Un système est communément défini comme un groupe d’unités ou d’éléments en interaction qui ont un objectif commun. Les unités ou éléments d’un système peuvent être des rouages, des fils, des personnes, des ordinateurs, et ainsi de suite. Les systèmes sont généralement classés en systèmes ouverts et systèmes fermés et ils peuvent prendre la forme de systèmes mécaniques, biologiques ou sociaux.
Les systèmes ouverts font référence aux systèmes qui interagissent avec d’autres systèmes ou avec l’environnement extérieur, tandis que les systèmes fermés font référence aux systèmes ayant relativement peu d’interaction avec d’autres systèmes ou avec l’environnement extérieur. Par exemple, les organismes vivants sont considérés comme des systèmes ouverts car ils absorbent des substances de leur environnement, comme la nourriture et l’air, et renvoient d’autres substances dans leur environnement. Les êtres humains, par exemple, inspirent de l’oxygène à partir de l’environnement et
expirent du dioxyde de carbone dans l’environnement. De même, certaines organisations consomment des matières premières pour fabriquer des produits et émettent des produits finis et de la pollution en conséquence. En revanche, une montre est un exemple de système fermé dans la mesure où il s’agit d’une unité relativement autonome, qui s’entretient elle-même et qui n’a que peu d’interactions ou d’échanges avec son environnement.
Tous les systèmes ont des frontières, un fait qui est immédiatement apparent dans les systèmes mécaniques comme la montre, mais beaucoup moins dans les systèmes sociaux comme les organisations. Les limites des systèmes ouverts, parce qu’ils interagissent avec d’autres systèmes ou environnements, sont plus flexibles que celles des systèmes fermés, qui sont rigides et en grande partie impénétrables.
Une perspective de système fermé considère les organisations comme relativement indépendantes des influences environnementales. L’approche des systèmes fermés conçoit l’organisation comme un système de gestion, de technologie, de personnel, d’équipement et de matériel, mais tend à exclure les concurrents, les fournisseurs, les distributeurs et les régulateurs gouvernementaux. Cette approche permet aux gestionnaires et aux théoriciens de l’organisation d’analyser les problèmes en examinant la structure interne d’une entreprise avec peu de considération pour l’environnement externe.
La perspective des systèmes fermés considère essentiellement une organisation un peu comme un thermostat ; une entrée environnementale limitée en dehors des changements de température est nécessaire pour un fonctionnement efficace. Une fois réglés, les thermostats nécessitent peu d’entretien dans leur fonction continue et auto-renforcée. Si la perspective du système fermé a été dominante jusque dans les années 1960, les études et les recherches sur les organisations ont ensuite mis l’accent sur le rôle de l’environnement. Jusque dans les années 1960, ce n’est pas que les gestionnaires ignoraient l’environnement extérieur tel que les autres organisations, les marchés, les réglementations gouvernementales et autres, mais leurs stratégies et autres processus décisionnels tenaient relativement peu compte de l’impact que ces forces externes pouvaient avoir sur le fonctionnement interne de l’organisation.
La théorie des systèmes ouverts est née dans les sciences naturelles et s’est ensuite étendue à des domaines aussi divers que l’informatique, l’écologie, l’ingénierie, la gestion et la psychothérapie. Contrairement aux systèmes fermés, la perspective des systèmes ouverts considère une organisation comme une entité qui prend des entrées de l’environnement, les transforme et les libère en tant que sorties en tandem avec des effets réciproques sur l’organisation elle-même ainsi que sur l’environnement dans lequel l’organisation opère. Autrement dit, l’organisation devient partie intégrante de l’environnement dans lequel elle se situe et initie des mécanismes de rétroaction sur les résultats obtenus par les sorties de l’organisation sur l’environnement.
Alors que l’approche des systèmes ouverts se répandait parmi les théoriciens de l’organisation, les gestionnaires ont commencé à intégrer ces vues dans la pratique. Deux pionniers de cet effort, Daniel Katz et Robert Kahn, ont commencé à considérer les organisations comme des systèmes sociaux ouverts avec des sous-systèmes spécialisés et interdépendants et des processus de communication, de rétroaction et de gestion reliant les sous-systèmes. Katz et Kahn ont fait valoir que l’approche des systèmes fermés ne tient pas compte de la façon dont les organisations dépendent réciproquement des environnements externes. Par exemple, les forces de l’environnement telles que les clients et les concurrents exercent une influence considérable sur les entreprises, ce qui met en évidence la relation essentielle entre une organisation et son environnement ainsi que l’importance de maintenir les intrants externes pour obtenir une organisation stable.
