- Si vous gagnez 400 $ d’un seul employeur en tant que pigiste, vous êtes tenu d’inclure ce revenu dans votre déclaration de revenus annuelle.
- L’embauche d’un comptable fiscal peut aider votre entreprise à économiser des centaines de dollars.
- Comprendre les déductions fiscales auxquelles vous avez droit est essentiel pour économiser de l’argent et éviter les contrôles fiscaux.
- Cet article s’adresse aux freelances et aux entrepreneurs indépendants qui veulent comprendre leurs responsabilités fiscales.
Gérer votre propre entreprise de freelance s’accompagne de beaucoup de liberté. C’est exaltant de fixer ses propres horaires, d’être son propre patron, de choisir ses propres clients et de décider des projets que l’on veut poursuivre ou laisser passer. En fait, environ 57 millions de personnes – soit 35 % de la population active américaine – exercent un travail en freelance, que ce soit dans le cadre d’une situation temporaire, d’un job d’appoint ou d’un plan de carrière à long terme, selon l’enquête 2019 Freelancing in America.
Cependant, le freelancing s’accompagne de sa part de défis, qu’il s’agisse de négocier un prix équitable pour votre travail ou de vous inquiéter de savoir d’où viendra votre prochain emploi, et même s’il viendra tout court.
Un domaine auquel beaucoup de freelances ne pensent pas beaucoup est le paiement des impôts. Les nouveaux freelances, en particulier ceux qui avaient un emploi traditionnel dans une entreprise jusqu’à récemment, sont habitués à ce que leur employeur fasse automatiquement des déductions sur leur salaire. Cependant, les indépendants sont responsables de rester au fait de leurs obligations fiscales et de déterminer ce qu’ils doivent et quand ils doivent le payer par eux-mêmes.
Pour les freelances et les entrepreneurs indépendants, la période des impôts n’est pas une fois par an – elle est toujours à l’horizon. Ces conseils d’experts fiscaux vous aideront à vous préparer pour la saison des impôts et au-delà.
Comprendre les bases des impôts des freelances.
En tant que freelance, vous avez peut-être des compétences exceptionnellement affinées dans votre secteur, mais cela ne signifie pas que vous connaissez la différence entre FICA et IRA. Commençons donc par passer en revue quelques notions de base de la fiscalité en ce qui concerne les freelances.
« Tous les propriétaires d’entreprise, qu’ils soient freelances ou grands PDG, doivent avoir une compréhension de base de la comptabilité et des impôts afin de pouvoir faire travailler leur argent pour eux », a déclaré Alexis Krystina, comptable principal et fondateur d’Advance Accounting.
Qu’est-ce que l’impôt sur le travail indépendant ?
Si vous gagnez 400 dollars ou plus en un an en tant que freelance auprès d’un seul employeur, l’Internal Revenue Service vous considère comme un travailleur indépendant et vous demande de déclarer vos impôts en tant que propriétaire d’entreprise. En plus des impôts sur le revenu standard basés sur votre tranche d’imposition et votre statut de déclaration, vous devez payer une taxe sur le travail indépendant de 15,3 %, qui représente les taxes de sécurité sociale et Medicare que vous payeriez normalement, ainsi que la moitié généralement couverte par un employeur traditionnel.
« Certains nouveaux solopreneurs et entrepreneurs sont choqués lorsqu’ils doivent payer la taxe sur le travail indépendant », a déclaré Ellie Thompson, PDG de Money Therapy. « Lorsque vous travaillez pour une société, les impôts comme Medicare et la taxe de sécurité sociale sont déjà déduits de votre salaire. En tant qu’entrepreneur, vous devez les comptabiliser vous-même. »
Quels formulaires devez-vous remplir ?
Au lieu de l’unique formulaire W-2 que vous recevriez chaque année en tant qu’employé traditionnel, les freelances reçoivent un formulaire 1099-MISC de chaque client qui vous paie 600 $ ou plus. Vous déclarez vos revenus 1099-MISC sur une annexe C jointe à votre déclaration de revenus.
Quand devez-vous payer les impôts des freelances ?
