Como propietario de una pequeña empresa, es posible que utilice un software empresarial para agilizar el proceso de pago. Pero de vez en cuando, es posible que necesite extender un cheque a un proveedor o recibir uno como forma de pago.
Uno de los problemas más significativos de los cheques es que es fácil perderlos, dando lugar a lo que se conoce como cheques caducados. Un cheque caducado puede crear un problema contable.
Hoy, estamos aquí para proporcionarle toda la información que necesita sobre los cheques caducados. Tanto si está esperando a que un proveedor cobre un cheque como si ha recibido recientemente un cheque antiguo, en este artículo descubrirá cómo manejarlo.
¿Qué es un cheque caducado?
Un cheque caducado es aquel que se presenta a un banco después de un tiempo determinado, normalmente seis meses. Aunque un cheque caducado no es necesariamente inválido, los bancos pueden considerarlo un efecto «irregular» y negarse a pagarlo. En ese momento, la única forma de procesar el pago es que el librador -también conocido como emisor del cheque- cambie la fecha de un cheque de sustitución o emita un nuevo cheque.
El Código Comercial Uniforme de Estados Unidos (UCC) especifica que los bancos no están obligados a cobrar un cheque con más de seis meses de antigüedad. El UCC establece que «un banco no está obligado ante un cliente que tenga una cuenta corriente a pagar un cheque, que no sea un cheque certificado, que se presente más de seis meses después de su fecha, pero puede cargar en la cuenta de su cliente un pago realizado posteriormente de buena fe.»
Bajo esta definición, los bancos incluyen aquellas instituciones financieras que ofrecen:
- Cuentas corrientes
- Cuentas de ahorro
- Préstamos
- Uniones de crédito
- La fecha del cheque
- Quién recibió el cheque
- Por qué fue
- El número de cheque
- El importe
- Otras notas e información
También destaca en esta definición el cheque certificado. Los cheques certificados son cheques personales de un titular de una cuenta bancaria que ha girado sobre la misma y ha hecho que el banco garantice el cheque.
Cuando un cheque es certificado, el banco respalda que la firma del librador es auténtica y que tiene suficiente dinero en la cuenta para cubrir el coste del cheque.
Los cheques certificados garantizan que hay fondos en la cuenta, por lo que los que cobran el cheque no tienen que preocuparse de que rebote.
Los cheques certificados son similares a los cheques de caja. La única diferencia es que al emitir un cheque de caja, el banco retira los fondos del comprador y luego emite el cheque en su nombre. Como el banco pagador recibe los fondos por adelantado, el receptor no tiene que preocuparse de lidiar con un cheque sin fondos.
Así que, en resumen, los bancos no están obligados a cumplir con los cheques pendientes de pago de más de seis meses, aunque potencialmente pueden hacerlo. Los bancos están obligados a cobrar los cheques certificados y los cheques de caja, incluso si tienen más de seis meses de antigüedad.
¿Se aplican estas normas a las cuentas de las empresas?
Como propietario de una pequeña empresa, debería emitir cheques desde la cuenta bancaria de su empresa en lugar de su cuenta bancaria personal. Pero el UCC se refiere explícitamente a los cheques personales. ¿Se aplican las mismas reglas a las cuentas bancarias de la empresa?
Esencialmente, sí. Si no hay más instrucciones en el cheque, entonces el banco puede optar por no honrarlo si tiene más de seis meses. Sin embargo, muchas empresas tienden a poner un tiempo en el cheque por motivos contables.
Por ejemplo, los cheques de empresa pueden contener declaraciones como: «Debe ser anulado después de 90 días» o «No es válido después de 180 días». Si este es el caso, entonces el banco no cobrará su cheque si alguien intenta depositarlo fuera de la ventana especificada.
Los bancos no lo harán debido a las ramificaciones contables que puede tener.
Las empresas tienen tantos cheques que fluyen a través de ellas que depositar un cheque después de esta fecha puede hacer que rebote. También podría causar problemas con cosas como el balance general y el estado de flujo de efectivo.
Así que digamos que como propietario de un negocio, usted escribió un cheque a un proveedor. Sus cheques dan instrucciones al banco de no cobrar el cheque después de 180 días. Ocho meses más tarde, se da cuenta de que el proveedor todavía no ha cobrado el cheque.
Puede ser tentador simplemente revertir el gasto y añadir el efectivo de nuevo a su fondo general. Sin embargo, por desgracia, no es tan sencillo.
Las leyes de propiedad no reclamada complican el proceso. Incluso si el beneficiario nunca cobra el cheque caducado, esto no significa que su negocio reciba dinero extra. En su lugar, el dinero probablemente pertenezca al estado.
Las leyes de propiedad no reclamada y escheatment
Todos los estados de Estados Unidos tienen lo que se llama leyes de escheatment que requieren que un negocio entregue la propiedad no reclamada después de un período específico.
Los cheques no cobrados a proveedores, contratistas, nóminas de empleados y distribuciones a los accionistas son todos potenciales propiedades no reclamadas.
Cada estado tiene diferentes reglas en cuanto a cuándo debe reportar la propiedad no reclamada. El tiempo que tardan los cheques no cobrados en convertirse en propiedad no reclamada se conoce como «período de latencia».
