Als Inhaber eines Kleinunternehmens nutzen Sie vielleicht Business-Software, um den Zahlungsprozess zu beschleunigen. Aber hin und wieder müssen Sie vielleicht einen Scheck an einen Lieferanten ausstellen oder einen Scheck als Zahlungsmittel erhalten.
Eines der größten Probleme mit Schecks ist, dass sie leicht verloren gehen können, was zu so genannten veralteten Schecks führt. Ein veralteter Scheck kann zu Problemen in der Buchhaltung führen.
Heute bieten wir Ihnen alle Informationen, die Sie über veraltete Schecks benötigen. Egal, ob Sie auf die Einlösung eines Schecks durch einen Lieferanten warten oder kürzlich einen alten Scheck erhalten haben, in diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie damit umgehen können.
Was ist ein abgelaufener Scheck?
Ein abgelaufener Scheck ist ein Scheck, der nach einer bestimmten Zeit, in der Regel nach sechs Monaten, bei einer Bank eingereicht wird. Während ein veralteter Scheck nicht zwangsläufig ungültig ist, können Banken ihn als „irregulären“ Wechsel betrachten und sich weigern, ihn einzulösen. Zu diesem Zeitpunkt besteht die einzige Möglichkeit, die Zahlung zu bearbeiten, darin, dass der Aussteller – auch bekannt als Scheckschreiber oder -aussteller – das Datum auf einem Ersatzscheck ändert oder einen neuen Scheck ausstellt.
Der United States Uniform Commercial Code (UCC) legt fest, dass Banken nicht verpflichtet sind, einen Scheck einzulösen, der älter als sechs Monate ist. Im UCC heißt es: „Eine Bank ist gegenüber einem Kunden, der ein Girokonto hat, nicht verpflichtet, einen Scheck einzulösen, bei dem es sich nicht um einen beglaubigten Scheck handelt, der mehr als sechs Monate nach seinem Datum vorgelegt wird, aber sie kann das Konto ihres Kunden für eine Zahlung belasten, die danach in gutem Glauben erfolgt.“
Nach dieser Definition umfassen Banken jene Finanzinstitute, die anbieten:
- Girokonten
- Sparkonten
- Kredite
- Kreditgenossenschaften
Auch ein zertifizierter Scheck ist in dieser Definition enthalten. Beglaubigte Schecks sind persönliche Schecks eines Kontoinhabers, der das Konto in Anspruch genommen hat und die Bank für den Scheck bürgt.
Wenn ein Scheck beglaubigt ist, bestätigt die Bank, dass die Unterschrift des Ausstellers echt ist und dass er oder sie genug Geld auf dem Konto hat, um die Kosten für den Scheck zu decken.
Zertifizierte Schecks garantieren, dass das Konto gedeckt ist, so dass diejenigen, die den Scheck einlösen, nicht befürchten müssen, dass er platzt.
Zertifizierte Schecks sind ähnlich wie Kassenschecks. Der einzige Unterschied ist, dass bei der Ausstellung eines Barschecks die Bank das Geld vom Käufer abhebt und dann den Scheck im Namen des Käufers ausstellt. Da die zahlende Bank das Geld im Voraus erhält, muss sich der Empfänger nicht um einen ungedeckten Scheck kümmern.
Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass Banken nicht verpflichtet sind, ausstehende Schecks einzulösen, die älter als sechs Monate sind, obwohl sie dies potenziell tun können. Banken sind verpflichtet, beglaubigte Schecks und Kassenschecks einzulösen, auch wenn sie älter als sechs Monate sind.
Gelten diese Regeln für Geschäftskonten?
Als Kleinunternehmer sollten Sie Schecks von Ihrem Firmenkonto ausstellen und nicht von Ihrem persönlichen Bankkonto. Aber der UCC bezieht sich ausdrücklich auf persönliche Schecks. Gelten dieselben Regeln auch für geschäftliche Bankkonten?
Grundsätzlich, ja. Wenn es keine weiteren Anweisungen auf dem Scheck gibt, kann die Bank entscheiden, ihn nicht einzulösen, wenn er älter als sechs Monate ist. Viele Unternehmen neigen jedoch dazu, aus buchhalterischen Gründen eine Zeitspanne auf dem Scheck anzugeben.
Zum Beispiel können Geschäftsschecks Aussagen wie „Muss nach 90 Tagen ungültig werden“ oder „Nicht gültig nach 180 Tagen“ enthalten. Wenn dies der Fall ist, wird die Bank den Scheck nicht einlösen, wenn jemand versucht, ihn außerhalb des angegebenen Zeitfensters einzureichen.
