Als eigenaar van een klein bedrijf maakt u wellicht gebruik van bedrijfssoftware om het betalingsproces te versnellen. Maar zo nu en dan zult u een cheque moeten uitschrijven aan een leverancier of een cheque moeten ontvangen als betaling.
Een van de grootste problemen met cheques is dat ze gemakkelijk kwijtraken, waardoor er zogenaamde verlopen cheques ontstaan. Een verlopen cheque kan een boekhoudkundig probleem opleveren.
Vandaag geven wij u hier alle informatie die u nodig hebt over verlopen cheques. Of u nu wacht op de betaling van een cheque door een leverancier of onlangs een oude cheque hebt ontvangen, in dit artikel leest u hoe u hiermee moet omgaan.
Wat is een verlopen cheque?
Een verlopen cheque is een cheque die na een bepaalde tijd, meestal zes maanden, bij de bank wordt aangeboden. Hoewel een verlopen cheque niet noodzakelijkerwijs ongeldig is, kunnen banken deze als een “onregelmatige” wissel beschouwen en weigeren deze te honoreren. Op dat moment is de enige manier om de betaling te verwerken dat de tekenaar – ook bekend als de schrijver van de cheque of de emittent – de datum op een vervangende cheque wijzigt of een nieuwe cheque uitgeeft.
De Uniform Commercial Code (UCC) van de Verenigde Staten bepaalt dat banken niet verplicht zijn een cheque van meer dan zes maanden oud te verzilveren. De UCC zegt: “Een bank is niet verplicht aan een klant met een betaalrekening om een cheque te betalen, anders dan een gecertificeerde cheque, die meer dan zes maanden na de datum ervan wordt aangeboden, maar zij mag de rekening van haar klant debiteren voor een betaling die daarna te goeder trouw wordt gedaan.”
Onder deze definitie, banken omvatten die financiële instellingen die aanbieden:
- Rekeningen
- Spaarrekeningen
- Leningen
- Credit unions
Ook opmerkelijk in deze definitie is een gecertificeerde cheque. Gecertificeerde cheques zijn persoonlijke cheques van een eigenaar van een bankrekening die op de rekening heeft getrokken en de bank de cheque heeft laten garanderen.
Wanneer een cheque is gecertificeerd, gaat de bank ervan uit dat de handtekening van de tekenaar echt is en dat hij of zij genoeg geld op de rekening heeft staan om de kosten van de cheque te dekken.
Gecertifieerde cheques garanderen dat er geld op de rekening staat, zodat degenen die de cheque verzilveren zich geen zorgen hoeven te maken dat hij wordt geweigerd.
Gecertifieerde cheques lijken op cheques van de kassier. Het enige verschil is dat bij de uitgifte van een cheque de bank het geld van de koper opneemt en vervolgens de cheque namens de koper uitgeeft. Omdat de betalende bank vooraf geld ontvangt, hoeft de ontvanger zich geen zorgen te maken over een slechte cheque.
Samenvattend zijn banken dus niet verplicht om uitstaande cheques ouder dan zes maanden te honoreren, hoewel ze dat mogelijk wel kunnen doen. Banken zijn wel verplicht om gewaarmerkte cheques en kascheques te verzilveren, zelfs als ze ouder zijn dan zes maanden.
Gelden deze regels ook voor zakelijke rekeningen?
Als kleine ondernemer zou u cheques moeten uitschrijven vanaf uw bedrijfsbankrekening in plaats van vanaf uw persoonlijke bankrekening. Maar de UCC verwijst expliciet naar persoonlijke cheques. Gelden dezelfde regels voor zakelijke bankrekeningen?
In essentie, ja. Als er geen verdere instructies op de cheque staan, kan de bank besluiten de cheque niet te honoreren als deze ouder is dan zes maanden. Veel bedrijven hebben echter de neiging om voor boekhoudkundige doeleinden een bepaalde tijdsduur op de cheque te zetten
Zakelijke cheques kunnen bijvoorbeeld vermeldingen bevatten als: “Moet vervallen na 90 dagen” of “Niet geldig na 180 dagen”. Als dit het geval is, zal de bank uw cheque niet verzilveren als iemand probeert deze buiten het gespecificeerde venster te storten.