Les freelances qui s’attendent à devoir 1 000 $ ou plus d’impôts doivent également payer des impôts estimés tous les trimestres, car les revenus des freelances ne sont pas retenus par les employeurs tout au long de l’année. Le formulaire 1040-ES de l’IRS peut vous aider à estimer le montant des impôts que vous devrez chaque trimestre, et il est important que ces paiements soient aussi proches du chiffre réel que possible. Si vous ne payez pas assez d’impôts trimestriels, vous devrez à l’IRS le solde restant lorsque vous remplirez votre déclaration d’impôts annuelle avant le 15 avril. Si vous sous-payez trop vos impôts trimestriels, vous risquez de devoir payer une amende supplémentaire.
En outre, les freelances peuvent avoir à payer des impôts sur le revenu de l’État ainsi que des impôts locaux.
Connaître la structure de votre entreprise.
Quel est le type de structure de votre entreprise ? LLC ? S-corp ? C-corp ? Entreprise individuelle ? La structure juridique de votre entreprise n’affecte pas seulement vos actifs personnels, elle détermine combien vous devez d’impôts, a déclaré Thompson.
Les freelances déposent généralement leurs impôts en tant que propriétaires uniques, ce qui signifie qu’ils remplissent un formulaire de l’annexe C qui s’intègre à leur déclaration de revenus personnelle.
« Une fois qu’ils atteignent un point où ils font des milliers de bénéfices nets, ils peuvent vouloir envisager de déposer une déclaration en tant que S-corp », a déclaré Krystina. « Le statut de S-corp est plus complexe mais peut offrir certains avantages fiscaux. »
« Le propriétaire unique est une excellente option, mais vos biens personnels pourraient être en danger si vous êtes poursuivi en justice », a ajouté Thompson. « Une société est beaucoup plus complexe et nécessite des frais d’installation supplémentaires, mais elle protège vos actifs individuels. »
Les free-lances qui forment une société ou une LLC paieront l’impôt sur le chômage, les taxes fédérales et étatiques, et la moitié de l’impôt FICA, mais ils peuvent être en mesure de protéger une partie de leur argent de l’impôt sur le travail indépendant.
« Cependant, l’IRS examinera combien », a déclaré Romeo Razi, CPA et propriétaire de Taxed Right. « C’est quelque peu compliqué et délicat. Et les conseils sur le montant sont basés sur la profession, s’ils embauchent des sous-freelances, leur revenu, etc. et devraient être déterminés sur une base individuelle. »
Envisagez d’embaucher un professionnel de la fiscalité.
Un comptable ou un CPA qui est familier avec les impôts des freelances pourrait être votre meilleur ami au moment des impôts. Si vos revenus et votre statut fiscal ne changent pas beaucoup d’une année à l’autre, vous pourriez être capable de faire vos propres impôts, mais la situation financière de la plupart des gens change souvent. Comme votre déclaration de revenus devient plus compliquée, vous pourriez avoir besoin d’aide.
« Remplir vos propres impôts signifie garder une trace de tous vos reçus et relevés et comprendre ce que tout cela signifie », a déclaré Josh Zimmelman, propriétaire de Westwood Tax & Consulting.
« Chaque transaction a de l’importance, et si vos finances sont en quelque sorte un fouillis, il vaut mieux payer quelqu’un d’autre pour faire le tri pour vous. »
De plus, l’IRS met constamment à jour ses lois fiscales. Vous pouvez avoir besoin d’aide pour comprendre comment ces changements vous impactent.
Comprendre comment estimer les impôts trimestriels.
Les free-lances qui s’attendent à devoir au moins 1 000 $ d’impôts doivent payer des impôts estimés trimestriellement. Référez-vous à votre déclaration de revenus de l’année précédente pour évaluer le montant que vous devriez payer trimestriellement. Si c’est votre première année en tant que travailleur indépendant, il se peut que vous ne soyez pas en mesure d’estimer avec précision le montant de vos impôts. Si vous faites une erreur de calcul – en sous-payant ou en surpayant vos impôts estimés – l’IRS émettra une correction lorsque vous déposerez votre déclaration fiscale annuelle. On vous demandera de payer les impôts manquants ou on vous émettra une déclaration de revenus pour tout montant excédentaire que vous avez payé.
« L’IRS veut voir que vous avez payé 90 % de vos impôts ou l’équivalent de 100 % de la facture fiscale de l’année dernière d’ici décembre », a déclaré Wade Schlosser, PDG et fondateur de Solvable. « Sinon, vous devrez payer une pénalité fiscale estimée. »
Les dates d’échéance de l’impôt estimé pour 2021 sont les 15 avril, 15 juin, 15 septembre et 15 janvier 2022. Selon Schlosser, si vous ne payez pas vos impôts trimestriels estimés, vous ne recevrez pas de facture ou de notification de l’IRS, mais vous devrez payer une pénalité au moment de la déclaration de vos impôts. L’IRS fournit des outils tels que la feuille de calcul 1040-ES pour vous aider à faire une approximation de votre revenu total pour l’année et à calculer vos paiements d’impôts estimés.