El tiempo del período de latencia puede variar considerablemente de un estado a otro. La Comisión de Valores y Bolsa (SEC) dice que el período es «a menudo cinco años». Sin embargo, debe consultar las leyes de confiscación del estado en el que está llevando a cabo su negocio.
Casi todos los estados requieren que un negocio realice la debida diligencia poniéndose en contacto con el propietario de la propiedad no reclamada.
Los requisitos exactos de la debida diligencia varían según el estado, pero la Asociación Nacional de Propiedad No Reclamada recomienda una carta formal al receptor del cheque enviada por correo de primera clase.
Las cartas deben alertar al propietario de su obligación de entregar la propiedad al estado. Informe al propietario de cómo puede reclamar su cheque y proporcione un plazo para hacerlo. Deje un tiempo razonable para responder. Por ejemplo, si va a tener que informar de la propiedad el 1 de junio, envíe la carta por correo antes de que empiece el año.
También debe mantener un registro diligente de los intentos que ha hecho para ponerse en contacto con el propietario del negocio.
Si este proceso no funciona, el estado, según la SEC, «retendrá la cuenta como un asiento contable, contra el que el antiguo propietario de la cuenta puede hacer una reclamación. Los estados tienden a vender los valores de las cuentas confiscadas y a tratar los ingresos como fondos estatales.»
Qué hacer si nota un cheque caducado en sus libros
Si su contable o contador ve que tiene un cheque que se acerca a la fecha de caducidad, debe ser diligente para ponerse en contacto con la otra empresa y animarla a cobrar el cheque.
Si la empresa no cobra el cheque, usted va a tener que pasar por el proceso de confiscación, y acabará perdiendo el dinero en efectivo de cualquier manera.
Si el propietario dice que el cheque se ha perdido, o usted nota que se ha convertido en un cheque caducado, va a tener que emitir un nuevo cheque. Además de crear un nuevo cheque, también debe emitir una suspensión de pago en el viejo cheque.
Una suspensión de pago informa a su banco que no quiere que el cheque sea cobrado. Esencialmente, anula el cheque. Una orden de suspensión impide que el otro propietario del negocio cobre tanto el cheque original como el nuevo.
Los pagos suspendidos también demuestran por qué la contabilidad es tan crítica para el éxito de un negocio. Su talonario de cheques debe indicar información relevante, como:
Sin esta información, se hace mucho más difícil para su banco procesar una orden de suspensión de pago. Llevar un registro minucioso contribuirá en gran medida a garantizar el cumplimiento del negocio.
¿Qué ocurre si encuentra un cheque caducado?
Supongamos que ocurre lo contrario, y usted está en el extremo receptor de un cheque que ha caducado. Lo primero que debe hacer es ponerse en contacto con el emisor. Es posible que la empresa esté dispuesta a volver a emitir el cheque, aunque esté caducado. Este es especialmente el caso de los cheques del gobierno.
Si no tiene suerte contactando con el emisor del cheque, considere trabajar con su banco. Algunos bancos pueden depositar los cheques si tienen razones para creer que el emisor es legítimo, y la empresa tiene fondos suficientes en su cuenta para cubrir el cheque.
Puede costar un poco convencerle, pero es posible que el banco liquide el cheque por usted, incluso después de su vencimiento.
Si estas opciones no funcionan, puede consultar con el estado en el que se encuentra la empresa emisora. Recuerde que las leyes de confiscación requieren que las empresas entreguen los fondos no reclamados. Como propietario legítimo de estos fondos, el estado debe retenerlos en caso de que usted venga a reclamarlos.
Poner en marcha una política de empresa para los cheques con fecha caducada
Como propietario de un negocio, debe tomarse el tiempo necesario para definir claramente cómo va a manejar su empresa los cheques caducados. Si está recibiendo un cheque, la política de su empresa debería ser depositarlo en el plazo de un mes para asegurarse de no perderlo.
La política debería describir más claramente lo que va a hacer si un destinatario no cobra un cheque que usted ha emitido.
El primer paso para implementar una política práctica de la empresa para los cheques caducados es entender las leyes estatales. Lea sobre los requisitos tanto de su estado de residencia como de cualquier otro estado en el que su empresa haga negocios.
Considere el tipo de propiedad no reclamada que podría tener potencialmente e investigue el período de inactividad del estado para cada uno.
Use esta información para crear una política sobre el contacto con el propietario y la remisión del estado para las diferentes categorías de cheques no cobrados. El software de informes gratuito de NAUPA puede ayudarle a elaborar un plan sensato.
También es fundamental que todos los empleados, especialmente el personal de contabilidad, sepan que la propiedad no reclamada no pertenece a la empresa. Dado que usted debe ese dinero al estado o al dueño de la propiedad, los cheques no cobrados nunca deben ser anulados. Por el contrario, deben ser supervisados y se debe contactar con el propietario periódicamente.
No ponga una suspensión de pago en su banco hasta que se emita un nuevo cheque.
Asegúrese de que sus cuentas bancarias se concilian mensualmente y contacte con los propietarios cuando sea necesario. Ser proactivo puede ayudarle a evitar tener que lidiar con cheques caducados.