Dans la première ligne, vous verrez que j’ai saisi le compte de capitaux propres utilisé pour suivre la quantité d’argent personnel dépensé pour les dépenses professionnelles de l’entreprise cette année-là.
Dans la colonne Débits, saisissez le total dépensé l’année dernière. Sur la deuxième ligne, entrez « Bénéfices non répartis », et dans la colonne Crédits, copiez ce même nombre.
Dans la ligne Description, écrivez des notes minutieuses sur le but de cette écriture de journal. Cela peut vous sembler évident maintenant, mais dans un an, ce ne sera peut-être pas le cas. Si plusieurs personnes examineront ces enregistrements, elles auront besoin de ces informations pour comprendre votre intention.
Il y a aussi une case pour entrer un nom de client si la transaction est liée à un compte client, et que vous faites de l’évaluation des coûts par poste.
Si vous utilisez des classes, entrez la classe appropriée pour chacune des lignes.
Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.
Lorsque vous regardez le bilan de l’année dernière, vous verrez toujours l’argent total de la contribution du propriétaire dépensé. Lorsque vous regardez l’année en cours, il commencera à 0 $ et augmentera tout au long de l’année.
Suivez cette même procédure pour mettre à zéro le compte de prélèvement du propriétaire/distribution aux actionnaires également.
Comment fonctionnent les colonnes de débit et de crédit ?
Le truc avec les écritures de journal, c’est que vous devez vraiment faire appel à vos compétences en comptabilité et en tenue de livres. Le fait que ce sujet soit si confus est l’une des raisons pour lesquelles j’encourage les propriétaires d’entreprise à utiliser les véritables formulaires de transaction de QBO plutôt que les JE.
(Je plaisante en disant que les Débits et les Crédits sont comme votre clé USB. Il faut toujours 3 essais pour l’insérer dans votre ordinateur ! Vous essayez de la mettre dans la petite fente carrée, mais elle ne rentre pas. Alors, tu la retournes, et elle ne rentre toujours pas. Puis vous le retournez comme vous l’aviez au départ… et MAINTENANT il fonctionne !)
Dans chaque JE, les colonnes Débits et Crédits doivent avoir le même total.
Lorsque vous dépensez, recevez ou déplacez de l’argent, il doit venir de quelque part et aller quelque part, donc le montant doit être le même des deux côtés de l’équation.
En apparence, les Débits et les Crédits sont à l’opposé de ce que vous attendez d’eux lorsque vous regardez un relevé bancaire. Pour l’anglophone moyen, débit=down et crédit=up. Mais cela ne se vérifie pas en comptabilité !
Si une transaction financière entraîne un flux de trésorerie positif, alors l’entrée va dans la colonne Débit. Si elle entraîne un flux de trésorerie négatif, alors l’écriture va dans la colonne Crédit.
Les Débits augmentent les actifs ; les Crédits diminuent les actifs. Les crédits augmentent les passifs et les capitaux propres ; les débits diminuent les passifs et les capitaux propres.
Résumé de la leçon
Les écritures de journal vous donnent la possibilité de définir des soldes d’ouverture pour votre plan comptable, et la flexibilité de déplacer manuellement les valeurs dans vos livres. Mais encore une fois, s’il y a une fonctionnalité de QBO qui atteint le même objectif, veuillez les utiliser. L’outil Reclassification vous transforme en héros de la comptabilité !
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La semaine prochaine, feature couvrira les rapprochements bancaires, y compris la différence entre réconciliation et « rapprochement », et ce qu’il faut faire lorsque le solde de départ est faux !