Banken werden dies wegen der buchhalterischen Auswirkungen, die dies haben kann, nicht tun.
Unternehmen haben so viele Schecks, die durch sie fließen, dass die Einreichung eines Schecks nach diesem Datum dazu führen kann, dass er platzt. Es könnte auch zu Problemen mit Dingen wie der Bilanz und der Kapitalflussrechnung führen.
Sagen wir also, dass Sie als Geschäftsinhaber einen Scheck an einen Lieferanten ausgestellt haben. In Ihrem Scheck geben Sie der Bank die Anweisung, den Scheck nach 180 Tagen nicht mehr einzulösen. Acht Monate später stellen Sie fest, dass der Lieferant den Scheck immer noch nicht eingelöst hat.
Es mag verlockend sein, die Ausgabe einfach zu stornieren und das Geld zurück in den allgemeinen Fonds zu geben. Leider ist es aber nicht so einfach.
Gesetze für nicht beanspruchtes Eigentum verkomplizieren den Prozess. Selbst wenn der Zahlungsempfänger den verfallenen Scheck nie einlöst, bedeutet das nicht, dass Ihr Unternehmen zusätzliches Geld erhält. Stattdessen gehört das Geld wahrscheinlich dem Staat.
Unbeanspruchtes Eigentum und Verjährungsgesetze
Jeder Staat in den Vereinigten Staaten hat sogenannte Verjährungsgesetze, die ein Unternehmen dazu verpflichten, nicht beanspruchtes Eigentum nach einem bestimmten Zeitraum zu übergeben.
Nicht eingelöste Schecks an Lieferanten, Auftragnehmer, Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern und Ausschüttungen an Aktionäre sind allesamt potenziell nicht beanspruchtes Vermögen.
Jeder Bundesstaat hat unterschiedliche Regeln, wann Sie nicht beanspruchtes Vermögen melden müssen. Die Zeitspanne, in der nicht eingelöste Schecks zu nicht beanspruchten Vermögenswerten werden, wird als „Ruhephase“ bezeichnet.
Die Dauer der Ruhephase kann von Staat zu Staat erheblich variieren. Die Securities and Exchange Commission (SEC) sagt, dass der Zeitraum „oft fünf Jahre beträgt.“ Sie sollten sich jedoch die Gesetze des Staates ansehen, in dem Sie geschäftlich tätig sind.
Nahezu jeder Staat verlangt von einem Unternehmen, dass es eine Sorgfaltsprüfung durchführt, indem es den Eigentümer des nicht beanspruchten Eigentums kontaktiert.
Die genauen Sorgfaltsprüfungsanforderungen variieren von Staat zu Staat, aber die National Association of Unclaimed Property empfiehlt einen formellen Brief an den Scheckempfänger, der per First-Class-Post verschickt wird.
Der Brief sollte den Eigentümer auf Ihre Verpflichtung hinweisen, das Eigentum an den Staat zu übergeben. Lassen Sie den Besitzer wissen, wie er seinen Scheck beanspruchen kann und geben Sie ihm eine Frist dafür. Geben Sie ihm eine angemessene Zeit, um zu reagieren. Wenn Sie das Eigentum zum Beispiel am 1. Juni melden müssen, schicken Sie den Brief vor Jahresbeginn ab.
Sie sollten auch sorgfältige Aufzeichnungen über die Versuche führen, die Sie unternommen haben, um den Geschäftsinhaber zu kontaktieren.
Wenn dieser Prozess nicht funktioniert, wird der Staat laut SEC „das Konto als Buchungsposten halten, gegen den der ehemalige Kontoinhaber einen Anspruch erheben kann. Die Staaten neigen dazu, die Wertpapiere in den verfallenen Konten zu verkaufen und den Erlös als staatliche Gelder zu behandeln.“
Was tun, wenn Sie einen verfallenen Scheck in Ihren Büchern bemerken
Wenn Ihr Buchhalter oder Buchhalter sieht, dass Sie einen Scheck haben, der sich dem Verfall nähert, sollten Sie sich mit dem anderen Unternehmen in Verbindung setzen und es auffordern, den Scheck einzulösen.
Wenn das Unternehmen den Scheck nicht einlöst, müssen Sie den Inkassoprozess durchlaufen, und Sie verlieren das Geld so oder so.
Wenn der Eigentümer sagt, dass der Scheck verloren gegangen ist, oder Sie feststellen, dass der Scheck veraltet ist, müssen Sie einen neuen Scheck ausstellen. Zusätzlich zur Ausstellung eines neuen Schecks sollten Sie den alten Scheck mit einem Zahlungsstopp versehen.
