Come proprietario di una piccola impresa, potresti usare un software aziendale per accelerare il processo di pagamento. Ma di tanto in tanto, potrebbe essere necessario scrivere un assegno a un fornitore o riceverne uno come forma di pagamento.
Uno dei problemi più significativi con gli assegni è che è facile perderli, dando origine a ciò che è noto come assegni scaduti. Un assegno scaduto può creare un problema di contabilità.
Oggi, siamo qui per fornirvi tutte le informazioni di cui avete bisogno sugli assegni scaduti. Sia che stiate aspettando un venditore per incassare un assegno o che abbiate recentemente ricevuto un vecchio assegno, scoprirete come gestirlo in questo articolo.
Che cos’è un assegno scaduto?
Un assegno scaduto è un assegno presentato alla banca dopo un tempo specificato, in genere sei mesi. Mentre un assegno scaduto non è necessariamente invalido, le banche possono considerarlo una cambiale “irregolare” e rifiutarsi di onorarlo. A questo punto, l’unico modo per elaborare il pagamento è se il traente – altrimenti noto come lo scrittore o l’emittente dell’assegno – cambia la data su un assegno sostitutivo o emette un nuovo assegno.
Lo United States Uniform Commercial Code (UCC) specifica che le banche non sono obbligate a incassare un assegno più vecchio di sei mesi. L’UCC afferma: “Una banca non ha alcun obbligo nei confronti di un cliente che ha un conto corrente di pagare un assegno, diverso da un assegno certificato, che viene presentato più di sei mesi dopo la sua data, ma può addebitare il conto del suo cliente per un pagamento effettuato successivamente in buona fede.”
Secondo questa definizione, le banche includono quelle istituzioni finanziarie che offrono:
- Conti correnti
- Conti di risparmio
- Prestiti
- Unioni di credito
Notevole in questa definizione è anche un assegno certificato. Gli assegni certificati sono assegni personali del proprietario di un conto bancario che ha attinto al conto e ha fatto garantire l’assegno dalla banca.
Quando un assegno è certificato, la banca sostiene che la firma del traente è autentica e che lui o lei ha abbastanza soldi nel conto per coprire il costo dell’assegno.
Gli assegni certificati garantiscono che ci sono fondi nel conto, così chi incassa l’assegno non deve preoccuparsi che questo rimbalzi.
Gli assegni certificati sono simili agli assegni circolari. L’unica differenza è che quando si emette un assegno circolare, la banca ritira i fondi dall’acquirente e poi emette l’assegno per conto dell’acquirente. Poiché la banca che paga riceve i fondi in anticipo, il destinatario non deve preoccuparsi di avere a che fare con un assegno cattivo.
Quindi, in sintesi, le banche non sono obbligate a onorare gli assegni in sospeso più vecchi di sei mesi, anche se possono potenzialmente farlo. Le banche sono obbligate a incassare assegni certificati e assegni circolari, anche se sono più vecchi di sei mesi.
Queste regole si applicano ai conti aziendali?
Come proprietari di una piccola impresa, dovreste scrivere assegni dal vostro conto bancario aziendale invece che dal vostro conto bancario personale. Ma l’UCC si riferisce esplicitamente agli assegni personali. Le stesse regole si applicano ai conti bancari aziendali?
In sostanza, sì. Se non ci sono ulteriori istruzioni sull’assegno, allora la banca può scegliere di non onorarlo se è più vecchio di sei mesi. Tuttavia, molte aziende tendono a mettere una lunghezza di tempo sull’assegno per scopi contabili.
Per esempio, gli assegni aziendali possono contenere dichiarazioni come “Da annullare dopo 90 giorni” o “Non valido dopo 180 giorni”. Se questo è il caso, allora la banca non incasserà l’assegno se qualcuno cerca di depositarlo al di fuori della finestra specificata.
Le banche non lo faranno a causa delle ramificazioni contabili che può avere.
Le aziende hanno così tanti assegni che fluiscono attraverso di loro che depositare un assegno dopo questa data può causarne il rimbalzo. Potrebbe anche causare problemi con cose come il bilancio e il rendiconto dei flussi di cassa.
Perciò diciamo che come proprietario di un’azienda, hai scritto un assegno a un fornitore. I vostri assegni forniscono istruzioni alla banca di non incassare l’assegno dopo 180 giorni. Otto mesi dopo, vi rendete conto che il fornitore non ha ancora incassato l’assegno.
Può essere una tentazione quella di stornare semplicemente la spesa e aggiungere il denaro al vostro fondo generale. Sfortunatamente, però, non è così semplice.
Le leggi sulla proprietà non reclamata complicano il processo. Anche se il beneficiario non incassa mai l’assegno stantio, questo non significa che la vostra azienda riceva denaro extra. Invece, il denaro probabilmente appartiene allo stato.
Leggi sulla proprietà non reclamata e sull’escheatment
Ogni stato degli Stati Uniti ha le cosiddette leggi sull’escheatment che richiedono a un’azienda di consegnare la proprietà non reclamata dopo un periodo specifico.
Gli assegni non versati ai fornitori, agli appaltatori, alle buste paga dei dipendenti e le distribuzioni agli azionisti sono tutte potenziali proprietà non reclamate.
