Uma forma comum de diferenciar entre estruturas organizacionais empresariais é entre trabalho operacional em curso versus projectos de capital. O trabalho operacional mantém um canal de vendas existente, enquanto que os projectos são despesas únicas e únicas com um orçamento definido, datas de início e fim, e atingem um objectivo específico.
Existem quatro tipos de estruturas organizacionais, cada uma das quais tem o seu conjunto único de influências na gestão dos projectos da organização:
- Funcional
- Projecto
- Matriz
- Composto
Funcional
A maioria das organizações está dividida segundo linhas funcionais, ou seja, cada “divisão” é organizada por tipo de trabalho, como engenharia, produção, ou vendas.
Na estrutura organizacional funcional, os projectos são iniciados e executados pelos gestores de divisão, que assumem as funções de gestor de projecto, para além das suas funções regulares e funcionais. São-lhes frequentemente atribuídos títulos secundários tais como “Coordenador do Projecto X”
Nesta estrutura, os gestores de projecto normalmente não têm muita autoridade para obter recursos ou para gerir horários e orçamentos. Devem obter aprovações para utilizar recursos de outros departamentos, o que pode ser uma tarefa complexa. Isto porque a organização funcional é concebida para se concentrar na prestação dos serviços divisionários em vez de se concentrar nos resultados do projecto.
Orientada para o projecto
Na outra extremidade da escala está a organização orientada para o projecto. Estas empresas realizam a maior parte do seu trabalho com base em projectos e estão, portanto, estruturadas em torno de projectos. Isto inclui empreiteiros de construção, empresas de arquitectura, e consultores.
Gestores de projecto são normalmente a tempo inteiro no papel, e para pequenos projectos podem gerir vários projectos ao mesmo tempo.
Nesta estrutura, os gestores de projecto têm normalmente uma grande independência e autoridade. São capazes de utilizar recursos com pouca aprovação necessária.
De facto, a maioria destes tipos de organizações têm alguma forma de divisões funcionais que são detentoras de recursos que podem ser utilizados por todos os projectos. São normalmente chamados “departamentos”
Por exemplo, numa empresa de engenharia, o departamento geotécnico está disponível como recurso especializado para todos os projectos dentro da empresa.
Matriz
P>Embora as estruturas orientadas para projectos e funcionais se encontrem em extremos opostos do espectro, é possível estar localizado algures no meio (um híbrido). De facto, a maioria das organizações está ao longo de algum nível do espectro, utilizando uma estrutura que dá aos gestores de projecto um pouco mais de autoridade sem perder o foco na prestação de serviços funcionais.
Na estrutura matricial típica, um gestor de projecto é atribuído a partir de um dos departamentos funcionais, em tempo parcial ou a tempo inteiro. São-lhes atribuídos membros da equipa de projecto de vários departamentos, que são dispensados das suas funções departamentais (pelo menos parcialmente). Assim, pode ser dada uma elevada prioridade ao projecto mantendo os serviços de divisão funcional.
No entanto, o gestor de projecto e os membros da equipa são ainda pagos pelos seus respectivos departamentos funcionais, pelo que a responsabilidade final pelo projecto continua a ser a nível funcional. Por exemplo, se um dos gestores de departamento pensar que contribuiu mais do que a sua quota-parte, o projecto irá parar rapidamente.
De um ponto de vista teórico, há mais dois ajustes que podem ser feitos. Uma matriz fraca retém a gestão do projecto nas mãos dos gestores funcionais em vez da equipa de projecto, como esta:
No outro lado, uma matriz forte ainda é uma estrutura organizacional funcional, mas tem um braço de gestão de projecto completamente separado. Todas as funções do projecto ainda são cumpridas dentro dos departamentos funcionais, mas o gestor de projectos está ao mesmo nível que os gestores funcionais.
Este braço de gestão de projectos assume frequentemente a forma de um Gabinete de Gestão de Projectos, ou PMO.
Apesar do seu nome, os termos matriz forte e matriz fraca não pretendem implicar um nível de desejabilidade para a organização. Os nomes foram cunhados pela indústria de gestão de projectos que estudou o papel dos projectos dentro das organizações e, por conseguinte, correspondem à força ou fraqueza na obtenção do sucesso do projecto. Mas se isso se fizer à custa de uma prestação de serviços funcionais mais pobre, os objectivos da organização não estão necessariamente a ser alcançados. Assim, a estrutura organizacional correcta do projecto é aquela que atinge os objectivos da organização, e esta pode cair em qualquer lugar ao longo do espectro projecto/funcional de acordo com as necessidades específicas da organização e/ou do projecto.
Composto
As organizações funcionais e as organizações orientadas para o projecto situam-se em extremos opostos do espectro e as organizações matriciais situam-se algures no meio. Mas é possível utilizar ambas as estruturas ao mesmo tempo. Portanto, existe uma quarta opção que requer menção, a estrutura composta.
Isto ocorre quando uma estrutura de projecto e uma estrutura funcional reportam ambas a um executivo central.
Por exemplo, um departamento de transportes do governo estadual tem uma divisão de manutenção que procura manter o nível de serviço das estradas e pontes do estado, e uma divisão de projectos de capital que constrói novas estradas e pontes. A divisão de manutenção e a divisão de projectos de capital estão localizadas lado a lado, reportando ao executivo. Esta é uma estrutura organizacional composta (Uma estrutura matricial exigiria a construção de novas construções dentro de um dos departamentos de manutenção – o gestor de projecto reportaria a um gestor funcional em vez do executivo).
A maioria das organizações inclina-se de uma forma ou de outra em vez de utilizar ambas as estruturas, devido aos estilos de gestão drasticamente diferentes necessários para desempenhar bem cada uma das funções.
Exemplos
- Uma concessionária de automóveis quer iniciar um novo processo de vendas. Atribui a concepção e implementação ao gestor de vendas, que utiliza parte do pessoal de vendas e de manutenção para desenvolver os documentos necessários e implementar o plano. Esta é uma estrutura organizacional funcional.
- Uma empresa de fabrico de veículos estabelece um projecto para modernizar a sua linha de montagem, em que o gestor do projecto se dedica a tempo inteiro ao projecto e reporta ao executivo. O gestor de projecto escolhe a sua equipa de projecto entre os departamentos de concepção, produção e manutenção, que deve equilibrar o seu tempo entre as suas tarefas regulares e a realização do seu trabalho de projecto. Esta é uma forte organização matricial.
li> Uma empresa de web design tem um departamento de design da interface do utilizador, que está disponível para o trabalho de projecto quando necessário. O departamento de interface de utilizador apoia os projectos da empresa e não realiza, de outra forma, muito trabalho por conta própria. Esta é uma estrutura organizacional orientada para o projecto.