Ein Zahlungsstopp informiert Ihre Bank, dass Sie den Scheck nicht einlösen möchten. Im Grunde genommen wird der Scheck damit ungültig. Ein Zahlungsstopp hindert den anderen Geschäftsinhaber daran, sowohl den ursprünglichen als auch den neuen Scheck einzulösen.
Zahlungsstopps zeigen auch, warum Buchhaltung so wichtig für den Erfolg eines Unternehmens ist. Ihr Scheckbuch sollte relevante Informationen enthalten, wie z.B.:
- Das Datum auf dem Scheck
- Wer den Scheck erhalten hat
- Wofür er war
- Die Schecknummer
- Der Betrag
- Andere Notizen und Informationen
Ohne diese Informationen wird es für Ihre Bank viel schwieriger, einen Zahlungsstopp zu bearbeiten. Das Führen gründlicher Aufzeichnungen trägt wesentlich dazu bei, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Was ist, wenn Sie einen abgelaufenen Scheck finden?
Sagen wir mal, das Gegenteil ist der Fall, und Sie erhalten einen Scheck, der abgelaufen ist. Das erste, was Sie tun sollten, ist, den Aussteller zu kontaktieren. Das Unternehmen ist möglicherweise bereit, den Scheck neu auszustellen, auch wenn er abgelaufen ist. Dies ist insbesondere bei staatlichen Schecks der Fall.
Wenn Sie kein Glück haben, den Scheckaussteller zu kontaktieren, sollten Sie mit Ihrer Bank zusammenarbeiten. Einige Banken können Schecks einreichen, wenn sie Grund zu der Annahme haben, dass der Aussteller legitim ist und das Unternehmen genügend Geld auf seinem Konto hat, um den Scheck zu decken.
Es kann etwas Überzeugungsarbeit erfordern, aber es ist möglich, dass die Bank den Scheck für Sie ausgleicht, sogar nach Ablauf der Gültigkeit.
Wenn diese Optionen nicht funktionieren, können Sie sich an den Staat wenden, in dem das ausstellende Unternehmen ansässig ist. Denken Sie daran, dass Unternehmen nach dem Gesetz zur Zwangsvollstreckung verpflichtet sind, nicht beanspruchte Gelder auszuhändigen. Als rechtmäßiger Eigentümer dieser Gelder sollte der Staat sie für den Fall aufbewahren, dass Sie sie einfordern.
Einrichten einer Firmenpolitik für verjährte Schecks
Als Geschäftsinhaber sollten Sie sich die Zeit nehmen, klar zu umreißen, wie Ihr Unternehmen mit verjährten Schecks umgehen wird. Wenn Sie einen Scheck erhalten, sollte Ihre Firmenpolitik darin bestehen, ihn innerhalb eines Monats einzureichen, um sicherzustellen, dass er nicht verloren geht.
Die Richtlinie sollte klarer umreißen, was Sie tun werden, wenn ein Empfänger einen von Ihnen ausgestellten Scheck nicht einlöst.
Der erste Schritt zur Implementierung einer praktischen Firmenpolitik für abgelaufene Schecks besteht darin, die staatlichen Gesetze zu verstehen. Informieren Sie sich über die Anforderungen sowohl für Ihren Heimatstaat als auch für alle anderen Staaten, in denen Ihr Unternehmen geschäftlich tätig ist.
Betrachten Sie die Art von nicht beanspruchten Vermögenswerten, die Sie möglicherweise haben, und untersuchen Sie die staatliche Ruhezeit für jeden.
Nutzen Sie diese Informationen, um eine Richtlinie für den Kontakt mit dem Eigentümer und die staatliche Überweisung für verschiedene Kategorien von nicht eingelösten Schecks zu erstellen. Die kostenlose Berichtssoftware der NAUPA kann Ihnen dabei helfen, einen vernünftigen Plan zu erstellen.
Es ist auch wichtig, dass alle Mitarbeiter, insbesondere das Buchhaltungspersonal, wissen, dass nicht beanspruchtes Eigentum nicht dem Unternehmen gehört. Da Sie dieses Geld entweder dem Staat oder dem Eigentümer schulden, sollten nicht eingelöste Schecks niemals entwertet werden. Stattdessen sollten sie überwacht werden, und der Eigentümer sollte regelmäßig kontaktiert werden.
Setzen Sie bei Ihrer Bank keinen Zahlungsstopp, bis ein neuer Scheck ausgestellt wird.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Bankkonten monatlich abgestimmt werden, und kontaktieren Sie die Eigentümer, wenn nötig. Wenn Sie proaktiv vorgehen, können Sie vermeiden, dass Sie sich mit veralteten Schecks herumschlagen müssen.