Un modo comune per differenziare le strutture organizzative aziendali è tra il lavoro operativo in corso e i progetti di capitale. Il lavoro operativo mantiene un canale di vendita esistente, mentre i progetti sono una tantum, spese uniche con un budget definito, date di inizio e fine, e realizzano un obiettivo specifico.
Ci sono quattro tipi di strutture organizzative, ognuna delle quali ha il proprio set unico di influenze sulla gestione dei progetti dell’organizzazione:
- Funzionale
- Progetto
- Matrice
- Composto
Funzionale
La maggior parte delle organizzazioni sono divise lungo linee funzionali, cioè ogni “divisione” è organizzata per tipo di lavoro, come ingegneria, produzione o vendite.
Nella struttura organizzativa funzionale, i progetti sono iniziati ed eseguiti dai manager di divisione, che assumono i compiti di project manager in aggiunta ai loro regolari ruoli funzionali. A loro vengono spesso dati titoli secondari come “Coordinatore del progetto X.”
In questa struttura, i project manager di solito non hanno molta autorità per ottenere risorse o per gestire programmi e budget. Devono ottenere le approvazioni per utilizzare le risorse da altri dipartimenti, il che può essere un’impresa complessa. Questo perché l’organizzazione funzionale è progettata per concentrarsi sulla fornitura di servizi divisionali piuttosto che sui risultati del progetto.
Project-Oriented
All’altra estremità della scala c’è l’organizzazione orientata al progetto. Queste aziende fanno la maggior parte del loro lavoro su una base di progetto e sono quindi strutturate intorno ai progetti. Questo include appaltatori edili, studi di architettura e consulenti.
I project manager sono di solito a tempo pieno nel ruolo, e per piccoli progetti potrebbero gestire diversi progetti contemporaneamente.
In questa struttura i project manager hanno di solito una grande indipendenza e autorità. Sono in grado di attingere alle risorse con poca approvazione richiesta.
In effetti, la maggior parte di questi tipi di organizzazioni hanno una qualche forma di divisioni funzionali che sono segnaposto per le risorse che possono essere utilizzate da tutti i progetti. Per esempio, in uno studio di ingegneria il dipartimento geotecnico è disponibile come risorsa esperta per tutti i progetti all’interno dello studio.
Matrice
Anche se le strutture orientate al progetto e quelle funzionali sono alle estremità opposte dello spettro, è possibile trovarsi da qualche parte nel mezzo (un ibrido). Infatti, la maggior parte delle organizzazioni si trova a qualche livello dello spettro, utilizzando una struttura che dà ai project manager un po’ più di autorità senza perdere il focus sulla fornitura di servizi funzionali.
Nella tipica struttura a matrice, un project manager è assegnato da uno dei dipartimenti funzionali in una capacità part time o full time. Gli vengono assegnati membri del team di progetto da vari dipartimenti, che sono liberati dai loro doveri dipartimentali (almeno parzialmente). Così, si può dare un’alta priorità al progetto pur mantenendo i servizi della divisione funzionale.
Tuttavia, il project manager e i membri del team sono ancora pagati dai loro rispettivi dipartimenti funzionali, quindi la responsabilità finale del progetto è ancora a livello funzionale. Per esempio, se uno dei manager di reparto pensa di aver contribuito più della sua giusta parte, il progetto si bloccherà rapidamente.
Da un punto di vista teorico, ci sono altri due aggiustamenti che possono essere fatti. Una matrice debole mantiene la gestione del progetto nelle mani dei manager funzionali invece che nel team di progetto, così:
Dall’altra parte, una matrice forte è ancora una struttura organizzativa funzionale, ma ha un braccio di project management completamente separato. Tutti i ruoli del progetto sono ancora svolti all’interno dei dipartimenti funzionali, ma il project manager è allo stesso livello dei manager funzionali.
Questo braccio di project management spesso prende la forma di un Project Management Office, o PMO.
Nonostante il nome, i termini matrice forte e matrice debole non sono intesi per implicare un livello di desiderabilità dell’organizzazione. I nomi sono stati coniati dall’industria del project management che ha studiato il ruolo dei progetti all’interno delle organizzazioni, e quindi corrispondono alla forza o alla debolezza nel raggiungimento del successo del progetto. Ma se questo va a scapito di una fornitura più povera di servizi funzionali, gli obiettivi dell’organizzazione non sono necessariamente raggiunti. Quindi, la corretta struttura organizzativa del progetto è quella che raggiunge gli obiettivi dell’organizzazione, e questo può cadere ovunque lungo lo spettro progetto/funzionale secondo i bisogni specifici dell’organizzazione e/o del progetto.
Composto
Le organizzazioni funzionali e le organizzazioni orientate al progetto sono agli estremi opposti dello spettro e le organizzazioni a matrice si trovano nel mezzo. Ma è possibile utilizzare entrambe le strutture allo stesso tempo. Perciò, c’è una quarta opzione da menzionare, la struttura composita.
Si verifica quando una struttura di progetto e una struttura funzionale fanno entrambe capo a un dirigente centrale.
Per esempio, un dipartimento statale dei trasporti ha una divisione di manutenzione che cerca di mantenere il livello di servizio delle strade e dei ponti dello stato, e una divisione dei progetti capitali che costruisce nuove strade e ponti. La divisione di manutenzione e la divisione dei progetti di capitale si trovano fianco a fianco, riportando all’esecutivo. Questa è una struttura organizzativa composita (Una struttura a matrice richiederebbe che la nuova costruzione avvenga all’interno di uno dei dipartimenti di manutenzione – il project manager riferirebbe ad un manager funzionale piuttosto che al dirigente).
La maggior parte delle organizzazioni si orienta in un modo o nell’altro piuttosto che usare entrambe le strutture, a causa degli stili di gestione drasticamente diversi necessari per eseguire bene ciascuno dei ruoli.
Esempi
- Un concessionario d’auto vuole iniziare un nuovo processo di vendita. Assegna la progettazione e l’implementazione al direttore delle vendite, che utilizza alcuni del personale di vendita e di manutenzione per sviluppare i documenti necessari e implementare il piano. Questa è una struttura organizzativa funzionale.
- Un’azienda di web design ha un dipartimento di design dell’interfaccia utente, che è disponibile per il lavoro a progetto quando necessario. Il dipartimento UI supporta i progetti dell’azienda e non svolge molto lavoro per conto proprio. Questa è una struttura organizzativa orientata al progetto.
- Un’azienda di produzione di veicoli imposta un progetto per modernizzare la sua linea di assemblaggio, dove il project manager è dedicato a tempo pieno al progetto e riferisce al dirigente. Il project manager sceglie il suo team di progetto dai dipartimenti di progettazione, produzione e manutenzione, che devono bilanciare il loro tempo tra i loro doveri regolari e la realizzazione del loro lavoro di progetto. Questa è una forte organizzazione a matrice.