Mettre en place une salle de conférence ? Voici comment faire en 6 étapes

Qu’importe la taille de votre entreprise, de la startup avec une équipe de cinq personnes à l’entreprise de taille moyenne avec des centaines d’employés, la salle de conférence est un endroit clé où les décisions sont prises.

Il est vrai que le COVID est en train de changer la façon dont les gens travaillent – tandis que certaines entreprises font la transition vers un travail entièrement à distance, d’autres réduisent leurs effectifs tout en conservant un certain espace physique pour que les gens puissent se réunir et travailler ensemble en personne.

Pour les entreprises qui voient l’importance de préserver l’espace de bureau, la salle de conférence est un élément qui ne peut pas être oublié.

Mais ce n’est pas parce que nous avons tous déjà vu et mis les pieds dans ces salles, qu’elles sont toutes construites de la même façon. Les meilleures salles de conférence sont aménagées pour faciliter les interactions fluides entre les personnes qui s’y trouvent. Tout ce qui se trouve dans une salle de conférence bien conçue doit être intuitif à utiliser, et oui, nous parlons aussi de la technologie et des équipements qui s’y trouvent.

Au cours de la dernière décennie, il y a eu un changement dans ce à quoi ressemble une configuration de salle de conférence fonctionnelle. Si vous avez mis les pieds dans différentes salles au fil des ans, il y a de fortes chances que vous l’ayez constaté de visu. S’éloignant des salles ternes et désuètes avec plus de cordons emmêlés que de chaises, les entreprises sont plus conscientes de créer un espace dégagé avec une technologie qui inspire la productivité.

Que ce soit la première fois que vous aménagez une nouvelle salle ou que vous cherchiez peut-être à améliorer un espace existant, cet article vous présente tout ce que vous devez savoir sur la façon d’organiser le nouvel espace de réunion préféré de votre équipe.

Dans cet article, nous allons couvrir :

• 6 éléments à prendre en compte lors de l’aménagement d’une salle de conférence pour la première fois
• Une liste de contrôle détaillée pour savoir comment configurer et entretenir une salle de conférence

6 éléments à prendre en compte lors de l’aménagement d’une salle de conférence

Une salle de conférence facile à utiliser, fonctionnelle permet aux gens de s’y déplacer librement tout en fournissant les outils nécessaires aux participants pour collaborer les uns avec les autres. Voici 6 idées à prendre en compte lors de l’aménagement de votre prochaine salle de conférence.

La disposition

La disposition générale d’une salle tient compte de ce que feront les personnes présentes dans cet espace. Par exemple, l’accueil d’une présentation par rapport à l’animation d’un atelier nécessitera probablement différentes façons dont vous devrez installer les chaises et les sièges dans cet espace. Pour la majorité des entreprises, vous voudrez envisager deux styles :

Le style salle de réunion : Avec des sièges autour d’une table centralisée ou d’un ensemble de tables regroupées, cette disposition est la meilleure pour les réunions en personne avec une participation à distance facultative, car tout le monde est visible les uns des autres et il y a un espace ouvert entre chacun pour faciliter une conversation non interrompue :

Le style en U : Avec des tables placées les unes contre les autres pour former la forme d’un « U », les participants s’assoient autour de l’extérieur de la table, laissant un espace ouvert pour qu’un écran ou un tableau blanc soit le point central. Cette disposition est particulièrement avantageuse pour les réunions qui impliquent des participants clés à distance ou qui sont axées sur des présentations. Pour les ateliers, cette disposition est également idéale car elle permet à un animateur d’interagir directement au milieu de l’espace :

Si vous créez une nouvelle disposition ou mettez à jour une disposition existante pendant une période d’éloignement physique, veillez à espacer les chaises en conséquence et, si l’espace le permet, apportez une table supplémentaire pour répartir le nombre de sièges par groupe de tables.