En outre, l’approche des systèmes ouverts sert de modèle à l’activité commerciale ; c’est-à-dire l’entreprise en tant que processus de transformation des intrants en extrants tout en réalisant que les intrants sont pris dans l’environnement externe et que les extrants sont placés dans ce même environnement. Les entreprises utilisent des intrants tels que la main-d’œuvre, les fonds, les équipements et les matériaux pour produire des biens ou fournir des services, et elles conçoivent leurs sous-systèmes pour atteindre ces objectifs. Ces sous-systèmes sont donc analogues aux cellules du corps, l’organisation elle-même est analogue au corps, et les conditions externes du marché et de la réglementation sont analogues aux facteurs environnementaux tels que la qualité du logement, de l’eau potable, de l’air et la disponibilité de la nourriture.
Le sous-système de production, par exemple, se concentre sur la conversion des intrants en extrants commercialisables et constitue souvent un objectif principal de l’entreprise. L’objectif du sous-système frontière est d’obtenir de l’environnement extérieur à l’entreprise des intrants ou des ressources, tels que des employés, des matériaux, des équipements, etc. qui sont nécessaires au sous-système de production. Ce sous-système est également chargé de fournir à l’entreprise des informations sur l’environnement. Ce sous-système d’adaptation recueille et traite les informations sur les activités de l’entreprise dans le but de faciliter l’adaptation de l’entreprise aux conditions extérieures de son environnement. Un autre sous-système, la gestion, supervise et coordonne les autres sous-systèmes afin de s’assurer que chaque sous-système fonctionne efficacement. Le sous-système de gestion doit résoudre les conflits, résoudre les problèmes et allouer les ressources, et ainsi de suite.
Pour simplifier le processus d’évaluation des influences de l’environnement, certains théoriciens de l’organisation utilisent le terme « environnement des tâches » pour désigner les aspects de l’environnement qui sont immédiatement pertinents pour les décisions de gestion liées à la définition et à la réalisation des objectifs. L’environnement des tâches comprend les clients, les fournisseurs, les concurrents, les employés et les organismes de réglementation. En outre, contrairement aux systèmes fermés, la perspective des systèmes ouverts ne suppose pas que l’environnement est statique. Au contraire, le changement est la règle plutôt que l’exception. Par conséquent, l’enquête sur la stabilité de l’environnement et la propension au changement est une tâche clé d’une entreprise, rendant les activités d’une organisation contingentes à diverses forces environnementales.
En tant que système ouvert, une organisation maintient sa stabilité par le biais de la rétroaction, qui fait référence aux informations sur les sorties qu’un système obtient en tant qu’entrée de son environnement de tâche. La rétroaction peut être positive ou négative et peut entraîner des changements dans la façon dont une organisation transforme les entrées en sorties. Collier et Agyei-Ampomah soulignent que les données de rétroaction permettent aux organisations de systèmes ouverts de déterminer l’impact de leurs entrées dans l’environnement et l’action subséquente pour soit maintenir les impacts positifs, soit corriger les impacts négatifs.
La différence entre les systèmes fermés et les systèmes ouverts réside donc dans la complexité des interactions environnementales. Les systèmes fermés présentent une interaction minimale avec l’environnement en raison de leurs frontières étroitement gardées et relativement impénétrables. Par conséquent, il y a très peu d’échanges d’informations entre l’organisation et l’environnement dans les systèmes fermés, une situation qui prive la direction de la possibilité de recevoir des informations en retour de l’environnement. En outre, les systèmes fermés sont généralement statiques et ne laissent pas de place à de multiples alternatives pour accomplir le même résultat.
A l’inverse, les systèmes ouverts tels que le corps humain et les organisations modernes dépendent de manière plus complexe de leur environnement. Les organisations qui observent la gestion des systèmes ouverts conçoivent leurs stratégies opérationnelles selon les principes de l’échange continu d’informations, de l’évaluation continue du marché cible et de la multiplicité des alternatives pour atteindre le même objectif. Le fait est que les systèmes fermés et les systèmes ouverts représentent un continuum le long duquel les organisations sont plus ou moins ouvertes à leurs environnements. La principale variable de définition régissant ce degré d’ouverture est la complexité de l’environnement dans lequel se trouve l’organisation.
Les gestionnaires doivent prendre en considération la position de leur organisation le long du continuum ouvert-fermé. Le système d’exploitation informatique Linux, par exemple, est à source ouverte, et Red Hat, Inc, la société qui vend les révisions groupées – de multiples contributions d’utilisateurs géographiquement dispersés – représente une organisation qui cesserait d’exister si elle n’avait pas une perspective de systèmes ouverts. Ainsi, les environnements stables et peu complexes sont plus compatibles avec un système relativement fermé ou un style de gestion mécaniste, tandis que les environnements en évolution rapide sont plus compatibles avec des styles de gestion flexibles, décentralisés ou » organiques « .
Voir aussi Gérer le changement
BIBLIOGRAPHIE
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