Ogni stato ha regole diverse riguardo a quando è necessario segnalare le proprietà non reclamate. Il periodo di tempo che ci vuole per gli assegni non incassati per diventare una proprietà non reclamata viene chiamato “periodo di dormienza”
La durata del periodo di dormienza può variare notevolmente da stato a stato. La Securities and Exchange Commission (SEC) dice che il periodo è “spesso cinque anni”. Comunque, dovreste guardare le leggi di escheatment per lo stato in cui state conducendo gli affari.
Quasi ogni stato richiede che un’azienda esegua la due diligence contattando il proprietario della proprietà non reclamata.
I requisiti esatti della due diligence variano da stato a stato, ma la National Association of Unclaimed Property raccomanda una lettera formale al destinatario dell’assegno inviata per posta di prima classe.
Le lettere dovrebbero avvisare il proprietario del vostro obbligo di girare la proprietà allo stato. Fate sapere al proprietario come può reclamare il suo assegno e fornite una scadenza per farlo. Lasciate una quantità ragionevole di tempo per rispondere. Per esempio, se dovrete segnalare la proprietà il 1° giugno, spedite la lettera prima dell’inizio dell’anno.
Dovreste anche tenere una documentazione diligente dei tentativi che avete fatto per contattare il proprietario dell’azienda.
Se questo processo non funziona, lo stato, secondo la SEC, “terrà il conto come una voce contabile, contro la quale l’ex proprietario del conto può fare un reclamo. Gli stati tendono a vendere i titoli nei conti escheated e a trattare il ricavato come fondi statali.”
Cosa fare se notate un assegno stantio sui vostri libri
Se il vostro contabile o contabile vede che avete un assegno che sta per scadere, dovreste essere diligenti nel contattare l’altra azienda e incoraggiarla a incassare l’assegno.
Se l’azienda non incassa l’assegno, dovrete passare attraverso il processo di escheatment, e finirete per perdere i soldi in entrambi i casi.
Se il proprietario dice che l’assegno è perso, o notate che è diventato un assegno stantio, dovrete emettere un nuovo assegno. Oltre a creare un nuovo assegno, dovreste anche emettere uno stop payment sul vecchio assegno.
Uno stop payment informa la vostra banca che non volete che l’assegno venga incassato. Essenzialmente, annulla l’assegno. Un ordine di arresto impedisce all’altro imprenditore di incassare sia l’assegno originale che quello nuovo.
I pagamenti stop dimostrano anche perché la contabilità è così critica per il successo di un’impresa. Il vostro libretto degli assegni dovrebbe indicare informazioni rilevanti, come:
- La data dell’assegno
- Chi ha ricevuto l’assegno
- Per cosa era
- Il numero dell’assegno
- L’importo
- Altre note e informazioni
Senza queste informazioni, diventa molto più difficile per la vostra banca elaborare uno stop payment. Mantenere registri accurati sarà un lungo cammino per assicurare la conformità del business.
Che cosa succede se trovate un assegno scaduto?
Diciamo che accade il contrario, e siete alla fine del ricevimento di un assegno che è scaduto. La prima cosa da fare è contattare l’emittente. L’azienda potrebbe essere disposta a riemettere l’assegno, anche se è scaduto. Questo è specialmente il caso degli assegni governativi.
Se non avete fortuna nel contattare l’emittente dell’assegno, considerate di lavorare con la vostra banca. Alcune banche possono depositare gli assegni se hanno ragione di credere che l’emittente sia legittimo, e che l’azienda abbia abbastanza fondi nel suo conto per coprire l’assegno.
Potrebbe volerci un po’ di persuasione, ma è possibile che la banca regoli l’assegno per voi, anche dopo la scadenza.
Se queste opzioni non funzionano, potete controllare con lo stato in cui si trova l’azienda emittente. Ricordate che le leggi sull’escheatment richiedono alle aziende di consegnare i fondi non reclamati. Come proprietario legittimo di questi fondi, lo stato dovrebbe trattenerli nel caso in cui tu venga a reclamarli.
Mettere in atto una politica aziendale per gli assegni scaduti
Come proprietario di un’azienda, dovresti prendere tempo per delineare chiaramente come la tua azienda gestirà gli assegni scaduti. Se ricevete un assegno, la vostra politica aziendale dovrebbe essere quella di depositarlo entro un mese per essere sicuri di non perderlo.
La politica dovrebbe delineare più chiaramente cosa fare se un destinatario non incassa un assegno che avete emesso.
Il primo passo per implementare una politica aziendale pratica per gli assegni scaduti è capire le leggi statali. Informatevi sui requisiti del vostro stato e di qualsiasi altro stato in cui la vostra azienda opera.
Considerate il tipo di proprietà non reclamata che potreste potenzialmente avere e indagate sul periodo di inattività di ogni stato.
Utilizzate queste informazioni per creare una politica sul contatto del proprietario e sulla rimessa dello stato per diverse categorie di assegni non incassati. Il software gratuito di reporting della NAUPA può aiutarvi a creare un piano sensato.
È anche fondamentale che tutti i dipendenti, specialmente il personale di contabilità, sappiano che i beni non reclamati non appartengono all’azienda. Poiché dovete quei soldi allo stato o al proprietario della proprietà, gli assegni non incassati non dovrebbero mai essere annullati. Invece, dovrebbero essere monitorati, e il proprietario dovrebbe essere contattato periodicamente.
Non mettete un fermo di pagamento con la vostra banca fino all’emissione di un nuovo assegno.
Assicuratevi che i vostri conti bancari siano riconciliati su base mensile e contattate i proprietari quando è necessario. Essere proattivi può aiutarvi ad evitare di avere a che fare con assegni scaduti.