Mobilier

Si vous aménagez plusieurs salles de conférence, il peut être utile de les différencier visuellement afin que les gens ne les confondent pas (avez-vous déjà été en retard à une réunion parce que vous avez eu du mal à trouver une salle ? Nous sommes tous passés par là). Vous pouvez explorer différentes salles à thème, par exemple en jouant sur les couleurs (en utilisant des murs de couleurs variées) et les matériaux (en habillant une salle avec des plantes ou différents types de luminaires) :

Un exemple de salle à thème

Comme pour le reste de votre mobilier de bureau, les chaises de la salle de conférence doivent être ergonomiques et confortables pour s’asseoir pendant de longues périodes (imaginez être mal à l’aise dans votre chaise pendant une session de planification d’une journée entière !). Bien que les meubles haut de gamme soient considérés comme agréables à avoir plutôt que nécessaires, des choix subtils peuvent faire une grande différence dans l’humeur et la productivité. Par exemple, les chaises à roulettes peuvent encourager subtilement les gens à se replier sur les tables avant de partir pour  » réinitialiser la pièce « , par courtoisie envers les autres personnes qui partagent l’espace.

Équipement

En plus de la mise en place des chaises et des tables, une salle de conférence moderne doit disposer du bon équipement technique, ce qui facilite l’organisation de conférences virtuelles.

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En plus de votre écran de télévision standard pour projeter des présentations, il est également important d’avoir dans l’espace un système vidéo et audio robuste conçu spécifiquement pour les réunions vidéo de niveau professionnel. Par exemple, une caméra qui prend en charge une large vue à 120 degrés de toutes les personnes présentes dans la pièce rend les réunions virtuelles d’autant plus faciles à suivre pour les participants à distance.

De nos jours, surtout lorsqu’on travaille dans un environnement Agile, la collaboration est reine. Les tableaux blancs sont un moyen populaire de permettre aux gens de partager librement leurs idées entre eux, surtout lorsque ces idées sont visuelles d’une manière ou d’une autre.

Il existe également des tableaux blancs « intelligents » dotés d’une technologie permettant de dessiner sur un écran tactile et de sauvegarder automatiquement sur un ordinateur, ce qui peut être rendu modifiable ultérieurement. Notez que ces technologies plus avancées peuvent ne pas être adaptées et réalisables pour vous en tant que petite entreprise, surtout si vous n’avez pas besoin de hauts niveaux de collaboration au quotidien. C’est pourquoi vous devez être clair sur vos objectifs dès le départ lorsque vous planifiez les types d’équipements nécessaires pour votre espace.

Outils

Lorsqu’il s’agit d’organiser une réunion fluide, les outils de conférence peuvent faire ou défaire l’expérience. Traditionnellement, les systèmes téléphoniques physiques étaient les principaux moyens de mettre en place des conférences téléphoniques, mais leur configuration peut être coûteuse et déroutante, en particulier pour les propriétaires de petites entreprises qui ne disposent pas (encore) d’une équipe informatique pour les mettre en place et les faire fonctionner.

RingCentral Rooms™ offre un système de conférence alternatif pour l’entreprise moderne, entièrement exploité via le cloud et ne nécessitant pas de matériel physique encombrant à entretenir. En utilisant simplement un iPad comme contrôleur, vous pouvez démarrer une réunion en quelques secondes, ainsi qu’envoyer des invitations sur place aux participants de dernière minute. Voici comment l’équipe de CD Baby s’y prend :

Avec la possibilité d’intégrer votre calendrier, vous pouvez cliquer sur un événement pour lancer une réunion sur-le-champ sans avoir à saisir une chaîne de numéros et de codes d’accès pour vous joindre. En éliminant le besoin de processus de composition fastidieux, les défis techniques sont réduits au minimum, ce qui permet à chacun de se concentrer sur la discussion plutôt que sur les difficultés informatiques que les configurations de conférence traditionnelles peuvent apporter.

Un autre outil productif à utiliser est un logiciel de planification de salle de conférence, tel que JOAN. Combien de fois êtes-vous entré dans une salle qui était déjà doublement ou triplement réservée ? Et que dire d’entrer dans une salle qui n’est équipée que pour accueillir la moitié du nombre de personnes que vous attendiez ?

Ces problèmes sont courants mais facilement solubles en faisant correspondre les équipements de la salle aux besoins de la réunion et en établissant un calendrier de réservation afin que chacun sache quand une salle est disponible pour être utilisée. Ne laissez pas tout cela au hasard – investissez plutôt dans un logiciel de planification prêt à l’emploi.

