaissent sur l’inkan. Vous pouvez choisir de recevoir un projet de dessin pour le revoir avant la fabrication de l’inkan. Enfin, vous choisissez le mode de paiement. Ceux qui n’ont pas de carte de crédit japonaise peuvent se réjouir car il existe une option de paiement à la livraison.
Une fois que votre hanko est arrivé, apportez-le avec votre carte de résidence ou votre carte « Mon numéro » à la section d’enregistrement de l’inkan (oui il y a une section spéciale) de votre bureau municipal local. Remplissez un formulaire simple et payez 50 ¥ pour votre carte inkan et le tour est joué !
Options bon marché
Si vous cherchez simplement un hanko bon marché comme souvenir personnel ou comme cadeau, vous pouvez trouver un énorme assortiment de hanko standardisés avec des noms japonais courants, ou un seul symbole hiragana/katakana/kanji – dans la plupart des magasins à 100 yens. Gardez à l’esprit que ces hanko sont assez petits et ne sont pas uniques (certains avec des mots comme « paix » ou « dragon »), ils ne seront donc pas acceptés à des fins officielles (comme le jitsu-in ou le ginkou-in), mais seulement comme sceaux généraux (mitome-in).
So, que faire si vous avez vraiment besoin d’un sceau officiel, mais que vous n’êtes pas prêt à gaspiller des tonnes d’argent pour cela, vous demandez ? Eh bien, Don Quijote est la réponse avec sa boîte hanko fantaisie (pas vraiment) – une machine qui gravera votre sceau en quelques minutes. Elle se trouve généralement près des caisses, mais demandez-la si vous ne la voyez pas. Ces machines hanko se trouvent plus souvent dans les magasins Don Quijote « normaux » des grandes villes que dans les magasins « Mega Don Quijote » des banlieues et des campagnes (bien que le nom laisse penser le contraire). L’interface est en japonais, mais son utilisation est relativement facile et intuitive (ne vous inquiétez pas de tous les kanji étranges : le bouton vert signifie avancer, le rouge signifie reculer). Vous pouvez sélectionner, déplacer, redimensionner et modifier la police de caractères de ce que vous voulez écrire, en mélangeant kanji, katakana et alphabet latin à votre guise. L’écran tactile n’est pas parfait, mais avec un peu de patience, vous pouvez obtenir de très bons résultats. Le prix commence à 500 ¥, et augmente avec la qualité des matériaux et la taille de l’appareil. Ok, c’est beaucoup plus que ceux à 100 yens, mais la meilleure qualité et la personnalisation rendent ces hanko beaucoup plus utiles.
Oh merde, j’ai fait perdre mon hanko, qu’est-ce que je fais maintenant ?
Parce que votre hanko a le pouvoir d’une signature, s’il est volé, vous devez le signaler à la police et annuler l’inkan au bureau de votre ville. Pour annuler votre inkan, vous aurez besoin de votre carte de résidence ou de votre carte « Mon numéro » ainsi que de votre carte inkan. Il n’y a pas de frais pour l’annulation de votre inkan.
Si vous avez perdu votre inkan (une chose étonnamment facile à faire !), alors vous devez en commander un nouveau avant de vous rendre au bureau de votre ville. Au bureau de la ville, on vous demandera de remplir un formulaire pour annuler votre ancien inkan, puis de remplir un autre formulaire pour enregistrer votre nouvel inkan. La carte inkan est reliée à votre hanko, ils devront donc réémettre votre carte inkan pour laquelle il y a une petite taxe de 50 ¥.
Ceci souligne également l’avantage de ne pas utiliser le même hanko pour vos opérations bancaires. Si vous avez enregistré votre hanko perdu à la banque, vous devrez y aller et enregistrer votre nouveau hanko – à chaque institution financière. C’est aussi un bon argument pour rester fidèle à votre signature !
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Rédigé par :Greg Lane
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