Si vous êtes un freelance marié, vous pouvez demander à votre conjoint d’augmenter ses retenues d’impôts pour aider à défrayer votre facture fiscale, a souligné Schlosser.
« La plus grande chose est de parler à un professionnel de la fiscalité avant la fin de l’année », a-t-il dit. « C’est crucial pour mettre de l’ordre dans vos affaires et prendre des décisions stratégiques sur les déductions, les retenues, les paiements trimestriels et même les investissements qui peuvent aider à réduire votre dette fiscale globale. »
Penser quotidiennement, pas trimestriellement.
Les professionnels de la fiscalité conseillent aux travailleurs indépendants de passer du temps chaque jour à se concentrer sur les informations liées aux impôts, ce qui inclut la mise à jour des revenus et des dépenses au fur et à mesure qu’ils arrivent. Lorsque vous gardez le contrôle de vos finances, vos dossiers sont plus précis et vous ne vous précipitez pas dans la panique la semaine précédant votre rencontre avec votre comptable.
Les indépendants peuvent utiliser QuickBooks ou diverses applications de comptabilité pour tout faire, du suivi des dépenses à la numérisation des reçus.
« Je pense que la plus grande chose à comprendre pour les freelances est que même s’ils font du freelancing – ce qui a tendance à avoir la connotation que c’est juste un job d’appoint – pour l’IRS, c’est toujours une entreprise, donc tenir des registres précis et détaillés est essentiel », a déclaré Krystina. « Non seulement cela aidera les freelances à comprendre la performance de leur entreprise, mais cela facilitera la déclaration des impôts. »
Déclarez tous vos revenus professionnels.
Les freelances devraient recevoir un formulaire 1099-MISC avant le 31 janvier de la part de toute entreprise qui leur a versé plus de 600 $ pour l’année fiscale qui vient de se terminer. Toutefois, que vous receviez ou non un 1099, vous êtes tenu de déclarer tous vos revenus, y compris les paiements en espèces.
« Si jamais vous êtes contrôlé, vous devrez rendre compte des revenus non déclarés ou sous-déclarés », a déclaré Schlosser. « Les freelances devraient également croiser leurs propres documents comptables avec les chiffres figurant sur le formulaire 1099. Les entreprises font parfois des erreurs, et vous ne voulez pas avoir à payer des impôts sur des revenus que vous n’avez pas gagnés ou reçus. »
Même si vous n’avez pas les moyens de payer vos impôts, il est important de les déclarer avec précision et à temps. Si vous êtes en règle, vous pourrez peut-être profiter des programmes pour contribuables de l’IRS qui peuvent vous donner plus de temps pour payer.
« Un spécialiste de la dette fiscale peut vous aider à négocier un plan de paiement avec l’IRS, mais seulement si vos déclarations fiscales sont à jour », a déclaré Schlosser.
Soyez prêt pour le(s) jour(s) de l’impôt.
Charles Corsello Jr, agent agréé et cofondateur de TaxDebtHelp.com, recommande d’avoir une carte de crédit uniquement pour l’entreprise et de créer un compte d’épargne dédié pour mettre de côté un certain pourcentage de chaque paie pour le paiement des impôts.
« En faisant cela, il est beaucoup plus facile pour un freelance de préparer sa ou ses déclarations de revenus en l’aidant à déterminer les bénéfices ou les pertes », a-t-il déclaré. « Cela facilite également la classification des dépenses lorsqu’on exploite un logiciel financier. »
Combien faut-il mettre de côté ? Les professionnels de la finance conseillent de mettre de côté environ 30 % de votre revenu total pour payer les impôts.
« En fait, vous voulez probablement retenir plus près de 35 % si vous avez un revenu élevé et que vous vivez dans un État où les impôts sont élevés », a ajouté Corsello.
Comprenez vos déductions avant de faire votre déclaration.
De nombreux freelances laissent de précieuses déductions fiscales et des avantages sur la table chaque année en avril parce qu’ils ne sont pas sûrs de ce qu’ils peuvent et ne peuvent pas déduire. En fait, 35 % des freelances ont du mal à comprendre et à payer leurs impôts, et 73 % ne déduisent aucune dépense, selon un rapport de Xero. Un professionnel de la fiscalité peut vous aider à identifier les déductions et les crédits d’impôt et vous offrir des conseils sur la façon de réduire vos factures d’impôt.