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Accessibilité

Trajet : Lorsque les gens cherchent une salle de conférence, ils doivent pouvoir trouver rapidement son nom dans un endroit facile à repérer, avec une signalisation ou un lettrage clair devant la salle. En plus des repères visuels, des repères physiques (comme le braille) pourraient également être bénéfiques.

Mise en place des équipements : Soyez réfléchi quant à l’emplacement des tableaux blancs, des écrans et des affichages numériques. Bien qu’il puisse être tentant de se contenter de regarder à l’œil où et à quelle hauteur les installer, n’oubliez pas que tout le monde ne peut pas atteindre ces équipements de la même manière. Assurez-vous que tout le monde, y compris vos participants assis, peut accéder facilement aux équipements que vous avez dans la salle.

Entrées et passages : Les portes doivent être suffisamment larges pour être franchies par n’importe qui, y compris les personnes en fauteuil roulant, et leur poids doit être raisonnable pour les ouvrir et les fermer. En particulier pour les petites pièces, pensez à l’espace entre les meubles dans lequel les personnes (notamment les utilisateurs assis) doivent naviguer. Même si plus de tables et de chaises peuvent s’adapter, cela ne signifie pas qu’elles doivent nécessairement le faire !

Règles

Pour s’assurer que chaque réunion dans la salle de conférence se déroule sans problème, un ensemble de règles ou de directives de base peut être fourni pour que chacun connaisse les bases de l’utilisation de l’espace partagé. Il s’agit notamment d’informations sur le réseau Wi-Fi, des moyens de réserver la salle et d’une ressource (soit un numéro de contact, soit un courriel ou même simplement un lien de lecture) pour une assistance générale. Pendant le COVID, envisagez également d’inclure un ensemble de directives en matière de santé et de sécurité sur la façon de maintenir une distance physique appropriée et un assainissement régulier.

Liste de contrôle pour l’aménagement de la salle de conférence

Vous êtes prêt à commencer l’aménagement de votre salle de conférence ? Voici une liste de contrôle détaillée que vous pouvez parcourir et qui couvre toutes les étapes fondamentales que vous devrez suivre dans le cadre des 6 idées que nous venons de partager :

Mise en page

• Évaluer les besoins de l’espace – quels types de réunions, d’ateliers ou d’événements seront organisés et combien de places assises sont nécessaires ?
• Ayez les mesures complètes de la salle avec laquelle vous devez travailler.
• Créez un plan détaillé de la façon dont vous prévoyez d’installer la table, les sièges et l’équipement.

Mobilier

• Trouvez les bonnes tables et chaises et considérez comment leur taille et leur qualité fonctionneront dans l’espace : Les tables sont-elles suffisamment grandes pour le nombre nécessaire de chaises qui les entourent ? Sont-elles trop grandes, laissant trop d’espace entre les participants ? Les hauteurs des tables et des chaises correspondent-elles ? Les chaises sont-elles confortables mais suffisamment stables pour une assise prolongée ?
• Ayez vos interrupteurs faciles à trouver – la possibilité de contrôler ou de tamiser l’éclairage est importante pour ceux qui organisent des présentations. Pour les fenêtres qui laissent entrer la lumière naturelle, pensez à installer des rideaux pour donner aux participants la possibilité de contrôler l’éblouissement.
• Pensez aux panneaux d’absorption acoustique-les sons se propagent différemment selon les espaces de bureau. Les bureaux à aire ouverte qui favorisent la collaboration ont également tendance à produire des niveaux de bruit globaux plus élevés, donc si vous trouvez qu’une partie de ce bruit pourrait s’infiltrer dans vos salles de caucus, vous pouvez explorer les options de panneaux pour l’absorption du son.