Banken zullen dit niet doen vanwege de boekhoudkundige gevolgen die het kan hebben.
Bedrijven hebben zo veel cheques die door hen stromen dat het storten van een cheque na deze datum ertoe kan leiden dat deze wordt teruggeboekt. Het kan ook problemen veroorzaken met zaken als de balans en het kasstroomoverzicht.
Zo stel dat u als bedrijfseigenaar een cheque uitschreef aan een verkoper. Uw cheques bevatten instructies aan de bank om de cheque na 180 dagen niet te innen. Acht maanden later realiseert u zich dat de leverancier de cheque nog steeds niet heeft geïnd.
Het is misschien verleidelijk om de uitgave terug te draaien en het geld weer aan uw algemene kas toe te voegen. Helaas is het niet zo eenvoudig.
De wetgeving inzake niet-opgeëiste goederen maakt het proces ingewikkelder. Zelfs als de begunstigde de achterstallige cheque nooit verzilvert, betekent dit niet dat uw bedrijf extra geld ontvangt. In plaats daarvan behoort het geld waarschijnlijk toe aan de staat.
Wetten inzake niet-opgeëiste goederen en escheatment
Iedere staat in de Verenigde Staten heeft zogenaamde escheatment-wetten die vereisen dat een bedrijf niet-opgeëiste goederen na een bepaalde periode overdraagt.
Niet-gecasseerde cheques aan leveranciers, aannemers, loonstrookjes van werknemers en uitkeringen aan aandeelhouders zijn allemaal potentieel niet-opgeëiste goederen.
Elke staat heeft andere regels over wanneer u niet-opgeëiste goederen moet melden. Hoe lang het duurt voordat niet-gecasseerde cheques niet-opgeëiste goederen worden, wordt de “rustperiode” genoemd.”
De duur van de rustperiode kan van staat tot staat aanzienlijk verschillen. De Securities and Exchange Commission (SEC) zegt dat de periode “vaak vijf jaar” is. U moet echter kijken naar de escheatment-wetten voor de staat waarin u zaken doet.
Bijna elke staat vereist dat een bedrijf due diligence uitvoert door contact op te nemen met de eigenaar van het niet-opgeëiste eigendom.
De exacte due diligence-vereisten verschillen per staat, maar de National Association of Unclaimed Property beveelt een formele brief aan de ontvanger van de cheque aan die per eersteklas post wordt verzonden.
Brieven moeten de eigenaar wijzen op uw verplichting om het eigendom aan de staat te overhandigen. Laat de eigenaar weten hoe hij of zij de cheque kan opeisen en geef hem een termijn waarbinnen hij dat kan doen. Geef een redelijke hoeveelheid tijd om te reageren. Bijvoorbeeld, als u het eigendom op 1 juni moet melden, mail de brief dan vóór het begin van het jaar.
U moet ook ijverig bijhouden welke pogingen u hebt ondernomen om contact op te nemen met de bedrijfseigenaar.
Als dit proces niet werkt, zal de staat, volgens de SEC, “de rekening vasthouden als een boekhoudkundige boeking, waartegen de voormalige rekeninghouder een claim kan indienen. Staten hebben de neiging om de effecten op verbeurde rekeningen te verkopen en de opbrengst als staatsfondsen te behandelen.”
Wat te doen als u een verlopen cheque in uw boeken ziet
Als uw boekhouder of accountant ziet dat u een cheque hebt die bijna verloopt, moet u ijverig contact opnemen met het andere bedrijf en hen aanmoedigen om de cheque te verzilveren.
Als het bedrijf de cheque niet verzilvert, moet u het verrekeningsproces doorlopen en raakt u hoe dan ook het geld kwijt.
Als de eigenaar zegt dat de cheque zoek is, of u merkt dat het een verlopen cheque is geworden, moet u een nieuwe cheque uitschrijven. Naast het uitschrijven van een nieuwe cheque, moet u ook een stop op de oude cheque zetten.