« Il est préférable de parler avec un comptable fiscal spécialisé dans les entrepreneurs 1099, car ils peuvent vous aider à trouver des déductions que vous ne saviez pas que vous aviez, ce qui vous aidera à réduire votre facture d’impôt et à éviter les dettes fiscales », a déclaré Schlosser.
Les déductions courantes que les freelances utilisent comprennent :
- Space de bureau à domicile
- Dépenses de véhicule
- Dépenses de voyage
- Factures d’Internet et de téléphone
- Assurance maladie
- Fournitures de bureau
- Matériel et logiciels
- Dépenses d’énergie. et logiciels
- Matériel publicitaire
- Services juridiques ou professionnels
- Main-d’œuvre contractuelle
- Licences et taxes
- Repas d’affaires
Par exemple, si vous travaillez à domicile en tant que freelance, vous pouvez bénéficier de la déduction pour bureau à domicile. Celle-ci vous permet de déduire des dépenses allant des services publics au loyer de l’espace de votre maison qui sert de bureau principal. Toutefois, l’espace doit être utilisé strictement à des fins professionnelles. Par conséquent, si vous avez une salle familiale qui vous sert d’espace de travail lorsque les enfants sont à l’école, elle ne répond pas aux critères de cette déduction. Si vous êtes sur la clôture entre l’installation d’un bureau à la maison ou la location d’un espace extérieur, cependant, réalisez qu’il y a quelques avantages fiscaux avec les bureaux à domicile.
« Les entreprises de bureau à domicile ont un avantage, puisque la minute de marche hors de leur maison, les miles sont des miles d’affaires déductibles », a déclaré CPA Gail Rosen. « Si vous avez un bureau, le trajet vers le bureau n’est pas déductible. »
Les frais d’automobile sont une autre déduction fiscale courante pour les freelances. Cependant, Rosen suggère de tenir des registres détaillés de vos dépenses réelles afin que vous puissiez comparer le taux kilométrique standard et les dépenses réelles du véhicule pour voir lequel vous procure la meilleure déduction fiscale.
« Une fois que vous avez choisi l’une de ces méthodes pour déduire vos frais d’automobile, il y a des restrictions pour passer à une autre méthode », a-t-elle dit.
Les primes d’assurance maladie sont un autre domaine à considérer, selon Paul Jacobs, planificateur financier certifié, agent inscrit et responsable des investissements de Palisades Hudson Financial Group.
« Alors que la plupart des employés ne peuvent pas déduire les frais médicaux, y compris les primes d’assurance, parce que le seuil d’imposition est très élevé, les propriétaires d’entreprises indépendantes peuvent traiter les primes d’assurance comme une dépense d’entreprise et utiliser le coût pour compenser le revenu », a-t-il déclaré.
« L’assurance maladie et l’assurance dentaire peuvent être déduites tant que votre conjoint ne dispose pas d’un régime de santé parrainé par l’employeur auquel vous êtes admissible », a déclaré Corsello. Il a souligné que si votre entreprise a une perte, vous ne pouvez pas non plus déduire les dépenses d’assurance maladie.
Les dépenses supplémentaires que vous pouvez déduire comprennent les coûts d’éducation et les certifications, la publicité et le marketing, les fournitures de bureau, le matériel informatique, les logiciels et les frais d’hébergement Web.
Reconnaissez que vous ne pouvez pas tout déduire.
« De l’autre côté de cette question, certains contribuables s’exposent à un audit en essayant de radier des dépenses fictives », a déclaré Zimmelman. « Pour qu’elles soient déductibles, elles doivent être ordinaires et nécessaires à la gestion de votre entreprise. »
Qu’est-ce que cela signifie ?
« Pensez à un coiffeur et à un agent immobilier », a déclaré Krystina. « Le coiffeur pourrait avoir des dépenses comme du shampoing – totalement ordinaire et nécessaire. Cependant, si un agent immobilier essayait de déduire le shampoing, cela ne passerait pas bien. » Il doit s’agir d’une dépense normale dans votre secteur d’activité pour qu’elle soit déductible des impôts.
Les autres dépenses qui posent souvent question sont les frais de divertissement, les repas d’affaires (bien que 50 % de leur coût soit généralement couvert) et les téléphones portables personnels.
