Frais de déplacement déductibles du résultat fiscal des entreprises. DES ENTREPRISES
15/01/2020
Les frais de déplacement sont en principe déductibles dans la mesure où ils ont été engagés dans l’intérêt de l’entreprise.
Nous allons voir les règles spécifiques qui existent cependant pour certaines catégories de voyages.
I- LES FRAIS DE VOYAGE
La déductibilité de ces voyages répond à certaines limites. Ainsi, lorsque le dirigeant ne peut démontrer l’intérêt de cette charge pour l’entreprise, les frais sont réintégrés dans l’avantage fiscal par l’administration.
Plusieurs décisions de justice démontrent ces faits. A titre d’exemple, on peut citer le refus de déduire les frais de déplacement engagés par les épouses des membres d’une société participant à un congrès professionnel.
En revanche, les frais de déplacement des dirigeants accompagnant leurs clients auxquels la société avait offert des voyages, ont été admis en déduction.
Voyons maintenant deux cas particuliers :
- Voyages de stimulation
Ces frais sont entièrement déductibles lorsque les voyages sont organisés dans un but évident de promotion commerciale.
L’intérêt commercial est évident lorsque les voyages sont offerts aux revendeurs les plus performants de l’entreprise, à condition bien sûr que l’entreprise puisse indiquer l’identité et les fonctions des bénéficiaires de ces voyages.
La déduction de ces frais a également des limites, notamment lorsqu’un voyage professionnel se prolonge par un séjour touristique. Dans ce cas, les frais occasionnés par cette prolongation de séjour ne sont pas déductibles.
- Frais de déplacement des accompagnateurs externes
Lorsque leur qualité est démontrée, les frais de déplacement de ces personnes sont déductibles. La déductibilité est admise par exemple dans le cas d’un voyage organisé par un industriel au profit de ses meilleurs distributeurs lorsque le bénéficiaire du voyage confirme sur un bulletin son inscription ainsi que celle d’un accompagnateur.
Toutefois, il faut noter qu’en principe, les frais des conjoints des salariés bénéficiaires d’un voyage de motivation ne peuvent être déduits lorsque l’intérêt pour l’entreprise n’est pas démontré.
Il convient d’ajouter quelques précisions concernant les frais de voyage :
- Lorsqu’un dirigeant accompagne les lauréats d’un concours d’entreprise, le coût de son voyage peut être considéré comme un avantage en nature imposable pour le dirigeant ;
- Les voyages de stimulation ne peuvent être considérés comme des cadeaux. Ils ne doivent donc pas figurer sur le relevé de frais généraux « RELEVE DE FRAIS GENERAUX » (formulaire N ° 2067, joint annuellement à la déclaration de revenus).
II- FRAIS DE TRANSPORT REMBOURSÉS AUX SALARIÉS ET AUX DIRIGEANTS
Lorsqu’une société verse des sommes à ses dirigeants ou à ses salariés pour les indemniser de l’utilisation de leur véhicule personnel, la partie déductible de ces indemnités est limitée au montant déductible de l’amortissement du véhicule.
Le barème kilométrique établi par l’administration fiscale tient compte de cette graduation, il est donc préférable de l’utiliser pour calculer les indemnités.
Le montant des frais de déplacement et de transport remboursés aux dirigeants ou salariés les mieux rémunérés doit être indiqué sur le relevé des frais généraux (formulaire N°2067).
Dans certains cas, les véhicules possédés ou loués par les salariés peuvent être soumis à la taxe sur les véhicules de société lorsque la société rembourse un montant important de frais. Vous pouvez consulter notre article intitulé « TAXE SUR LES VÉHICULES DE SOCIÉTÉ » à ce sujet.
En ce qui concerne les dirigeants de sociétés, le caractère professionnel des déplacements effectués avec leur propre véhicule doit être justifié. Il ne suffit pas d’indiquer seulement la date, le lieu du déplacement et le nombre de kilomètres parcourus.
III- LES FRAIS DE VOYAGE ET DE REPAS IMPLIQUÉS PAR LES EXPLOITANTS D’ENTREPRISES SOUMIS AU B.I.C.. REGIME FISCAL
- Frais de déplacement
- Du domicile au lieu de travail :
Les frais de transport des exploitants du domicile au lieu de travail et retour sont en principe déductibles.
Il convient toutefois de noter que ces frais ne peuvent être déduits lorsque le domicile de l’exploitant est anormalement éloigné du lieu de travail sauf si la distance ne dépend pas de sa volonté. L’administration considère qu’une distance entre le domicile et le lieu de travail peut être considérée comme normale jusqu’à 40 kilomètres.
En cas d’éloignement du domicile au-delà de cette distance, la déduction des frais doit être limitée aux 40 premiers kilomètres sauf si l’exploitant en démontre le caractère inéluctable.
- Frais de carburant pour les véhicules à usage mixte :
Les entreprises individuelles qui ont opté pour la tenue d’une comptabilité » super-simplifiée » peuvent déduire les frais fixes de carburant pour leurs déplacements professionnels. Le barème publié par l’administration n’est applicable qu’aux voitures et aux deux-roues à usage mixte.
En conséquence, il ne peut être appliqué aux véhicules à usage strictement professionnel tels que les camions, les véhicules utilitaires, les scooters à usage de livraison, etc.
On peut également ajouter que le covoiturage a été aménagé par l’administration. Ainsi, les produits issus du covoiturage sont exonérés d’impôt sur le revenu, en revanche, les frais de déplacement dans le cadre du covoiturage ne peuvent être déduits que pour le montant net des remboursements reçus des autres covoitureurs.
- Repas sur le lieu de travail :
Lorsqu’un professionnel exerce une activité soumise au régime fiscal des BIC, il peut déduire les frais de repas pris à l’extérieur du domicile lorsque celui-ci est éloigné du lieu de travail.
Le montant déductible par repas est toutefois limité par deux bornes :
- Il faut exclure la part des dépenses correspondant au coût qu’aurait eu l’exploitant s’il avait mangé à son domicile. Ce montant pourra être ajusté forfaitairement à 4,85 € pour l’année 2019.
- Le montant total des repas ne doit pas non plus dépasser une limite fixée à 18,80 € pour l’année 2019. Au-delà de ce montant, la charge n’est pas déductible.
En outre, l’exploitant doit être en mesure de présenter à l’administration les documents justifiant ses dépenses même s’il opte pour une déduction forfaitaire du coût des repas.
En conclusion, on peut ajouter que tous les autres frais de transport à caractère professionnel sont déductibles comme le transport sur les achats ou le transport sur les ventes.
Une exception existe cependant : le coût du transport sur les immobilisations ne peut pas être déduit directement en tant que frais mais intégré dans le prix de revient de l’immobilisation et donc déduit par le biais de l’amortissement.