Een stop op de betaling laat uw bank weten dat u niet wilt dat de cheque wordt geïnd. In wezen wordt de cheque geannuleerd. Een stopopdracht voorkomt dat de andere ondernemer zowel de originele als de nieuwe cheque kan verzilveren.
Stopbetalingen laten ook zien waarom een boekhouding zo belangrijk is voor het succes van een onderneming. Uw chequeboek moet relevante informatie bevatten, zoals:
- De datum op de cheque
- Wie de cheque heeft ontvangen
- Waar deze voor was
- Het chequenummer
- Het bedrag
- Andere notities en informatie
Zonder deze informatie wordt het voor uw bank een stuk lastiger om een stopbetaling te verwerken. Het bijhouden van een grondige administratie zal u een heel eind op weg helpen om ervoor te zorgen dat uw bedrijf aan de regels voldoet.
Wat als u een verlopen cheque vindt?
Laten we zeggen dat het tegenovergestelde gebeurt, en dat u een cheque ontvangt die is verlopen. Het eerste wat u moet doen is contact opnemen met de verstrekker. Het bedrijf kan bereid zijn de cheque opnieuw uit te geven, ook al is hij verlopen. Dit is vooral het geval bij cheques van de overheid.
Als u er niet in slaagt contact op te nemen met de verstrekker van de cheque, kunt u overwegen met uw bank te werken. Sommige banken kunnen cheques storten als ze reden hebben om aan te nemen dat de verstrekker legitiem is, en het bedrijf genoeg geld op zijn rekening heeft staan om de cheque te dekken.
Het kan wat overtuigingskracht kosten, maar het is mogelijk om de bank de cheque voor u te laten vereffenen, zelfs nadat deze is verlopen.
Als deze opties niet werken, kunt u navraag doen bij de staat waar het bedrijf is gevestigd dat de cheque heeft uitgegeven. Vergeet niet dat bedrijven op grond van de escheatmentwetten niet-opgeëiste fondsen moeten overdragen. Als rechtmatige eigenaar van deze fondsen moet de staat ze bewaren voor het geval u ze komt opeisen.
Een bedrijfsbeleid opstellen voor oudgedateerde cheques
Als bedrijfseigenaar moet u de tijd nemen om duidelijk te omschrijven hoe uw bedrijf zal omgaan met oudgedateerde cheques. Als u een cheque ontvangt, moet uw bedrijfsbeleid zijn om deze binnen een maand te storten om ervoor te zorgen dat u deze niet kwijtraakt.
Het beleid moet duidelijker uiteenzetten wat u gaat doen als een ontvanger een cheque die u hebt uitgegeven niet verzilvert.
De eerste stap bij het implementeren van een praktisch bedrijfsbeleid voor oudgedateerde cheques is het begrijpen van de staatswetten. Lees de vereisten voor uw eigen staat en voor andere staten waar uw bedrijf zaken doet.
Bedenk welk type niet-opgeëiste goederen u mogelijk hebt en onderzoek de sluimerperiode voor elk.
Gebruik deze informatie om een beleid op te stellen voor contact met de eigenaar en afdracht aan de staat voor verschillende categorieën niet-gecasseerde cheques. De gratis rapportagesoftware van NAUPA kan u helpen bij het opstellen van een verstandig plan.
Het is ook van cruciaal belang dat alle werknemers, met name boekhoudkundig personeel, weten dat niet-opgeëiste eigendommen niet aan het bedrijf toebehoren. Omdat u dat geld verschuldigd bent aan de staat of aan de eigenaar van het eigendom, mogen ongedekte cheques nooit worden vernietigd. In plaats daarvan moeten ze worden gecontroleerd en moet de eigenaar regelmatig worden benaderd.
Zet geen stop op de betaling bij uw bank totdat er een nieuwe cheque is uitgeschreven.
Zorg ervoor dat uw bankrekeningen maandelijks worden gereconcilieerd en neem contact op met de eigenaren wanneer dat nodig is. Door proactief te werk te gaan, kunt u voorkomen dat u te maken krijgt met cheques met een vervaldatum.