Équipement

• Veuillez vous assurer que la connexion Wi-Fi du bureau est forte dans votre salle de conférence.
• Déterminez le bon écran de télévision-selon la taille de la pièce, vous voudrez avoir un écran suffisamment grand pour que la personne assise le plus loin puisse toujours voir les détails dans la limite du raisonnable. Voici un calculateur pratique qui vous indique la taille de l’écran dont vous avez besoin en fonction de la taille de votre salle.
• Un équipement audio et vidéo fonctionnel – assurez-vous que vos téléphones de conférence et vos haut-parleurs fonctionnent correctement avec les bonnes connexions allumées. Les équipes qui souhaitent créer une expérience de conférence unifiée peuvent choisir d’installer une caméra grand angle pour la salle, qui sera utilisée lors des vidéoconférences. Dans les situations où plusieurs présentateurs doivent partager leur écran, vous pourriez opter pour des solutions de présentation sans fil utilisant le Wi-Fi pour partager les écrans plutôt que de faire passer plusieurs câbles.
• Évaluer le besoin de technologie intelligente – en fonction de votre évaluation initiale sur les besoins primaires de la salle, envisagez le rôle des tableaux intelligents, des assistants vocaux (comme Amazon Echo ou Google Nest) ou des lumières intelligentes.
• Recueillir la papeterie générale comme les marqueurs et les gommes pour tableau blanc, les notes autocollantes, les stylos et les blocs-notes, ainsi que les accessoires tech généraux comme les chargeurs et les piles.

Outils

• Évaluez les types de besoins en matière de vidéoconférence – par exemple, avez-vous besoin d’un outil adapté aux mobiles (pour que les participants puissent se joindre via un mobile ou une tablette) ? Que diriez-vous de la possibilité d’enregistrer des écrans ?
• Choisissez le bon logiciel de vidéoconférence en fonction de vos besoins – un outil facile à prendre en main et qui s’intègre à votre calendrier et à votre client de messagerie existants est d’autant plus facile à adopter pour votre équipe !
• Si vous êtes une petite entreprise disposant d’un soutien informatique limité, recherchez un outil soutenu par un service client solide ou offrant des ressources en libre-service.
• Choisissez le bon logiciel de planification des salles de conférence – les outils de planification avancés peuvent vous fournir des analyses sur la fréquence d’utilisation des salles, le nombre de non-présentations dans une période donnée et l’équipement existant dans vos salles les plus populaires. Si vous n’avez qu’une ou deux salles de conférence principales, optez pour un outil plus basique qui répond à vos besoins principaux et se gradue en fonction des besoins.

Accessibilité

• Créer une signalisation claire à l’extérieur de la salle – rendez les noms des salles très visibles et envisagez d’ajouter le braille en option.
• Fixer les équipements à des hauteurs facilement accessibles par tous, y compris les éventuels utilisateurs assis.
• Dégagez des voies de circulation dans l’espace pour que les participants puissent naviguer et se déplacer sans se sentir piégés par le mobilier ou l’équipement.

Règles

• Afficher les informations sur le réseau Wi-Fi – cela permet aux utilisateurs peu fréquents et aux visiteurs de connecter plus facilement leurs appareils personnels à la connexion Internet de votre bureau.
• Partager les règles générales de ménage pour les utilisateurs de l’espace. Celles-ci comprennent des éléments tels que la façon de réserver les salles de réunion, d’utiliser les outils de conférence virtuelle et de garder les espaces organisés (par exemple,  » veuillez rentrer les chaises avant de partir « ).
• Partagez les directives en matière de santé et de sécurité (par exemple, comment prévenir la propagation du COVID sur le lieu de travail).

Dernier conseil pour aménager votre prochaine salle de conférence…

Au cœur de toute salle de conférence se trouve la collaboration qui s’y déroule. En trouvant le bon mélange de meubles, d’équipements et d’outils pour votre entreprise, vous pouvez créer un environnement qui facilite naturellement la discussion avec facilité et confort.

De plus, n’oubliez pas que les préférences personnelles existent dans tout espace de réunion ! Faites appel aux idées et aux suggestions de votre équipe afin que toutes les voix soient entendues et représentées tout au long du processus d’aménagement de votre salle de conférence. Les meilleures salles n’ont pas besoin d’être les plus belles ou d’avoir la technologie la plus récente, mais à la base, elles doivent être un espace inclusif que tout le monde peut partager.

La salle de conférence est un lieu de rencontre.