En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous pouvez utiliser un logiciel commercial pour accélérer le processus de paiement. Mais de temps en temps, vous pouvez avoir besoin de faire un chèque à un fournisseur ou d’en recevoir un comme forme de paiement.
L’un des problèmes les plus importants avec les chèques est qu’il est facile de les perdre, donnant lieu à ce qu’on appelle des chèques périmés. Un chèque périmé peut créer un tracas comptable.
Aujourd’hui, nous sommes là pour vous fournir toutes les informations dont vous avez besoin sur les chèques périmés. Que vous attendiez qu’un fournisseur encaisse un chèque ou que vous soyez récemment tombé sur un vieux chèque, vous découvrirez comment le gérer dans cet article.
Qu’est-ce qu’un chèque périmé ?
Un chèque périmé est un chèque présenté à une banque après une période déterminée, généralement six mois. Si un chèque périmé n’est pas nécessairement invalide, les banques peuvent le considérer comme une lettre de change « irrégulière » et refuser de l’honorer. À ce stade, la seule façon de traiter le paiement est que le tireur – autrement connu comme le rédacteur ou l’émetteur du chèque – modifie la date sur un chèque de remplacement ou émette un nouveau chèque.
Le code commercial uniforme (UCC) des États-Unis précise que les banques ne sont pas obligées d’encaisser un chèque de plus de six mois. L’UCC stipule : » Une banque n’a aucune obligation envers un client ayant un compte chèque de payer un chèque, autre qu’un chèque certifié, qui est présenté plus de six mois après sa date, mais elle peut débiter le compte de son client pour un paiement effectué par la suite de bonne foi. »
Selon cette définition, les banques comprennent les institutions financières qui offrent :
- Des comptes chèques
- Des comptes d’épargne
- Des prêts
- Des coopératives de crédit
On remarque également dans cette définition le chèque certifié. Les chèques certifiés sont des chèques personnels d’un propriétaire de compte bancaire qui a tiré sur le compte et fait garantir le chèque par la banque.
Lorsqu’un chèque est certifié, la banque soutient que la signature du tireur est authentique et qu’il dispose de suffisamment d’argent sur le compte pour couvrir le coût du chèque.
Les chèques certifiés garantissent qu’il y a des fonds sur le compte, de sorte que ceux qui encaissent le chèque n’ont pas à s’inquiéter qu’il rebondisse.
Les chèques certifiés sont similaires aux chèques de caisse. La seule différence est que lors de l’émission d’un chèque de banque, la banque retire les fonds de l’acheteur et émet ensuite le chèque au nom de l’acheteur. Comme la banque payante reçoit les fonds à l’avance, le destinataire n’a pas à s’inquiéter de traiter un chèque sans provision.
Donc, en résumé, les banques ne sont pas obligées d’honorer les chèques impayés de plus de six mois, bien qu’elles puissent potentiellement le faire. Les banques sont tenues d’encaisser les chèques certifiés et les chèques de caisse, même s’ils ont plus de six mois.
Ces règles s’appliquent-elles aux comptes d’entreprise ?
En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous devriez émettre des chèques à partir du compte bancaire de votre entreprise plutôt que de votre compte bancaire personnel. Mais l’UCC fait explicitement référence aux chèques personnels. Les mêmes règles s’appliquent-elles aux comptes bancaires d’entreprise ?
Essentiellement, oui. S’il n’y a pas d’autres instructions sur le chèque, alors la banque peut choisir de ne pas l’honorer s’il a plus de six mois. Cependant, de nombreuses entreprises ont tendance à inscrire une durée sur le chèque à des fins comptables.
Par exemple, les chèques commerciaux peuvent contenir des mentions telles que « Doit être annulé après 90 jours » ou « Non valable après 180 jours. » Si c’est le cas, alors la banque n’encaissera pas votre chèque si quelqu’un essaie de le déposer en dehors de la fenêtre spécifiée.
Les banques ne le feront pas à cause des ramifications comptables que cela peut avoir.
Les entreprises ont tellement de chèques qui transitent par elles que déposer un chèque après cette date peut le faire rebondir. Cela pourrait également causer des problèmes avec des choses comme le bilan et le tableau des flux de trésorerie.
Disons donc qu’en tant que propriétaire d’entreprise, vous avez fait un chèque à un fournisseur. Vos chèques prévoient des instructions pour que la banque n’encaisse pas le chèque après 180 jours. Huit mois plus tard, vous réalisez que le fournisseur n’a toujours pas encaissé le chèque.
Il peut être tentant de simplement inverser la dépense et de rajouter l’argent dans votre fonds général. Mais malheureusement, ce n’est pas aussi simple.
Les lois sur les biens non réclamés compliquent le processus. Même si le bénéficiaire n’encaisse jamais le chèque périmé, cela ne signifie pas que votre entreprise reçoit de l’argent supplémentaire. Au lieu de cela, l’argent appartient probablement à l’État.
Les lois sur les biens non réclamés et la déshérence
Chaque État des États-Unis a ce qu’on appelle des lois de déshérence qui obligent une entreprise à remettre les biens non réclamés après une période spécifique.
Les chèques non encaissés aux fournisseurs, aux entrepreneurs, les salaires des employés et les distributions aux actionnaires sont tous des biens non réclamés potentiels.
Chaque État a des règles différentes concernant le moment où vous devez déclarer les biens non réclamés. Le temps qu’il faut aux chèques non encaissés pour devenir des biens non réclamés est appelé » période de dormance « .