« Les dépenses personnelles ne sont jamais déductibles des impôts, et les téléphones portables personnels créent une zone très grise », a déclaré Krystina. « Si vous voulez déduire votre téléphone portable, procurez-vous un deuxième téléphone spécifiquement pour les affaires. »
Rosen a souligné que de nombreux freelances supposent qu’ils peuvent déduire tous leurs coûts lors du démarrage d’une nouvelle entreprise, mais cela ne peut pas être fait jusqu’à ce qu’ils aient leur première vente. Même dans ce cas, les coûts sont déduits sur 15 ans, mais vous pouvez choisir de déduire les premiers 5 000 $ de dépenses la première année.
« Vous devriez évaluer soigneusement si vous voulez retenir vos coûts de démarrage ou choisir de déduire les premiers 5 000 $ la première année d’activité », a déclaré Rosen. « Cela dépend de l’année où vous prévoyez d’être dans une tranche d’imposition plus élevée. »
Ne vous attendez pas à un remboursement d’impôt en tant que freelance.
Il n’y a pas une personne qui n’aime pas recevoir un remboursement d’impôt. En tant que freelance, cependant, vous devez vous habituer à l’idée que vous n’êtes pas susceptible d’en voir un. Lorsque vous avez un employeur, vos impôts sont automatiquement retenus sur votre salaire, et vous pouvez obtenir un remboursement si vous avez trop payé le gouvernement au cours de l’année. Cela est moins susceptible de se produire si vous êtes indépendant, puisque c’est vous qui envoyez l’argent que vous devez.
Selon Razi, les freelances ne reçoivent des remboursements que dans deux circonstances : Ils ont payé en trop leur impôt trimestriel estimé, ou ils ont gagné si peu d’argent pour l’année qu’ils ont droit à un crédit d’impôt sur le revenu gagné (EIC), qui est remboursable.
« En général, la plupart des freelances qui gagnent un montant décent dans une année ne sont pas admissibles au crédit d’impôt EIC », a déclaré Razi.
Prioriser la planification de la retraite.
Pour de nombreux freelances, la planification de la retraite n’est pas une priorité absolue, car ils sont concentrés au laser sur les responsabilités quotidiennes de la croissance de leur entreprise et de la recherche de nouveaux clients. Ils peuvent également avoir l’impression d’avoir peu d’options puisque, en tant que propriétaires uniques, ils ne peuvent pas puiser dans les comptes de retraite parrainés par l’employeur.
« L’une des plus grandes idées fausses que les freelances ont sur les plans de retraite est qu’ils sont trop coûteux », a déclaré Kurt Rossi, président et conseiller en patrimoine chez Independent Wealth Management. « Un plan de retraite offre souvent des avantages nets après impôt importants. »
Pour un travailleur indépendant ou un propriétaire d’entreprise sans employé autre que son conjoint, un plan 401(k) solo peut être une bonne option, suggère Rossi. Ce plan permet les mêmes contributions qu’un plan de participation aux bénéfices 401(k) traditionnel, jusqu’à 56 000 $ (62 000 $ pour les plus de 50 ans) ou 100 % du revenu gagné, selon le montant le plus faible. L’argent bénéficie d’un report d’impôt jusqu’au retrait.
Les plans IRA de retraite simplifiée des employés sont une autre façon d’épargner pour la retraite. Un SEP IRA vous permet de cotiser jusqu’à 25 % de vos revenus nets ou 56 000 $, le montant le moins élevé étant retenu.
Les IRA traditionnels et Roth sont parmi les moyens les plus simples de commencer à épargner pour la retraite en tant que freelance. Ils sont idéaux pour ceux qui débutent, qui épargnent moins de 6 000 $ par an ou qui cherchent à reconduire un 401(k) d’un emploi précédent. Les retraits à la retraite sont exonérés d’impôt.
Quoi que vous choisissiez comme option d’investissement, le plus important est de choisir un plan et de se lancer, selon Rossi.
« Les prestations de la sécurité sociale étant loin de répondre aux besoins de revenus des retraités, les freelances doivent agir pour assurer leur propre retraite », a-t-il déclaré. « La bonne nouvelle, c’est qu’il existe de nombreuses options de planification de la retraite dont ils peuvent tirer parti pour aider à mettre des fonds de côté pour l’avenir tout en réduisant les obligations fiscales importantes. »