Lorsque vous créez une entreprise, il y a un certain nombre d’exigences différentes que vous devez suivre. Et si vous formez une société, vous aurez quelques autres responsabilités ajoutées à votre assiette, comme l’établissement de règlements administratifs. Alors, qu’est-ce qu’un règlement administratif ?
Qu’est-ce qu’un règlement administratif ?
Un règlement administratif est un document juridique qui décrit les règles, les règlements et les directives de votre organisation. Dans certains cas, les entreprises déposent leurs règlements administratifs en même temps que leurs articles de constitution lorsqu’elles forment leur société.
Dans la plupart des cas, le conseil d’administration de l’entreprise ou de l’organisation est responsable de l’établissement des règlements administratifs.
Le principal objectif des règlements administratifs d’une entreprise est de protéger les droits et d’énumérer les devoirs des administrateurs, du PDG, des actionnaires et des membres du comité.
Vos règlements administratifs peuvent vous aider à gérer votre entreprise plus harmonieusement. Les règlements administratifs peuvent aider aux élections, aux nominations et au règlement des différends entre les parties.
Les règlements administratifs des entreprises sont le plus souvent associés aux sociétés. Cependant, les partenariats et les organisations à but non lucratif peuvent également avoir des règlements administratifs. D’autres types d’organisations, comme les sociétés et les clubs, ont généralement des règlements administratifs en place, aussi.
Les règlements administratifs de votre organisation ne sont pas gravés dans la pierre après leur création. Vous pouvez toujours les réviser ou les modifier au besoin.
Chaque membre, administrateur et dirigeant devrait avoir une copie des règlements administratifs de l’organisation et en connaître le contenu.
Articles de constitution en société vs. règlements administratifs
Vos règlements administratifs et vos articles de constitution en société vont de pair. Les articles de constitution comprennent des détails sur votre société, y compris les rôles que les gestionnaires et les actionnaires joueront dans la société.
Les articles de constitution en société comprendront probablement des choses comme :
- Le nom de votre entreprise
- L’emplacement de votre entreprise
- Les noms et adresses des administrateurs et des dirigeants
- Un énoncé de l’objet de votre entreprise
- Le nombre d’actions que votre entreprise peut émettre
Bien que les articles de constitution ressemblent aux règlements administratifs, ils ne sont pas identiques. Cependant, vous devez vous enregistrer auprès de votre État et créer vos statuts après avoir constitué votre société.
Après avoir constitué votre société, vous devez établir un conseil d’administration. Votre conseil d’administration déterminera ensuite les règlements de votre petite entreprise.
Lorsque vous créez votre société, vous devez déposer les articles de constitution auprès de votre État. Vous n’avez pas à déposer vos statuts auprès de l’État, sauf si votre organisation demande le statut d’organisme à but non lucratif.
Gardez vos statuts et vos articles de constitution dans vos dossiers pour les conserver en lieu sûr et en cas d’audit.
Voyez ci-dessous d’autres façons dont les articles de constitution et les statuts diffèrent.
| Articles d’incorporation | Règlements administratifs |
| Inclut des détails généraux concernant la société | Enoncez les règles et procédures détaillées que l’organisation/l’entreprise doit suivre |
| Vous devez déposer vos articles de constitution auprès de votre État | Dans la plupart des États, vous n’êtes pas obligé de déposer vos statuts | Après que vos articles de constitution soient approuvés par l’état, ils deviennent un document public | Les règlements administratifs ne sont généralement pas accessibles au public et sont principalement conservés dans les dossiers de votre société | Vous devez tenir une assemblée des actionnaires pour discuter des articles de constitution en société. modifications | Vous avez la liberté de modifier vos statuts à tout moment |
Composantes des statuts
Les statuts se composent de quelques sections différentes. Les règlements administratifs de chaque organisation sont uniques et dépendent des besoins de l’organisation. Bien que les règlements administratifs puissent varier d’une entreprise à l’autre, voici quelques sections générales que vous pourriez inclure dans vos règlements administratifs :
- Déclaration d’objet
- Processus de modification des règlements administratifs
- Conseil d’administration
- Comités
- Conflits d’intérêts
- Réunions
- Membres
- Officers
.
Déclaration d’objectif
Cette section détaille généralement des informations de base sur l’organisation, comme son nom et l’objectif de l’organisation. Elle doit apporter des réponses aux questions suivantes :
- Pourquoi êtes-vous en affaires ?
- Quel est le but de votre organisation ?
- Comment allez-vous vous y prendre pour atteindre vos objectifs ?
Processus de modification des statuts
Toute organisation doit inclure une section sur la modification des statuts. Cette section passe en revue la procédure sur la façon de modifier les règlements administratifs de l’organisation et qui peut recommander des modifications ou des révisions et voter sur les modifications.
Conseil d’administration
Votre conseil d’administration est l’organe directeur de votre organisation. Cette section doit inclure les qualifications requises pour devenir membre du conseil d’administration, la façon dont les postes vacants sont pourvus, la durée des mandats et les responsabilités de chaque membre.
Comités
Si votre organisation a des comités, cette section décrira comment les comités ont été formés et la mission de chaque comité.
Conflit d’intérêts
Cette section passe en revue ce qu’il faut faire en cas de conflit d’intérêts. Par exemple, si un administrateur bénéficie d’une question, il ne devrait pas pouvoir voter sur cette question. S’il le fait, cela peut être considéré comme un conflit d’intérêts. Un administrateur doit divulguer ce conflit immédiatement pour être retiré du vote.
Réunions
Cette section aborde le calendrier des réunions régulières, notamment l’heure et le lieu. Elle détaille également les conditions de présence ainsi que les exigences de notification au conseil, aux comités ou aux membres. Cette section précise également le quorum (nombre d’administrateurs nécessaires pour voter sur les questions).
Membres
Cette section précise les différents types de membres, les droits de vote des membres, le processus d’acceptation des membres et la politique de radiation des membres. Si votre organisation n’a pas de membres, incluez cette information dans cette section.
Officers
Les officiers sont les membres du conseil d’administration qui ont des rôles spécifiques, tels que président, vice-président ou trésorier. Cette section décrit comment les dirigeants sont sélectionnés et révoqués, ainsi que leurs fonctions, leurs pouvoirs et la durée de leur mandat. Vous devez également préciser les procédures de révocation d’un dirigeant ou de remplacement des postes vacants.
Importance des règlements administratifs
Les règlements administratifs de votre entreprise précisent ce que votre organisation peut et ne peut pas faire dans une certaine situation. Vos règlements sont essentiellement un plan directeur sur la façon de diriger et de gérer votre organisation. Les règlements administratifs peuvent être utilisés pour :
- Régler les différends
- Prendre des décisions
- Garder les choses cohérentes
- Éviter les conflits
- Communiquer les règles
- Éduquer les nouveaux administrateurs et dirigeants
Parce qu’ils comprennent des informations aussi importantes sur la gestion de votre entreprise/organisation, vous ne devez pas les laisser sur une étagère pour prendre la poussière ou les oublier.
Vos règlements administratifs doivent contenir des informations actuelles et précises. Revisitez régulièrement vos règlements (par exemple, une fois par an) pour réviser les informations et garder le document à jour.
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Cet article a été mis à jour par rapport à sa date de publication initiale du 30 janvier 2015.
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