La durée de la période de dormance peut varier considérablement d’un État à l’autre. La Securities and Exchange Commission (SEC) affirme que cette période est « souvent de cinq ans ». Cependant, vous devriez examiner les lois de déshérence de l’État dans lequel vous exercez vos activités.
Presque tous les États exigent qu’une entreprise fasse preuve de diligence raisonnable en contactant le propriétaire des biens non réclamés.
Les exigences exactes en matière de diligence raisonnable varient d’un État à l’autre, mais la National Association of Unclaimed Property recommande d’envoyer une lettre officielle au destinataire du chèque par courrier de première classe.
Les lettres doivent avertir le propriétaire de votre obligation de remettre les biens à l’État. Indiquez au propriétaire comment il peut réclamer son chèque et donnez-lui un délai pour le faire. Prévoyez un délai raisonnable pour répondre. Par exemple, si vous devez déclarer le bien le 1er juin, postez la lettre avant le début de l’année.
Vous devez également conserver des traces diligentes des tentatives que vous avez faites pour contacter le propriétaire de l’entreprise.
Si ce processus ne fonctionne pas, l’État, selon la SEC, « tiendra le compte comme une écriture comptable, contre laquelle l’ancien propriétaire du compte peut faire une réclamation ». Les États ont tendance à vendre les titres dans les comptes en déshérence et à traiter le produit comme des fonds publics. »
Que faire si vous remarquez un chèque périmé dans vos livres
Si votre comptable ou votre teneur de livres voit que vous avez un chèque qui approche de l’expiration, vous devez faire preuve de diligence pour contacter l’autre entreprise et l’encourager à encaisser le chèque.
Si l’entreprise n’encaisse pas le chèque, vous allez devoir passer par le processus de déshérence, et vous finirez par perdre l’argent liquide dans tous les cas.
Si le propriétaire dit que le chèque est perdu, ou si vous remarquez que le chèque est devenu périmé, vous allez devoir émettre un nouveau chèque. En plus de créer un nouveau chèque, vous devriez également émettre une opposition sur l’ancien chèque.
Une opposition informe votre banque que vous ne voulez pas que le chèque soit encaissé. Essentiellement, cela annule le chèque. Un ordre d’opposition empêche l’autre propriétaire de l’entreprise d’encaisser à la fois le chèque original et le nouveau chèque.
Les oppositions démontrent également pourquoi la tenue de livres est si essentielle au succès d’une entreprise. Votre chéquier doit indiquer les informations pertinentes, telles que :
- La date du chèque
- Qui a reçu le chèque
- Ce pour quoi il a été fait
- Le numéro du chèque
- Le montant
- Autres notes et informations
Sans ces informations, il devient beaucoup plus difficile pour votre banque de traiter une opposition. Tenir des registres complets contribuera grandement à assurer la conformité de l’entreprise.
Que faire si vous trouvez un chèque périmé ?
Disons que le contraire se produit et que vous êtes à la réception d’un chèque périmé. La première chose à faire est de contacter l’émetteur. L’entreprise peut être disposée à réémettre le chèque, même s’il est périmé. C’est notamment le cas des chèques du gouvernement.
Si vous n’avez pas de chance en contactant l’émetteur du chèque, envisagez de travailler avec votre banque. Certaines banques peuvent déposer des chèques si elles ont des raisons de croire que l’émetteur est légitime et que l’entreprise dispose de suffisamment de fonds sur son compte pour couvrir le chèque.
Il peut être nécessaire de vous convaincre, mais il est possible de faire en sorte que la banque règle le chèque pour vous, même après expiration.
Si ces options ne fonctionnent pas, vous pouvez vérifier auprès de l’État dans lequel se trouve l’entreprise émettrice. N’oubliez pas que les lois sur la déshérence obligent les entreprises à remettre les fonds non réclamés. En tant que propriétaire légitime de ces fonds, l’État doit les conserver au cas où vous viendriez les réclamer.
Mettre en place une politique d’entreprise pour les chèques périmés
En tant que propriétaire d’entreprise, vous devez prendre le temps de définir clairement comment votre entreprise va traiter les chèques périmés. Si vous recevez un chèque, la politique de votre entreprise devrait être de le déposer dans un délai d’un mois pour vous assurer de ne pas le perdre.
La politique devrait plus clairement indiquer ce que vous allez faire si un destinataire n’encaisse pas un chèque que vous avez émis.
La première étape pour mettre en place une politique d’entreprise pratique pour les chèques périmés est de comprendre les lois de l’État. Lisez les exigences à la fois pour votre État d’origine et pour tout autre État dans lequel votre entreprise fait des affaires.
Considérez le type de biens non réclamés que vous pourriez potentiellement avoir et enquêtez sur la période de dormance de l’État pour chacun.
Utilisez ces informations pour créer une politique sur le contact du propriétaire et la remise de l’État pour différentes catégories de chèques non encaissés. Le logiciel de déclaration gratuit de la NAUPA peut vous aider à élaborer un plan judicieux.
Il est également essentiel que tous les employés, en particulier le personnel comptable, sachent que les biens non réclamés n’appartiennent pas à l’entreprise. Puisque vous devez cet argent soit à l’État, soit au propriétaire du bien, les chèques non encaissés ne devraient jamais être annulés. Au contraire, ils doivent être surveillés et le propriétaire doit être contacté périodiquement.
Ne faites pas d’opposition auprès de votre banque avant d’émettre un nouveau chèque.
Veillez à ce que vos comptes bancaires soient rapprochés tous les mois et contactez les propriétaires en cas de besoin. Être proactif peut vous aider à éviter d’avoir à traiter des chèques périmés.
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